newsonline24

Der Grundsatz von Art. 328b OR ist einfach formuliert, aber weitreichend: Arbeitgebende dürfen nur Personendaten bearbeiten, die entweder die Eignung für das konkrete Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Ein pauschaler „Rundumcheck“ lässt sich darauf nicht stützen – jede Prüfung braucht einen klaren Bezug zur jeweiligen Position. 

Art. 328b OR: die Grenze für jede Personaldatenverarbeitung 

Art. 328b OR ist der Ausgangspunkt für jede Background-Check-Praxis in der Schweiz. Er verlangt einen direkten, nachvollziehbaren Zusammenhang zwischen der erhobenen Information und der zu besetzenden Stelle. Darüber hinausgehende Prüfungen lassen sich nur stützen, wenn die betroffene Person ausdrücklich und freiwillig eingewilligt hat oder ein überwiegendes Interesse der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers vorliegt. 

Was das revidierte Datenschutzgesetz zusätzlich verlangt 

Das revDSG ergänzt Art. 328b OR um allgemeine Bearbeitungsgrundsätze: Rechtmässigkeit, Treu und Glauben, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung und Richtigkeit der Daten. Gesundheitsdaten sowie Informationen zu Strafverfahren oder verwaltungsrechtlichen Verfahren gelten dabei als besonders schützenswerte Personendaten und benötigen eine ausdrückliche Einwilligung. Für Bearbeitungen mit hohem Risiko für die Persönlichkeit der betroffenen Person schreibt das revDSG zudem eine Datenschutz-Folgenabschätzung vor. Verstösse können mit Bussen bis 250.000 Schweizer Franken geahndet werden – anders als bei der DSGVO richten sich diese jedoch gegen die verantwortliche Einzelperson, nicht gegen das Unternehmen selbst. 

Was bei Background Checks in der Schweiz konkret erlaubt ist – und was nicht 

• Einen Strafregisterauszug können Arbeitgebende meist nur einsehen lassen, nicht selbst beim Amt einholen – und nur bei besonderen Vertrauenspositionen mit direktem Stellenbezug. 

• Ein Betreibungsregisterauszug ist grundsätzlich nicht zugänglich, Ausnahmen gelten nur für Positionen mit besonderem Vertrauensbezug, etwa im Finanzbereich. 

• Finanzielle Angaben sind nur relevant, wenn ein echter Bezug besteht, etwa Zugriff auf erhebliche Vermögenswerte. 

• Gesundheitsinformationen dürfen nur insoweit erfragt werden, als sie die Eignung für die Stelle betreffen; ein ärztliches Gutachten darf in der Regel nur „geeignet“ oder „ungeeignet“ vermerken. 

• Recherchen auf beruflichen Netzwerken wie LinkedIn sind grundsätzlich vertretbar, private Plattformen nur mit klarem Stellenbezug oder Einwilligung. 

• Referenzen dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person eingeholt werden. 

Warum das für Human Risk Management relevant ist 

Diese Grenzen zeigen: Ein Prüfkatalog, der für Unternehmen in Deutschland oder Österreich entwickelt wurde, lässt sich nicht unverändert auf die Schweiz übertragen. Human Risk Management in der Schweiz bedeutet, jede Position zunächst nach ihrem tatsächlichen Risikoprofil einzustufen und daraus abzuleiten, welche der rechtlich zulässigen Prüfmodule tatsächlich notwendig sind – nicht mehr, aber auch nicht weniger. 

Validatos Ansatz in der Schweiz 

Validato hat seinen Hauptsitz in Zürich und verarbeitet Daten für Background Checks standardmässig am Schweizer Standort – für Unternehmen in der Schweiz bedeutet das keine Datenübermittlung ins Ausland für die Prüfung selbst. Validato ist nach ISO 27001 zertifiziert, kombiniert automatisierte Datenerhebung mit menschlicher Verifizierung und bietet über 18 einzeln wählbare Prüfmodule, die sich je nach Risikoprofil der Position und den rechtlichen Grenzen in der Schweiz zusammenstellen lassen – abgerechnet nach dem Pay-as-you-go-Prinzip, ohne Einrichtungs-, Jahres- oder Mindestgebühren. 

„Gerade weil wir von Zürich aus arbeiten, kennen wir die engeren Grenzen, die das Schweizer Recht bei Background Checks setzt, aus erster Hand. Unternehmen in der Schweiz brauchen keine Blaupause aus dem Ausland, sondern ein Prüfmodell, das von Anfang an auf Art. 328b OR und das revDSG zugeschnitten ist.“ 

— Reto Marti, Managing Partner, Validato