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Was umfasst Inhouse Logistik im Laborumfeld?

Inhouse Logistik bezeichnet die Organisation, Steuerung und Dokumentation aller Materialbewegungen innerhalb eines Forschungsstandorts. Dazu gehören externe Lieferungen, die zunächst in der Warenannahme eintreffen, ebenso wie interne Transporte zwischen Laboren, Probenlagern, Forschungsabteilungen und weiteren Gebäudebereichen.

Neben biologischen oder medizinischen Proben werden Chemikalien, Reagenzien, Laborverbrauchsmaterialien, Messgeräte, vertrauliche Unterlagen und Transportbehälter bewegt. Die Inhouse Logistik Software von COSYS bildet diese Bewegungen in einem gemeinsamen digitalen Prozess ab. Forschungseinrichtungen erhalten damit eine zentrale Übersicht statt separater Listen, E-Mails und telefonischer Rückfragen.

Wie beginnt der Weg einer sensiblen Laborlieferung?

Der typische Ablauf startet in der zentralen Warenannahme. Trifft dort beispielsweise ein Paket mit Reagenzien ein, prüft ein Mitarbeiter Empfänger, Zielbereich und vorhandene Kennzeichnung. Anschließend wird die Sendung mit einem mobilen Gerät (MDE-Gerät) oder Smartphone gescannt und digital erfasst. Ist kein geeigneter Barcode vorhanden, kann ein internes Etikett erstellt werden.

Die COSYS Inhouse Logistik Software ordnet der Lieferung Eingangszeit, Absender, Empfänger, Zielort und Transportpriorität zu. Damit erhält sie eine eindeutige digitale Identität. Die Daten stehen für den weiteren Transport bereit und müssen nicht mehrfach manuell übertragen werden. So entsteht bereits am Wareneingang die Grundlage für eine lückenlose Nachverfolgung.

Wie gelangt die Lieferung zuverlässig zum richtigen Labor?

Nach der Erfassung wird ein interner Transportauftrag angelegt. Der zuständige Mitarbeiter sieht auf seinem mobilen Gerät, welche Sendung abzuholen ist und an welchen Zielort sie gebracht werden muss. Beim Beginn des Transports wird der Barcode erneut gescannt. Der Status wechselt beispielsweise von „eingegangen“ zu „in Transport“ und ist für berechtigte Anwender sofort sichtbar.

Am Ziellabor erfolgt ein weiterer Scan. Die Übergabe kann abhängig vom festgelegten Prozess durch eine Unterschrift, Namenseingabe oder andere Bestätigung dokumentiert werden. COSYS hält die einzelnen Statusänderungen und Zeitpunkte zentral fest. Dadurch entsteht eine belastbare Transporthistorie, die Rückfragen reduziert und den Verbleib wichtiger Lieferungen transparent macht.

Wie werden interne Probenbewegungen nachvollziehbar?

Nicht jeder Transport beginnt im Wareneingang. Eine Probe kann in einem Labor entstehen und anschließend zur Analyse, Kühlung oder Lagerung in einen anderen Bereich gebracht werden. Dafür lassen sich interne Aufträge mit Proben-ID, Ausgangsort, Ziel, Priorität und ergänzenden Transporthinweisen anlegen. Scans bei Abholung und Übergabe dokumentieren den physischen Weg.

Bei besonders sensiblen Materialien kann dieser Ablauf eine vorhandene Chain-of-Custody-Dokumentation unterstützen. Fachliche Probendaten und Untersuchungsergebnisse verbleiben dagegen im Laborinformationsmanagementsystem, kurz LIMS. Die COSYS Softwarelösung ergänzt solche Systeme um die Steuerung der tatsächlichen Materialbewegung. Über Schnittstellen können bereits vorhandene LIMS- oder ERP-Strukturen eingebunden werden, ohne dass etablierte Fachprozesse ersetzt werden müssen.

Welchen Mehrwert bieten Smart Locker?

Smart Locker ermöglichen eine sichere und zeitunabhängige Übergabe von Laborlieferungen, Verbrauchsmaterialien oder Geräten. Nach der Einlagerung wird das Fach einem berechtigten Empfänger zugeordnet. Dieser kann den Inhalt selbstständig abholen, ohne dass ein Transportmitarbeiter auf die persönliche Übergabe warten oder einen sensiblen Laborbereich betreten muss.

Einlagerungen, Zugriffe und Entnahmen bleiben digital dokumentiert. In Verbindung mit der COSYS Software entsteht auch außerhalb besetzter Übergabestellen ein nachvollziehbarer Prozess. Das hilft bei abweichenden Arbeitszeiten, mehreren Laborbereichen und wechselnden Empfängern. Gleichzeitig sinkt das Risiko unbeaufsichtigter Ablagen.

Wie lassen sich Schäden direkt beim Scan dokumentieren?

Empfindliche Laborlieferungen können bereits mit einer beschädigten Verpackung eintreffen oder während eines internen Transports beeinträchtigt werden. Mit der mobilen Fotodokumentation lassen sich bei Statusänderungen oder Scanvorgängen direkt Bilder aufnehmen. Das Foto wird automatisch dem jeweiligen Auftrag und Vorgang zugeordnet und steht anschließend zentral zur Verfügung.

Eine KI-gestützte Bildanalyse kann sichtbare Beschädigungen erkennen, die betroffene Stelle lokalisieren und eine textliche Schadensbeschreibung erstellen. COSYS beschleunigt damit die Erstellung einheitlicher Nachweise für interne Prüfungen oder Reklamationen. Die visuelle Dokumentation ersetzt keine fachliche Bewertung der Probe, macht den Zustand von Verpackungen, Lieferungen oder Geräten bei einer Übergabe jedoch unmittelbar nachvollziehbar.

Warum lohnt sich die digitale Umsetzung?

Die Kombination aus mobiler Datenerfassung, Barcode-Scanning, dokumentierten Übergaben, Smart Lockern und Fotodokumentation schafft einen durchgängigen Informationsfluss. Im COSYS WebDesk können berechtigte Mitarbeiter Sendungen suchen, offene Aufträge kontrollieren, Fotos einsehen und Prozessdaten auswerten. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Warenannahme, Transportdienst und Laborpersonal.

Manuelle Rückfragen, unvollständige Listen und Medienbrüche werden reduziert. Gleichzeitig werden offene Aufträge, Verzögerungen und beschädigte Lieferungen schneller sichtbar. Die modulare Lösung lässt sich an unterschiedliche Standorte und Abläufe anpassen und später erweitern.

FAZIT

Inhouse Logistik sorgt in Forschung und Laboren dafür, dass Proben, Reagenzien, Geräte und Lieferungen sicher und nachvollziehbar zwischen den beteiligten Bereichen bewegt werden. Eindeutige Kennzeichnungen, digitale Transportaufträge und dokumentierte Übergaben schaffen Transparenz über den gesamten internen Weg. Ergänzende Funktionen wie Smart Locker, Fotodokumentation und KI-gestützte Bildauswertung erhöhen die Prozesssicherheit und entlasten Mitarbeiter bei wiederkehrenden Aufgaben.

TIPP:

Nutzen Sie die COSYS KI, um Fotoaufnahmen automatisch auf sichtbare Schäden auszuwerten und zusätzliche Arbeitsschritte durch Statusabfragen zu erleichtern. So werden Informationen schneller verfügbar und Mitarbeiter im Tagesgeschäft entlastet.