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Swen Arnold, Regional Director Benelux, Nordics, DACH beim Work-Management-Experten Workfront, einem Adobe-Unternehmen, begrüßt zwar den Aufruf, dass Mitarbeiter von Zuhause arbeiten sollen, jedoch sollte dort die richtige Arbeitsumgebung vorhanden sein und nicht übereilt gehandelt werden:

„Arbeiten im Home Office ist mehr als nur einen Arbeitslaptop vom Büro mit nach Hause zunehmen – oder gar den eigenen privaten zu nutzen – und von dort aus seine Aufgaben und Projekte am Küchentisch zu bearbeiten. Für ein richtiges Home Office sind entsprechende Geräte, aber auch Tools nötig, um anständig arbeiten zu können. Vielmehr gilt es, den Mitarbeiter zu einem digitalen Nomaden zumachen, der von überall aus dieselben Aufgaben mit derselben Qualität übernehmen kann, wie er oder sie es im Büro täte. Es kommt also viel mehr auf das „wie“ als das „wo“ an. Ist dies nicht gegeben leidet der Mitarbeiter unter den negativen Auswirkungen: weniger Produktivität und weniger Motivation. Beides könnte sich aufgrund der bereits angespannten Situation, die wir alle durchleben, negativ auf das Wohlbefinden des Mitarbeiters auswirken – und damit auf das ganze Unternehmen. Führungskräfte sollten daher genau überlegen, wie sie ihre Mitarbeiter unterstützen können: welche Geräte, welche Tools und was für ein Setting werden benötigt, um auch von Zuhause aus richtig arbeiten zu können? Denn nur dann lässt sich Home Office richtig umsetzen und alle Vorteile nutzen.“

Workfront-Empfehlungen für mehr Produktivität und Effizienz

• Ressourcen-Management: Durch den Einsatz von KI-fähiger Technologie können Unternehmen je nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Priorität anstehende Aufgaben an die verschiedenen Personen, Gruppen und Teams zuweisen. Das nutzt Ressourcen effizient und schonend. Andernfalls kann die Arbeit auch über eine Drag-&-Drop-Schnittstelle an einzelne Mitarbeiter eines Teams zugeteilt werden.
• Automatisierung von Arbeit: Projektplanung kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Abhilfe schaffen individuell anpassbare Vorlagen: Mit wenigen Klicks können aus einzelnen Arbeitsanforderungen neue Projekte und Aufgaben erstellt werden, ohne dabei die einzelnen Schritte innerhalb eines Prozesses zu vernachlässigen.
• Transparente Aufgabenverteilung: Eine Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben gibt allen Mitarbeitern zeitgleich Auskunft über die nächsten Schritte, Prioritäten und eventuelle Aktualisierungen, unabhängig davon, wie strukturiert oder formell sie sind.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Trotz der Flut an Nachrichten und Meetings verbleiben Informationen innerhalb eines Teams. Innovative Work-Management-Plattformen speichern hingegen Statusupdates, Gespräche und Feedback an einer Stelle und garantieren somit die Transparenz der professionellen Kommunikation. Wichtige Informationen gehen damit nicht mehr unter und Missverständnisse sowie Zeitverluste werden vermieden. 
• Synchronisierung von Management-Methoden: Moderne Plattformen ermöglichen einen übergangslosen Wechsel zwischen Wasserfall-Ansichten und agilen Ansichten von Aufgaben und Projekten, selbst wenn die beteiligten Gruppen verschiedene Projektmanagement-Methoden verwenden.
• Reports: Datenerfassung und -bereitstellung in Kalkulationsprogrammen ist einer der größten Zeitfresser. Work-Management-Plattformen sorgen dafür, dass die relevanten KPIs immer aktuell und an einem zentralen Ort verfügbar sind, wie etwa Budget, Zeitrahmen und ROI. Das macht den Status des Projekts für alle Beteiligten vollständig transparent. Die Dashboards sind dabei nicht mehr nur in ihrer Standardform abrufbar, sondern können individuell auf die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.

[1] https://www.bundesregierung.de/resource/blob/997532/1840868/1c68fcd2008b53cf12691162bf20626f/2021-01-19-mpk-data.pdf?download=1