Lieferungen treffen jedoch häufig in arbeitsintensiven Zeitfenstern ein: früh am Morgen, parallel zum Kundengeschäft und bei begrenzter Personaldecke. Benötigt werden deshalb Werkzeuge, mit denen Filialteams Prüfung, Dokumentation und Buchung direkt am Wareneingang durchführen können, ohne dieselben Informationen später erneut erfassen zu müssen.

Die COSYS Retail Management Software führt Wareneingang, MHD-Erfassung und Bestandsabfrage auf einem MDE-Gerät oder Smartphone zusammen.

Wo zwischen Anlieferung und Regal Zeit verloren geht

Verzögerungen entstehen häufig nicht durch einen einzelnen großen Engpass, sondern durch mehrere kleine Unterbrechungen und doppelte Arbeitsschritte:

• Lieferscheine werden auf Papier geprüft und später in ein System übertragen.
• Mengenabweichungen oder beschädigte Ware werden separat notiert.
• Mindesthaltbarkeitsdaten werden unabhängig vom Wareneingang erfasst.
• Ware bleibt im Zwischenlager, weil Informationen oder Freigaben fehlen.
• Rückfragen zu Artikeln und Liefermengen unterbrechen den Ablauf.
• Mitarbeitende müssen für Systemabfragen einen stationären Arbeitsplatz aufsuchen.

Einzelne Unterbrechungen wirken zunächst gering. Über mehrere Lieferungen und Arbeitsschichten hinweg summieren sie sich jedoch zu einem erheblichen Zeitverlust.

Warenannahme direkt an der Palette

Mit dem COSYS Modul Wareneingang prüfen Mitarbeitende Artikel per Barcode-Scan direkt an der Palette oder am Rollcontainer. Abhängig vom angebundenen Prozess können Bestell- oder Lieferpositionen, Soll-Mengen und bereits erfasste Ist-Mengen auf dem Gerät angezeigt werden.

Fehlmengen, Mengenabweichungen oder beschädigte Artikel lassen sich unmittelbar dokumentieren. Je nach Projektkonfiguration können Gründe, Kommentare oder Fotos ergänzt werden.

Die erfassten Daten stehen anschließend zentral zur Verfügung oder werden über eine definierte Schnittstelle an das ERP– beziehungsweise Warenwirtschaftssystem übergeben. Dadurch entfällt ein großer Teil der nachträglichen Übertragung handschriftlicher Notizen.

MHD-Erfassung in den Wareneingang integrieren

Bei Frischeartikeln und anderen zeitkritischen Waren kann das Mindesthaltbarkeitsdatum bereits während der Warenannahme erfasst werden. Das COSYS MHD-Modul unterstützt sowohl die manuelle Eingabe als auch, abhängig vom Etikett und der Erkennungsqualität, die OCR-Erfassung über die Gerätekamera.

Restlaufzeiten stehen damit frühzeitig digital zur Verfügung. Die Filiale kann Kontrollen, Einlagerung, Verräumung und spätere Preisreduzierungen gezielter planen.

Neben dem MHD können auch Kühlanforderungen, Warenart, Aktionsbeginn und verfügbare Regalflächen in die betriebliche Priorisierung einfließen.

Bestände mobil prüfen und Prozessdaten auswerten

Über die mobile Bestandsabfrage prüfen Mitarbeitende direkt am Artikel, welche Bestandsinformationen im System vorliegen. Das reduziert Rückwege und erleichtert Entscheidungen bei Abweichungen oder Rückfragen.

Im COSYS WebDesk stehen die übertragenen Prozessdaten zentral zur Prüfung und Auswertung bereit. Abhängig von der Datenbasis unterstützen Analytics– und KI-Funktionen dabei, Bestände, Artikelinformationen und wiederkehrende Auffälligkeiten gezielter abzufragen. Die fachliche Bewertung bleibt beim Filialteam und der Zentrale.

Passend zur Software bietet COSYS MDE-Geräte von Zebra, Honeywell und Datalogic zum Kauf oder projektabhängig zur Miete an.

Fazit

Mobile Wareneingangsprozesse verkürzen den Weg zwischen Rampe und Regal, weil Prüfung, MHD-Erfassung und Dokumentation direkt an der Ware stattfinden. Die COSYS Retail Management Software verbindet diese Schritte auf einer mobilen Plattform und bindet sie über definierte Schnittstellen an bestehende ERP- und Warenwirtschaftssysteme an.

Sie möchten den Wareneingang in Ihren Filialen beschleunigen? Lassen Sie sich unverbindlich zeigen, wie sich Wareneingang, MHD-Erfassung und Bestandsabfrage mit COSYS an Ihre Filialabläufe anpassen lassen. Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.

Während viele externe Kommunikationsprozesse bereits digital unterstützt werden, basiert die interne Hauspost in zahlreichen Kommunen weiterhin auf manuellen Abläufen. Papierlisten, persönliche Übergaben und fehlende Statusinformationen erschweren eine effiziente Organisation und machen es zunehmend schwieriger, interne Sendungen zuverlässig nachzuverfolgen.

Eine moderne digitale Postverteilung schafft hier neue Möglichkeiten: Sie verbindet automatisierte Prozesse mit einer transparenten Dokumentation und unterstützt Kommunen dabei, ihre internen Abläufe sicherer, schneller und effizienter zu gestalten.

Warum klassische Hauspost-Prozesse zunehmend an Grenzen stoßen

Die Anforderungen an öffentliche Verwaltungen steigen kontinuierlich. Neben wachsenden Postmengen spielen insbesondere Datenschutz, Nachweispflichten und eine schnelle Bearbeitung eine immer wichtigere Rolle.

Bei manuellen Prozessen endet die Dokumentation häufig bereits nach der Übergabe einer Sendung an ein Amt oder einen Mitarbeitenden. Kann ein Dokument nicht direkt gefunden werden, beginnt die Suche meist mit Rückfragen und manuellen Prüfungen. Besonders bei vertraulichen Unterlagen oder zeitkritischen Verwaltungsprozessen kann dies zu Verzögerungen führen.

Typische Herausforderungen klassischer interner Postverteilung sind:

• Keine durchgängige Transparenz: Der aktuelle Standort einer Sendung ist nach der Weitergabe häufig nicht mehr nachvollziehbar.
• Hoher Verwaltungsaufwand: Sortierung, Listenführung und manuelle Nachträge benötigen wertvolle Arbeitszeit.
• Fehlende Auswertungsmöglichkeiten: Ohne digitale Daten können Prozesse nur schwer analysiert und optimiert werden.

Gerade in größeren Verwaltungen mit mehreren Standorten oder zahlreichen Fachbereichen entstehen dadurch unnötige Aufwände.

Digitale Postverteilung schafft nachvollziehbare Prozesse

Mit einer digitalen Lösung lässt sich die gesamte interne Postkette strukturiert abbilden. Statt manueller Listen werden Sendungen direkt bei der Annahme digital erfasst und während des gesamten Prozesses dokumentiert.

Die COSYS Postverteilungs-Software unterstützt Kommunen dabei, Briefe, Dokumente und Pakete zentral zu verwalten und transparent nachzuverfolgen. In Kombination mit mobilen Erfassungsgeräten wie MDE-Scannern oder Smartphones werden relevante Informationen direkt beim Scan gespeichert und stehen anschließend digital zur Verfügung.

Von der Eingangserfassung über interne Transporte bis zur Übergabe an den Empfänger entsteht eine durchgängige Prozesshistorie.

Dadurch erhalten Kommunen unter anderem:

• eine bessere Übersicht über interne Sendungen
• schnellere Weiterleitung an zuständige Stellen
• weniger Suchaufwand bei Rückfragen
• eine sichere Dokumentation aller Prozessschritte
• mehr Kontrolle über sensible Verwaltungsunterlagen

Prozessdaten als Grundlage für kontinuierliche Verbesserung

Ein entscheidender Vorteil digitaler Postprozesse liegt nicht nur in der täglichen Organisation, sondern auch in den gewonnenen Daten.

Durch digitale Erfassung entstehen wertvolle Informationen zu Sendungsmengen, Bearbeitungszeiten und internen Laufwegen. Mit der integrierten Prozess-Daten-Analyse (PDA) der COSYS Software können Kommunen diese Informationen gezielt auswerten und Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen.

So lassen sich beispielsweise Engpässe identifizieren, Arbeitsabläufe verbessern und Ressourcen effizienter planen. Die interne Postverteilung wird dadurch nicht nur digital dokumentiert, sondern aktiv weiterentwickelt.

Sichere Übergabe sensibler Dokumente mit Smart Lockern

Neben der Nachverfolgung spielt insbesondere die sichere Übergabe eine wichtige Rolle. Personalunterlagen, vertrauliche Dokumente oder interne Verwaltungsakten benötigen einen geschützten Prozess.

Die COSYS Smart Locker bieten hierfür eine sichere Ergänzung zur digitalen Postverteilung. Sendungen können kontrolliert bereitgestellt werden, während Mitarbeitende erst nach erfolgreicher Identifikation Zugriff auf das entsprechende Fach erhalten.

Die Ausgabe erfolgt nachvollziehbar, sicher und DSGVO-konform. Gleichzeitig reduziert sich der organisatorische Aufwand, da persönliche Übergaben und Abstimmungen entfallen können.

COSYS unterstützt Kommunen auf dem Weg zur digitalen Verwaltung

Eine moderne interne Postverteilung ist mehr als der Ersatz von Papierlisten. Sie schafft transparente Abläufe, reduziert manuelle Arbeitsschritte und unterstützt Mitarbeitende dabei, tägliche Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.

Mit der Kombination aus digitaler Postverteilungs-Software, mobiler Datenerfassung, Prozessanalyse und Smart Locker Lösungen bietet COSYS Kommunen eine ganzheitliche Lösung für moderne interne Logistik.

So entstehen sichere und nachvollziehbare Postprozesse, die nicht nur den heutigen Anforderungen entsprechen, sondern auch eine zukunftsfähige Grundlage für die weitere Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen schaffen.

Fazit

Eine moderne interne Postverteilung ist ein wichtiger Baustein für die digitale Transformation von Kommunen. Durch die Kombination aus digitaler Erfassung, transparenter Sendungsverfolgung und automatisierten Übergabeprozessen lassen sich interne Abläufe effizienter, sicherer und nachvollziehbarer gestalten.

Mit einer digitalen Lösung von COSYS erhalten Städte und Gemeinden nicht nur mehr Kontrolle über ihre Postprozesse, sondern schaffen gleichzeitig eine nachhaltige Grundlage für eine moderne Verwaltung. Weniger manuelle Arbeitsschritte, bessere Nachvollziehbarkeit und intelligente Prozessdaten unterstützen Mitarbeitende im Alltag und verbessern langfristig die Qualität interner Abläufe.

Tipp:

Nutzen Sie digitale Prozessdaten nicht nur zur Dokumentation, sondern zur aktiven Optimierung Ihrer internen Postverteilung. Die integrierte Prozess-Daten-Analyse (PDA) der COSYS Software liefert wertvolle Informationen zu Sendungsmengen, Laufzeiten und Zustellprozessen. Dadurch erkennen Kommunen frühzeitig Verbesserungspotenziale und können Ressourcen gezielt dort einsetzen, wo sie den größten Mehrwert schaffen.

Smartphones, Tablets, MDE-Geräte und Notebooks sind heute fester Bestandteil betrieblicher Prozesse. Sie werden im Lager für die Kommissionierung, im Handel für Bestandsprüfungen, im Transport für Abliefernachweise und im Außendienst für mobile Anwendungen eingesetzt. Je größer und vielfältiger der Gerätebestand wird, desto schwieriger ist eine manuelle Verwaltung.

Ohne ein Mobile Device Management entstehen schnell unterschiedliche Gerätekonfigurationen, veraltete Anwendungen und Sicherheitslücken. Muss die IT-Änderungen an jedem Gerät einzeln vornehmen, steigen Verwaltungsaufwand und Ausfallzeiten. Besonders aufwendig wird dies bei mehreren Standorten, gemeinsam genutzten Schichtgeräten oder mobilen Mitarbeitenden.

Ein MDM-System ermöglicht es, Geräte zentral einzurichten, Anwendungen zu verteilen, Sicherheitseinstellungen vorzugeben und den Gerätestatus zu überwachen. Doch die Lösungen am Markt unterscheiden sich deutlich hinsichtlich Funktionsumfang, Zielgruppe, Bedienung und Kosten. Deshalb sollte die Auswahl nicht mit einem Anbieter, sondern mit den eigenen Anforderungen beginnen.

Welche Geräte sollen verwaltet werden?

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Dabei sollte nicht nur erfasst werden, wie viele Geräte vorhanden sind. Entscheidend sind auch Gerätetypen, Hersteller, Betriebssysteme und Einsatzbereiche.

Ein Unternehmen, das überwiegend Windows-Notebooks und Microsoft-365-Anwendungen nutzt, benötigt eine andere Lösung als ein Logistikdienstleister mit Hunderten robusten Android-MDE-Geräten. In einer Filialorganisation können wiederum Smartphones, Tablets, Kassen- und Kiosksysteme parallel eingesetzt werden.

Neben dem aktuellen Bestand muss auch die zukünftige Entwicklung berücksichtigt werden. Wenn heute nur Android-Geräte verwaltet werden, in zwei Jahren aber zusätzlich iPhones oder Windows-Geräte geplant sind, sollte das MDM-System diese Entwicklung unterstützen können.

Die allgemeine Angabe „Android wird unterstützt“ reicht als Entscheidungskriterium nicht aus. Unternehmen sollten konkrete Gerätemodelle testen. Herstellerspezifische Funktionen von Zebra, Honeywell, Datalogic oder Samsung können sich von den standardisierten Android-Funktionen unterscheiden. Das betrifft beispielsweise Tastenbelegung, Scannerkonfiguration, Firmwareverwaltung und Remote Control.

Wie werden die Geräte im Unternehmen eingesetzt?

Bei der Auswahl des MDM-Systems muss geklärt werden, wem die Geräte gehören und wie sie verwendet werden. Ein privates Smartphone mit geschäftlichen Anwendungen benötigt andere Verwaltungsrichtlinien als ein MDE-Gerät, das ausschließlich für die Kommissionierung vorgesehen ist.

Für private Geräte wird häufig das BYOD-Modell verwendet. Dabei müssen private und geschäftliche Daten voneinander getrennt bleiben. Bei COBO stellt das Unternehmen vollständig verwaltete Geräte zur Verfügung, die ausschließlich betrieblich genutzt werden. COSU eignet sich für Geräte mit einem klar begrenzten Einsatzzweck, beispielsweise ein MDE-Gerät im Wareneingang. Bei COPE gehört das Gerät dem Unternehmen, darf aber zusätzlich privat genutzt werden.

In Lager, Logistik und Produktion sind außerdem gemeinsam genutzte Geräte üblich. Ein MDE-Gerät wird in diesem Fall nicht dauerhaft einer Person, sondern einer Schicht, Abteilung oder Gerätegruppe zugeordnet. Das MDM muss dann eine einheitliche Konfiguration sicherstellen und darf nicht ausschließlich auf personenbezogene Geräte ausgerichtet sein.

Vor der Auswahl sollte deshalb feststehen, ob die Geräte persönlich oder gemeinsam verwendet werden, welche Anwendungen benötigt werden und welche Einstellungen Mitarbeitende verändern dürfen. Auch der Umgang mit Verlust, Defekt oder Mitarbeiterwechsel muss berücksichtigt werden.

Welche Funktionen werden im Arbeitsalltag wirklich benötigt?

Viele Anbieter werben mit sehr umfangreichen Funktionskatalogen. Für die betriebliche Entscheidung ist jedoch nicht die Anzahl der Funktionen ausschlaggebend, sondern deren Bedeutung für die eigenen Prozesse.

Ein Unternehmen mit mehreren Lagerstandorten benötigt beispielsweise eine Möglichkeit, neue Geräte schnell bereitzustellen. WLAN-Zugänge, Anwendungen und Sicherheitseinstellungen sollten automatisch übertragen werden. Werden Geräte einzeln eingerichtet, entstehen bei jedem Rollout dieselben manuellen Arbeitsschritte.

Auch die App-Verwaltung gehört zu den zentralen Anforderungen. Das MDM sollte betriebliche Anwendungen installieren, aktualisieren und bei Bedarf wieder entfernen können. Bei selbst entwickelten Android-Anwendungen ist zu prüfen, ob eigene APK-Dateien verteilt werden können.

Für klar definierte Arbeitsprozesse ist der Kioskmodus besonders wichtig. Im Single-App-Kioskmodus steht nur eine Anwendung zur Verfügung. Der Multi-App-Kioskmodus erlaubt den Zugriff auf mehrere freigegebene Anwendungen. Dadurch können Mitarbeitende keine ungeplanten Apps öffnen oder wichtige Systemeinstellungen verändern.

Bei dezentral eingesetzten Geräten gewinnt Remote Support an Bedeutung. Kann die IT den Bildschirm eines Geräts aus der Ferne einsehen oder bedienen, lassen sich viele Störungen lösen, ohne das Gerät einzusenden. Dabei sollte konkret getestet werden, ob Remote Control mit den vorhandenen Gerätemodellen und Android-Versionen funktioniert.

Auch die zentrale Geräteübersicht sollte in die Bewertung einfließen. Informationen zu Modell, Betriebssystem, Akkustand, Netzwerkverbindung und letztem Kontakt helfen der IT, Probleme frühzeitig zu erkennen. Wichtig ist jedoch, dass die verfügbaren Daten nicht nur gesammelt, sondern auch übersichtlich dargestellt und sinnvoll gefiltert werden können.

Welche bekannten MDM-Anbieter gibt es?

Zu den bekanntesten Lösungen gehört Microsoft Intune. Die Plattform ist besonders interessant, wenn Microsoft 365, Entra ID und weitere Microsoft-Dienste bereits eingesetzt werden. Intune unterstützt verschiedene Betriebssysteme und verbindet Geräteverwaltung mit Identitäts-, Zugriffs- und Sicherheitsrichtlinien. Für Unternehmen mit einer stark durch Microsoft geprägten IT-Landschaft kann dies die Systemintegration vereinfachen.

SOTI MobiControl ist stark auf geschäftskritische mobile Geräte und robuste Hardware ausgerichtet. Die Lösung wird häufig in Logistik, Transport, Handel und Außendienst eingesetzt. SOTI bietet umfangreiche Funktionen für heterogene Geräteflotten, Fernwartung und technische Diagnose. Der große Funktionsumfang kann für komplexe Umgebungen hilfreich sein, erfordert aber eine entsprechende Einführung und Administration.

Omnissa Workspace ONE UEM, früher VMware Workspace ONE, deckt neben mobilen Geräten auch Desktoprechner, robuste Endgeräte und weitere Gerätetypen ab. Die Plattform eignet sich vor allem für größere Unternehmen mit unterschiedlichen Betriebssystemen und komplexen Organisationsstrukturen.

Ivanti MDM kombiniert Geräteverwaltung mit Automatisierung, Sicherheitskontrollen und Zero-Trust-Ansätzen. Die Lösung kommt insbesondere für Unternehmen infrage, die Mobile Device Management in eine umfassendere Strategie für Endpoint Management und IT-Sicherheit integrieren möchten.

COSYS MDM richtet sich besonders an Unternehmen, die Android-Smartphones, Tablets und MDE-Geräte übersichtlich verwalten möchten. Typische Einsatzbereiche sind Inventur, Lager, Logistik, Transport, Handel und Produktion. Die Lösung kann eine interessante Alternative sein, wenn Kioskmodus, App-Verteilung, Gerätekonfiguration und Remote Support benötigt werden, aber keine sehr umfangreiche internationale UEM-Suite erforderlich ist.

Die Bekanntheit eines Anbieters sollte nicht mit der Eignung für den eigenen Anwendungsfall gleichgesetzt werden. Eine große UEM-Plattform kann unnötig komplex und kostenintensiv sein, wenn ausschließlich ein Android-Gerätepool verwaltet werden soll. Umgekehrt kann eine spezialisierte Lösung an Grenzen stoßen, wenn Windows, Apple, Android und Linux gemeinsam mit komplexen Identitäts- und Zugriffsrichtlinien gesteuert werden müssen.

Welche Sicherheitsanforderungen muss das MDM erfüllen?

Ein MDM-System erhält weitreichende Kontrolle über die verwalteten Endgeräte. Deshalb ist die Sicherheit der Plattform selbst ein wichtiges Auswahlkriterium.

Unternehmen sollten prüfen, wo die Daten verarbeitet werden, welche Rechenzentrumsstandorte genutzt werden und ob eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung angeboten wird. Administratoren sollten unterschiedliche Rollen erhalten können. Nicht jeder Mitarbeiter des IT-Supports benötigt die Berechtigung, Geräte vollständig zu löschen oder unternehmensweite Richtlinien zu verändern.

Auch eine Protokollierung administrativer Aktionen ist wichtig. Es sollte nachvollziehbar sein, wer eine Anwendung verteilt, eine Konfiguration geändert oder ein Gerät zurückgesetzt hat. Mehrfaktor-Authentifizierung und klar definierte Administratorrechte sollten insbesondere bei größeren Geräteflotten zum Standard gehören.

Bei privaten Geräten müssen geschäftliche und persönliche Daten voneinander getrennt werden. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, sollte nur der geschäftliche Bereich gelöscht werden können. Bei vollständig verwalteten Firmengeräten muss dagegen eine komplette Sperrung oder Rücksetzung möglich sein.

Darüber hinaus ist entscheidend, wie schnell ein Anbieter neue Betriebssystemversionen und Sicherheitsfunktionen unterstützt. Gerade bei Android Enterprise, Apple und Windows verändern sich Verwaltungsfunktionen regelmäßig. Eine gute MDM-Lösung muss auf diese Entwicklungen reagieren können.

Cloud oder eigener Server?

Viele aktuelle MDM-Systeme werden als Cloud-Lösung angeboten. Das Unternehmen benötigt dadurch keine eigene Serverinfrastruktur für die Geräteverwaltung. Wartung und Plattformupdates liegen weitgehend beim Anbieter. Für Unternehmen mit mehreren Standorten und mobilen Geräten ist dieses Modell häufig einfacher zu betreiben.

Ein eigener Serverbetrieb kann sinnvoll sein, wenn besondere Vorgaben zur Datenhaltung oder zu abgeschotteten Netzwerken bestehen. Gleichzeitig entstehen zusätzliche Aufgaben für Installation, Updates, Backup, Monitoring und Ausfallsicherheit.

Die Entscheidung sollte deshalb nicht nur anhand der technischen Möglichkeit getroffen werden. Maßgeblich ist, welche personellen Ressourcen für den laufenden Betrieb zur Verfügung stehen und welche internen oder regulatorischen Vorgaben erfüllt werden müssen.

Wie können die Kosten sinnvoll verglichen werden?

MDM-Systeme werden je nach Anbieter pro Gerät, pro Benutzer oder über unterschiedliche Lizenzpakete abgerechnet. Manche Basisangebote erscheinen günstig, während Funktionen wie Remote Control, erweiterte Auswertungen oder zusätzliche Sicherheitsmodule separat lizenziert werden.

Für einen realistischen Vergleich sollten die Gesamtkosten über mehrere Jahre betrachtet werden. Dazu gehören neben den Lizenzen auch Einführung, Migration, Schulungen, Support und interne Administration. Ebenfalls relevant sind Mindestabnahmemengen, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen.

Ein günstiges System ist nicht automatisch wirtschaftlich, wenn jede Konfigurationsänderung viel Zeit benötigt. Gleichzeitig muss eine umfangreiche Enterprise-Plattform nicht sinnvoll sein, wenn der größte Teil der enthaltenen Funktionen ungenutzt bleibt. Das Ziel ist daher nicht der niedrigste Lizenzpreis, sondern ein angemessenes Verhältnis zwischen Funktionsumfang, Administrationsaufwand und betrieblichem Nutzen.

Warum sollte die Entscheidung erst nach einer Testphase fallen?

Eine Präsentation oder Funktionsliste zeigt nur, was eine Lösung theoretisch leisten kann. Ob sie zum Unternehmen passt, lässt sich erst mit realen Geräten und Prozessen feststellen.

In einer Testphase sollte mindestens ein typisches Gerät vollständig eingerichtet werden. Dazu gehören Registrierung, WLAN-Konfiguration, App-Installation, Kioskmodus und Sicherheitsrichtlinien. Anschließend sollten eine Konfigurationsänderung, ein App-Update und eine Supportanfrage simuliert werden. Bei Remote Control ist zu prüfen, ob die Funktion auf dem konkreten Gerätemodell ohne zusätzliche Benutzereingriffe verfügbar ist.

Auch die Bedienung der Verwaltungsoberfläche gehört zum Test. Ein System kann technisch leistungsfähig sein und trotzdem unnötig viel Einarbeitung erfordern. Die späteren Administratoren sollten deshalb selbst Profile anlegen, Geräte gruppieren und Richtlinien verteilen.

Kompakte MDM-Checkliste

Vor der Entscheidung sollten Unternehmen acht Fragen eindeutig beantworten können: Unterstützt die Lösung alle vorhandenen und geplanten Geräte? Lassen sich die betrieblichen Anwendungen zuverlässig verteilen? Sind die benötigten Kiosk- und Sicherheitsfunktionen vorhanden? Funktioniert Remote Support mit den konkreten Gerätemodellen? Entspricht die Datenverarbeitung den internen Datenschutzvorgaben? Ist die Administration mit den verfügbaren Mitarbeitern zu bewältigen? Sind alle Lizenz-, Einführungs- und Supportkosten transparent? Wurde das System unter realen Bedingungen getestet?

Bleiben mehrere dieser Fragen offen, sollte noch keine langfristige Vertragsentscheidung getroffen werden.

Fazit: Der Anwendungsfall entscheidet über das passende MDM-System

Das richtige MDM-System ist nicht automatisch die Lösung mit den meisten Funktionen oder dem bekanntesten Namen. Entscheidend ist, wie gut das System den Gerätebestand, die Arbeitsabläufe und die Sicherheitsanforderungen des Unternehmens abbildet.

Microsoft Intune, SOTI MobiControl, Workspace ONE , Ivanti und COSYS MDM verfolgen unterschiedliche Schwerpunkte. Ein sinnvoller Vergleich ist deshalb erst möglich, wenn die eigenen Anforderungen klar dokumentiert sind.

Unternehmen sollten zunächst Geräte, Betriebssysteme, Nutzungskonzepte und notwendige Funktionen erfassen. Anschließend können geeignete Anbieter ausgewählt und in einer Testumgebung geprüft werden. So entsteht eine Geräteverwaltung, die nicht nur auf dem Papier überzeugt, sondern im laufenden Betrieb Sicherheit, Geräteverfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit verbessert.

COSYS unterstützt Unternehmen bei der Auswahl und Einführung eines passenden MDM-Systems. Gemeinsam werden Gerätebestand, Betriebssysteme, Nutzungskonzepte und notwendige Funktionen betrachtet. Auf dieser Grundlage lässt sich prüfen, welches MDM-System zu den vorhandenen Prozessen passt. Ein unverbindliches Testsystem des jeweiligen Anbieters ermöglicht es, die Lösung vor einer Entscheidung mit den eigenen Geräten und Anwendungen praktisch zu erproben.

Die mobile SAP-Inventur bezeichnet einen digitalen Inventurprozess, bei dem Bestände mit MDE-Geräten erfasst und die Inventurdaten über eine definierte Schnittstelle mit SAP ausgetauscht werden. Wird diese Anbindung erst kurz vor dem Stichtag geklärt, drohen Verzögerungen und zusätzlicher Abstimmungsaufwand. Wird sie rechtzeitig vorbereitet, lassen sich Stammdaten übernehmen, Bestände mobil erfassen und Inventurergebnisse strukturiert an SAP übergeben.

Warum die SAP-Anbindung bereits vor der Inventur vorbereitet werden sollte

Bevor der erste Artikel gescannt wird, benötigt die Inventurlösung die relevanten Artikel-, Lagerort- und gegebenenfalls Chargendaten aus SAP. Erst wenn diese Informationen vorliegen, können erfasste Artikel den vorgesehenen Stammdaten zugeordnet und plausibel verarbeitet werden.

Vor der Inventur werden Artikelstammdaten, Lagerorte und weitere relevante Informationen an die Inventurlösung übergeben. Nach Abschluss der Zählung werden die erfassten Inventurergebnisse an SAP zurückgeführt und dort für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.

Welche Schnittstelle eingesetzt wird, hängt von der vorhandenen SAP-Systemlandschaft und den technischen Anforderungen ab:

• Dateischnittstelle: Stammdaten werden importiert und die gezählten Mengen anschließend in einem vereinbarten Format an SAP zurückgegeben.
• WebService-Anbindung: Wenn entsprechende SAP-Services verfügbar sind, können Daten über SOAP- oder REST-basierte Dienste ausgetauscht werden.
• Datenbankschnittstelle: Diese Variante kommt infrage, wenn andere Integrationswege nicht verfügbar oder ungeeignet sind.

Für eine Inventur ist nicht automatisch die technisch komplexeste Schnittstelle erforderlich. Entscheidend ist, dass der benötigte Datenumfang zuverlässig und wirtschaftlich ausgetauscht werden kann.

Wie MDE-Geräte und Inventursoftware die SAP-Inventur unterstützen

Der COSYS Inventurservice kombiniert MDE-Leihgeräte, Inventursoftware und Support, sodass Unternehmen ihre Stichtagsinventur mit eigenem Personal durchführen können. Sobald die SAP-Anbindung definiert und die benötigten Stammdaten übernommen wurden, werden die Geräte einsatzbereit vorbereitet.

Auf dem MDE-Gerät erfassen Mitarbeitende Artikel und Zählplätze per Barcodescan. Anschließend wird die gezählte Menge direkt am Gerät eingegeben. Die Benutzerführung bleibt bewusst übersichtlich, damit auch Mitarbeitende, die nur einmal jährlich inventieren, schnell mit dem Ablauf zurechtkommen.

Abhängig vom Projekt kann die Datenerfassung auch offline erfolgen. Sobald wieder eine Netzwerkverbindung verfügbar ist, werden die Inventurdaten synchronisiert. Anschließend können sie über die definierte Schnittstelle für die weitere Verarbeitung in SAP bereitgestellt werden.

Wie der COSYS WebDesk die SAP-Inventur unterstützt

Der COSYS WebDesk schafft während und nach der Inventur eine zentrale Übersicht über den Inventurprozess und die bereits übertragenen Erfassungen. Dort lassen sich der aktuelle Inventurstatus und einzelne Positionen kontrollieren.

Erfasste Mengen können zusammen mit Stammdaten, Zählplätzen und Erfassungsinformationen geprüft werden. Bei Abweichungen oder Kontrollzählungen lässt sich gezielt nach Standort, Artikel oder Zählplatz filtern.

Abhängig von der Projektkonfiguration stehen außerdem Exporte, Summenprotokolle, Zählplatzprotokolle und weitere Auswertungen zur Verfügung. Dadurch lassen sich Inventurergebnisse nachvollziehbar dokumentieren und für SAP bereitstellen.

Fazit

Eine mobile SAP-Inventur gelingt besonders strukturiert, wenn die SAP-Anbindung rechtzeitig vorbereitet und die Erfassungsgeräte einsatzbereit bereitgestellt werden. Der COSYS Inventurservice verbindet SAP-relevante Stammdaten, mobile Erfassung auf MDE-Geräten und zentrale Kontrolle im COSYS WebDesk.

Sie führen Ihre Bestände in SAP und planen die nächste Inventur? Fordern Sie eine unverbindliche Beratung zum COSYS Inventurservice an, inklusive MDE-Leihgeräten, Inventursoftware, SAP-Schnittstellenberatung und technischem Support. Alternativ können Sie die COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.

Mit dem neuen Zebra TC201 stellt Zebra Technologies die nächste Generation der beliebten TC22- und TC27-Serie vor. Das Gerät wurde speziell für mobile Arbeitsabläufe entwickelt und unterstützt Retailer dabei, Filialprozesse effizienter, transparenter und zukunftssicher zu gestalten. Dabei stehen nicht technische Daten im Vordergrund, sondern der praktische Nutzen im täglichen Filialbetrieb.

Ein Gerät für sämtliche Filialprozesse

Im Einzelhandel wechseln Mitarbeitende ständig zwischen unterschiedlichen Aufgaben. Morgens wird Ware angenommen und verräumt, tagsüber beraten sie Kunden, prüfen Lagerbestände oder bearbeiten Click-&-Collect-Aufträge. Dazwischen müssen Preisänderungen umgesetzt oder Artikel nachbestellt werden.

Genau hier spielt der Zebra TC201 seine Stärken aus. Dank seines ergonomischen Smartphone-Formats begleitet er Mitarbeitende den gesamten Arbeitstag, ohne sperrig zu wirken. Gleichzeitig bietet er die Robustheit, die im hektischen Filialalltag erforderlich ist. Stürze, Staub oder Feuchtigkeit gehören auf der Verkaufsfläche ebenso zum Alltag wie häufige Scanner-Einsätze. Der Zebra TC201 wurde genau für solche Einsatzbedingungen entwickelt und verfügt über eine nochmals verbesserte Widerstandsfähigkeit gegenüber seinen Vorgängern.

Schnellere Entscheidungen direkt auf der Verkaufsfläche

Kunden möchten heute nicht mehr auf Rückfragen oder lange Suchzeiten warten. Ob ein Artikel im Lager verfügbar ist, wann Nachschub eintrifft oder in welcher Filiale ein Produkt noch vorrätig ist – diese Informationen sollten sofort verfügbar sein.

In Kombination mit einer modernen Retail Software können Mitarbeitende sämtliche Bestandsinformationen direkt auf dem Zebra TC201 abrufen. Gleichzeitig lassen sich Wareneingänge buchen, Umlagerungen dokumentieren oder Preisänderungen unmittelbar durchführen. Dadurch entfallen viele Laufwege zwischen Verkaufsfläche, Lager und Büro.

Auch für Filialleiter ergeben sich Vorteile. Aktuelle Bestandsdaten stehen jederzeit zur Verfügung, wodurch Fehlbestände oder Überbestände schneller erkannt werden können. Das verbessert nicht nur die Warenverfügbarkeit, sondern reduziert auch unnötige Suchzeiten und Medienbrüche.

Zukunftssicher für den modernen Einzelhandel

Der Zebra TC201 wurde nicht ausschließlich für heutige Anforderungen entwickelt, sondern bietet zahlreiche Möglichkeiten für zukünftige Retail-Prozesse. Neben aktuellen WLAN- und 5G-Technologien unterstützt das Gerät optional integriertes RFID. Gerade größere Handelsunternehmen können dadurch Inventuren beschleunigen oder Waren schneller lokalisieren, sobald RFID im Unternehmen eingeführt wird. Auch leistungsfähigere Scan-Engines für unterschiedliche Leseentfernungen erweitern den Einsatzbereich deutlich.

Ein weiterer Pluspunkt für bestehende Zebra-Nutzer ist die hohe Zubehörkompatibilität. Viele Akkus und Ladestationen der Vorgängermodelle TC22 und TC27 können weiterhin genutzt werden. Das reduziert Investitionskosten und erleichtert den Austausch bestehender Geräteflotten erheblich.

Hardware und Software sinnvoll kombinieren

Ein modernes MDE-Gerät entfaltet seinen Nutzen jedoch erst dann vollständig, wenn auch die dahinterliegenden Prozesse digitalisiert sind. Genau hier setzt die COSYS Retail Software an. Sie unterstützt Filialmitarbeitende beispielsweise bei Wareneingang, Bestandsführung, Preisprüfung, Inventuren oder Click-&-Collect-Prozessen. Alle Informationen werden direkt auf dem Zebra TC201 erfasst und stehen in Echtzeit zur Verfügung.

Unternehmen profitieren zusätzlich von einem ganzheitlichen Lösungsansatz. Neben der Software bietet COSYS passende Hardware, individuelle MDE-Services sowie das COSYS MDM zur zentralen Verwaltung aller Mobilgeräte. Neue Geräte lassen sich vorkonfigurieren, Anwendungen zentral verteilen und Updates komfortabel ausrollen. Ergänzend liefern Business Intelligence und Prozessdatenanalysen wertvolle Einblicke in Filialabläufe und zeigen Optimierungspotenziale auf.

Fazit: Mehr Effizienz ohne zusätzliche Komplexität

Der Zebra TC201 richtet sich an Retail-Unternehmen, die ihre Filialprozesse nachhaltig modernisieren möchten. Statt mehrere Geräte für unterschiedliche Aufgaben einzusetzen, vereint er mobile Datenerfassung, Kommunikation und digitale Prozessunterstützung in einem robusten Gerät. Zusammen mit einer leistungsfähigen Retail Software entstehen durchgängige Abläufe – vom Wareneingang über die Bestandsführung bis zur Kundenberatung auf der Verkaufsfläche.

Praxistipp

Viele Händler konzentrieren sich zunächst auf die Auswahl des passenden MDE-Geräts für den Einzelhandel. Mindestens genauso wichtig ist jedoch, wie Geräte im Unternehmen bereitgestellt, verwaltet und langfristig betreut werden. Lassen Sie sich deshalb bereits vor einer Neubeschaffung zu passenden Hardwarekonzepten, Rollout-Strategien und der zentralen Geräteverwaltung beraten. Die COSYS MDE-Services übernehmen auf Wunsch Konfiguration, Reparaturmanagement und Lifecycle-Betreuung, während das COSYS MDM alle Geräteflotten übersichtlich verwaltet. Für eine unverbindliche Beratung erreichen Sie COSYS unter vertrieb@cosys.de oder telefonisch unter +49 5062 900 0.

Mit dem Zebra TC201 steht Unternehmen ein neues Android MDE Gerät zur Verfügung, das moderne mobile Datenerfassung mit einem robusten, auf professionelle Arbeitsumgebungen ausgerichteten Gerätedesign verbindet. Funktionen wie 1D und 2D Barcodescanning, Wi-Fi 7, 5G, ein wechselbarer Akku sowie die Schutzklassen IP65 und IP68 machen das Gerät für unterschiedliche Einsatzbereiche interessant. Zebra positioniert das TC201 unter anderem für mobile Arbeitsabläufe im Handel, in der Logistik und im Außendienst.

Die Hardware allein entscheidet jedoch nicht darüber, wie zuverlässig und wirtschaftlich ein neues MDE-Gerät betrieben werden kann. Mindestens ebenso wichtig ist die Frage, wie schnell es eingerichtet, wie sicher es konfiguriert und wie effizient es anschließend verwaltet wird. Genau hier setzt die Verbindung des Zebra TC201 mit COSYS Mobile Device Management an.

Warum die Geräteverwaltung bereits bei der Beschaffung beginnen sollte

In vielen Unternehmen wird das Mobile Device Management erst berücksichtigt, wenn die MDE-Geräte bereits eingetroffen sind. Die IT erhält dann eine größere Anzahl neuer Geräte und muss kurzfristig WLAN-Zugänge, Anwendungen, Benutzerrechte und Sicherheitseinstellungen einrichten. Erfolgt diese Konfiguration manuell, entsteht ein hoher Zeitaufwand. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass Geräte unterschiedlich eingerichtet werden oder einzelne Einstellungen vergessen werden.

Eine professionelle Einführung beginnt deshalb nicht mit dem Auspacken der Hardware, sondern bereits mit einem klar definierten Gerätekonzept. Vor der Auslieferung sollte feststehen, welche Anwendungen benötigt werden, mit welchen Netzwerken sich die Geräte verbinden dürfen und welche Funktionen Mitarbeitende verwenden können. Auch die Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten ist relevant. Die IT verwaltet das Gerät, während Fachabteilungen definieren, welche Anwendungen und Funktionen für den jeweiligen Prozess notwendig sind.

Durch die frühzeitige Einbindung des Zebra TC201 in COSYS MDM kann die vorgesehene Konfiguration zentral vorbereitet werden. Sobald ein Gerät registriert und einem Profil zugeordnet ist, erhält es die für seinen Einsatzbereich definierten Einstellungen. Das verkürzt die Zeit zwischen Wareneingang und produktiver Nutzung.

Wie wird das Zebra TC201 mit COSYS MDM eingerichtet?

Die Einrichtung beginnt mit der Registrierung des Geräts im Mobile Device Management. Anschließend wird das Zebra TC201 einer Gerätegruppe oder einem Einsatzprofil zugeordnet. Ein Profil kann beispielsweise für den Wareneingang, die Kommissionierung, eine Filiale oder den mobilen Außendienst angelegt werden.

Über das jeweilige Profil lassen sich die benötigten Einstellungen zentral bereitstellen. Dazu gehören unter anderem WLAN-Konfigurationen, betriebliche Anwendungen, Zugriffsbeschränkungen und Vorgaben für die Gerätenutzung. Werden mehrere TC201 für denselben Prozess eingesetzt, erhalten alle Geräte eine einheitliche Konfiguration.

Ein typischer Ablauf kann so aussehen:

1. Die IT definiert ein Geräteprofil für den vorgesehenen Arbeitsbereich.
2. Die benötigten Unternehmensanwendungen werden dem Profil zugeordnet.
3. Netzwerkzugänge und Sicherheitsvorgaben werden hinterlegt.
4. Nicht benötigte Gerätefunktionen werden eingeschränkt.
5. Das Zebra TC201 wird registriert und dem Profil zugewiesen.
6. Die Konfiguration wird zentral auf das Gerät übertragen.
7. Nach einem Funktionstest wird das Gerät an den operativen Bereich übergeben.

Damit entfällt ein großer Teil der manuellen Einrichtung. Gleichzeitig wird nachvollziehbar, welches Gerät für welchen Einsatz vorgesehen ist und welche Konfiguration darauf aktiv sein soll.

Welche Probleme löst die Kombination im Arbeitsalltag?

Ein häufiges Problem bei mobilen Geräteflotten ist die schleichende Abweichung von der ursprünglich vorgesehenen Konfiguration. Mitarbeitende verändern Einstellungen, installieren nicht freigegebene Anwendungen oder deaktivieren versehentlich wichtige Verbindungen. Andere Geräte erhalten Updates verspätet oder werden nach einem Nutzerwechsel nicht vollständig zurückgesetzt.

In der Praxis entstehen dadurch schwer reproduzierbare Fehler. Ein Gerät verbindet sich nicht mit dem Lager WLAN, ein anderes startet die benötigte Anwendung nicht mehr automatisch. Die IT muss anschließend jedes Gerät einzeln untersuchen. Bei mehreren Standorten kommen Versandwege und längere Ausfallzeiten hinzu.

COSYS MDM schafft eine zentrale Verwaltungsebene für die eingesetzten Zebra TC201. Konfigurationen lassen sich vereinheitlichen und bei Bedarf anpassen. Die IT muss Änderungen nicht an jedem Gerät einzeln durchführen, sondern kann sie einer definierten Gruppe zuweisen.

Das ist besonders relevant, wenn Geräte an mehreren Standorten eingesetzt werden. Ändert sich beispielsweise eine WLAN-Konfiguration, kann die neue Einstellung zentral verteilt werden. Wird eine betriebliche Anwendung aktualisiert, lässt sich die neue Version kontrolliert bereitstellen. Die Geräte bleiben dadurch näher an einem einheitlichen Sollzustand.

Welche Rolle spielt der Kioskmodus?

MDE-Geräte werden häufig für klar definierte Aufgaben beschafft. Ein Gerät im Wareneingang soll Artikel erfassen und Buchungen durchführen. Ein Personal Shopper benötigt bestimmte Anwendungen für die Zusammenstellung von Kundenbestellungen. Ein Fahrer soll Touren, Zustellungen und Abliefernachweise bearbeiten.

Ohne Einschränkungen stehen auf einem Android Gerät jedoch zahlreiche weitere Funktionen zur Verfügung. Das kann zu Ablenkung, Fehlbedienung oder unerwünschten Änderungen führen. Auch sicherheitsrelevante Einstellungen können betroffen sein.

Mit einem Kioskmodus lässt sich die Nutzung des Zebra TC201 auf freigegebene Anwendungen und Funktionen begrenzen. Bei einem Single App Szenario arbeitet das Gerät ausschließlich mit einer festgelegten Anwendung. Bei einem Multi App Szenario stehen mehrere definierte Anwendungen zur Verfügung.

Der Kioskmodus dient dabei nicht nur der Sicherheit. Er vereinfacht auch die Bedienung. Mitarbeitende sehen nur die Funktionen, die sie für ihren jeweiligen Arbeitsprozess benötigen. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt die Einarbeitung und verhindert, dass wichtige Anwendungen versehentlich beendet oder Einstellungen verändert werden.

Zentrale Transparenz reduziert ungeplante Ausfallzeiten

Im operativen Betrieb zählt nicht allein, ob ein Gerät technisch funktioniert. Entscheidend ist, ob es während einer Schicht zuverlässig verfügbar ist. Niedrige Akkustände, veraltete Softwarestände oder fehlerhafte Konfigurationen können zu Unterbrechungen führen, obwohl das Gerät grundsätzlich noch einsatzfähig ist.

Eine zentrale Geräteübersicht hilft der IT, solche Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Je nach verfügbarer Geräteinformation können unter anderem Gerätemodell, Betriebssystemversion, Akkustand, Netzwerkdaten und letzter Kontakt zum MDM ausgewertet werden. Dadurch lässt sich schneller feststellen, ob ein Problem nur ein einzelnes Gerät oder eine gesamte Gerätegruppe betrifft.

Ein Beispiel aus dem Lager verdeutlicht den Nutzen: Mehrere Mitarbeitende melden Verbindungsabbrüche bei der Kommissionierung. Ohne zentrale Übersicht muss jedes Gerät einzeln geprüft werden. Mit dem MDM kann die IT zunächst vergleichen, ob die betroffenen TC201 dieselbe Konfiguration oder denselben Softwarestand verwenden. Die Fehlersuche beginnt damit nicht am einzelnen Symptom, sondern auf Basis gemeinsamer technischer Merkmale.

Das verkürzt die Diagnosezeit und reduziert unnötige Geräteaustausche. Gleichzeitig lassen sich wiederkehrende Probleme systematisch dokumentieren.

Wie unterstützt COSYS MDM mehrere Standorte?

Bei dezentralen Geräteflotten steigen die Verwaltungskosten häufig überproportional. Während zehn Geräte an einem Standort noch manuell betreut werden können, wird dieses Vorgehen bei mehreren Filialen, Lagerstandorten oder Niederlassungen schnell unwirtschaftlich.

Die zentrale Verwaltung ermöglicht es, Gerätegruppen nach Standort, Abteilung oder Prozess zu strukturieren. Ein TC201 in einer Filiale kann eine andere Anwendungskonfiguration erhalten als ein Gerät im Zentrallager. Trotzdem werden beide über dieselbe Verwaltungsoberfläche betreut.

Änderungen lassen sich gezielt ausrollen. Eine neue Version der Lageranwendung muss nicht automatisch auf Geräten installiert werden, die im Außendienst verwendet werden. Umgekehrt kann eine sicherheitsrelevante Vorgabe für die gesamte Geräteflotte gelten.

Für die IT entsteht dadurch ein Gleichgewicht zwischen Standardisierung und notwendiger Differenzierung. Die Geräte werden nach einheitlichen Grundregeln verwaltet, können aber passend zu ihrem Einsatzbereich konfiguriert werden.

Wirtschaftlichkeit entsteht über den gesamten Lebenszyklus

Der Kaufpreis eines MDE-Geräts bildet nur einen Teil der tatsächlichen Kosten ab. Zur wirtschaftlichen Bewertung gehören auch Einrichtung, Administration, Support, Ausfallzeiten, Geräteaustausch und die spätere Außerbetriebnahme.

Manuelle Tätigkeiten fallen über den gesamten Lebenszyklus immer wieder an. Neue Anwendungen müssen installiert, Zugänge angepasst und Geräteeinstellungen kontrolliert werden. Ohne zentrale Verwaltung multipliziert sich dieser Aufwand mit jedem zusätzlichen Gerät und jedem weiteren Standort.

Die Kombination aus Zebra TC201 und COSYS MDM setzt deshalb an den laufenden Betriebskosten an. Wiederkehrende Aufgaben können zentral vorbereitet und auf mehrere Geräte übertragen werden. Einheitliche Konfigurationen reduzieren Fehler, während die zentrale Übersicht die Bearbeitung von Störungen erleichtert.

Wirtschaftlich relevant ist auch die Nutzungsdauer. Ein Gerät, das kontrolliert aktualisiert und transparent verwaltet wird, lässt sich planbarer einsetzen. Die IT erkennt früher, welche Geräte nicht mehr den gewünschten Stand erfüllen und wo ein Austausch tatsächlich erforderlich ist. Beschaffungsentscheidungen basieren dadurch stärker auf nachvollziehbaren Daten.

Typische Fehler bei der Einführung neuer MDE-Geräte

Ein häufiger Fehler besteht darin, das vorhandene Gerätekonzept unverändert auf neue Hardware zu übertragen. Neue Gerätegenerationen bieten andere Betriebssystemstände, Sicherheitsfunktionen und technische Möglichkeiten. Deshalb sollten bestehende Profile geprüft werden, bevor sie auf das TC201 angewendet werden.

Auch eine fehlende Pilotphase kann Probleme verursachen. Vor einem größeren Rollout sollte das Gerät unter realen Bedingungen getestet werden. Dazu gehören die Funkabdeckung im Lager, das Scanverhalten bei typischen Barcodes, die Laufzeit während einer vollständigen Schicht und die Kompatibilität mit den eingesetzten Anwendungen.

Darüber hinaus sollten Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sein. Die IT ist für Gerätekonfiguration und Sicherheit zuständig. Die Fachabteilung prüft, ob die Anwendung den Prozess korrekt unterstützt. Erst wenn beide Perspektiven berücksichtigt werden, entsteht eine praxistaugliche Konfiguration.

Bewährt hat sich ein stufenweises Vorgehen. Zunächst werden wenige Geräte eingerichtet und im Arbeitsalltag getestet. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen in das endgültige Profil ein. Anschließend kann die Konfiguration auf die restlichen Geräte übertragen werden.

Für welche Einsatzbereiche eignet sich die Kombination?

Das Zebra TC201 mit COSYS MDM eignet sich insbesondere für Unternehmen, die mobile Android Geräte in standardisierten und wiederkehrenden Prozessen einsetzen. Dazu zählen Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung, Inventur, Filiallogistik, Transportabwicklung und mobile Serviceprozesse.

Besonders groß ist der Nutzen, wenn mehrere Geräte dieselben Anwendungen verwenden, verschiedene Benutzer auf gemeinsam genutzte Geräte zugreifen oder mehrere Standorte zentral betreut werden. Auch Unternehmen, die ihre MDE-Flotte schrittweise modernisieren, können neue TC201 in bestehende Verwaltungsstrukturen aufnehmen und unterschiedliche Gerätegenerationen zentral organisieren.

Fazit: Neue Hardware von Beginn an kontrolliert betreiben

Das Zebra TC201 bietet eine moderne technische Grundlage für mobile Datenerfassungsprozesse. Sein wirtschaftlicher Nutzen hängt jedoch wesentlich davon ab, wie effizient das Gerät eingerichtet, abgesichert und im laufenden Betrieb verwaltet wird.

Mit COSYS Mobile Device Management lässt sich das TC201 von Anfang an in eine zentrale Gerätestrategie einbinden. Konfigurationen, Anwendungen und Nutzungsvorgaben werden nicht erst nachträglich organisiert, sondern bereits beim Rollout berücksichtigt. Das verkürzt die Bereitstellungszeit, vereinheitlicht die Geräteflotte und reduziert wiederkehrende Administrationsaufgaben.

Für Unternehmen bedeutet das: Neue MDE-Geräte gelangen schneller in den produktiven Einsatz, die IT behält dauerhaft die Kontrolle und der Gerätebestand lässt sich über seinen gesamten Lebenszyklus planbarer und wirtschaftlicher betreiben.

Die Eigeninventur spielt ihre Vorteile jedoch besonders dann aus, wenn typische Fehler bereits vor dem Stichtag erkannt und vermieden werden. Viele Probleme entstehen nicht während der eigentlichen Zählung, sondern durch unvollständige Stammdaten, zu spät bereitgestellte Geräte oder eine fehlende Zählstruktur.

Wer diese Punkte rechtzeitig berücksichtigt, schafft die Grundlage für einen strukturierteren, nachvollziehbareren und wirtschaftlicheren Inventurprozess.

Welche Fehler bei der Eigeninventur besonders häufig auftreten

In der Praxis wiederholen sich einige Fehlerquellen, die den Ablauf unnötig erschweren:

• Unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten: Sind Artikelnummern, Barcodes oder Mengeneinheiten nicht korrekt hinterlegt, entstehen beim Scannen Rückfragen und zusätzlicher Klärungsaufwand.
• Zu späte Gerätebereitstellung: Werden MDE-Geräte erst kurz vor dem Stichtag bereitgestellt, fehlt Zeit für Funktionsprüfung, Konfiguration und Einweisung.
• Fehlende Zählstruktur: Ohne klare Zuweisung von Bereichen und Zählplätzen entstehen Doppelzählungen, Lücken oder Überschneidungen.
• Unklare Mengenlogik: Ist nicht definiert, wie Gebinde, Anbruchpackungen oder Teilmengen erfasst werden, können systematische Abweichungen entstehen.
• Fehlende Fortschrittskontrolle: Ohne zentrale Übersicht fallen offene Bereiche oder Auffälligkeiten häufig erst nach Abschluss der Zählung auf.
• Unzureichende Kontrollplanung: Werden keine Kriterien für Nachzählungen festgelegt, müssen im Zweifel größere Bereiche erneut geprüft werden.

Entscheidend ist deshalb nicht nur die eingesetzte Technik, sondern ein vorbereitetes Gesamtkonzept aus Daten, Geräten, Zählstruktur und Verantwortlichkeiten.

Wie die richtige MDE-Ausstattung typische Inventurfehler reduziert

Der COSYS Inventurservice kombiniert MDE-Leihgeräte, Inventursoftware und Support, sodass Unternehmen ihre Stichtagsinventur mit eigenem Personal durchführen können.

Die Leihgeräte werden einsatzbereit mit der Inventursoftware und dem benötigten Artikelstamm bereitgestellt. Dadurch reduziert sich der technische Einrichtungsaufwand am Stichtag. Erfasste Artikel können direkt mit den hinterlegten Stammdaten abgeglichen werden.

Voraussetzung bleibt jedoch, dass die bereitgestellten Stammdaten vor der Inventur geprüft wurden. Dazu gehören insbesondere:

• Artikelnummern und Barcodes
• Verpackungs- und Mengeneinheiten
• Lager- und Zählplätze
• aktive und nicht mehr verwendete Artikel
• Besonderheiten wie Anbruchmengen oder Gebinde

Da die Geräte einheitlich vorbereitet werden, arbeiten Mitarbeitende mit derselben Oberfläche und Erfassungslogik. Das erleichtert die Einweisung und unterstützt einen vergleichbaren Ablauf über unterschiedliche Bereiche oder Standorte hinweg.

Warum eine klare Zählstruktur für die Eigeninventur entscheidend ist

MDE-Geräte allein verhindern keine Doppelzählungen oder ausgelassenen Bereiche. Dafür braucht es eine eindeutige organisatorische Struktur.

Zählplätze und Bereiche sollten vor Beginn festgelegt und Verantwortlichen zugeordnet werden. Eine strukturierte Zählplatzlogik unterstützt dabei, den Erfassungsstand nachvollziehbar abzubilden. Erst- und Kontrollzählungen können gezielt getrennt werden, ohne komplette Lagerbereiche pauschal erneut aufzunehmen.

Auch Sonderfälle sollten vorab geklärt sein. Dazu zählen beispielsweise beschädigte Ware, Artikel ohne lesbaren Barcode, bereits kommissionierte Bestände oder Warenbewegungen während der laufenden Inventur.

Wie der COSYS WebDesk die Fortschrittskontrolle unterstützt

Über den COSYS WebDesk kann die Inventurleitung den Zählfortschritt zentral verfolgen. Dadurch wird sichtbar, welche Bereiche bereits abgeschlossen sind und wo noch Erfassungen fehlen.

Auch auffällige Mengen- oder Wertabweichungen können gezielter geprüft werden. Statt komplette Bereiche erneut zu zählen, lassen sich Kontrollzählungen auf konkrete Positionen oder Zählplätze konzentrieren.

Die Inventurhistorie ermöglicht zusätzlich den Vergleich mehrerer Inventuren. Wiederkehrende Differenzen, auffällige Bereiche oder organisatorische Schwachstellen können dadurch erkannt und bei der nächsten Inventur gezielter berücksichtigt werden.

Fazit

Die Eigeninventur mit MDE-Geräten kann wirtschaftlich, flexibel und präzise durchgeführt werden, wenn typische Fehler bereits in der Vorbereitung reduziert werden. Gepflegte Stammdaten, rechtzeitig bereitgestellte Geräte, eine eindeutige Zählstruktur und zentrale Fortschrittskontrolle bilden dafür die entscheidende Grundlage.

Der COSYS Inventurservice stellt Unternehmen MDE-Leihgeräte, Inventursoftware, WebDesk und Support für eine professionell unterstützte Eigeninventur bereit.

Sie möchten Ihre Inventur mit eigenem Personal und MDE-Geräten durchführen? Fordern Sie eine unverbindliche Beratung zum COSYS Inventurservice an. Alternativ können Sie die COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.

Dabei liegt die Lösung häufig nicht darin, mehr Personal einzusetzen. In vielen Betrieben steckt das größte Optimierungspotenzial bereits in den bestehenden Lagerprozessen. Wer sein Materiallager effizient organisiert, spart täglich Zeit, reduziert Fehler und entlastet seine Mitarbeiter nachhaltig.

Wenn Suchzeiten den Arbeitsalltag bestimmen

In vielen Unternehmen ist das Materiallager über Jahre gewachsen. Neue Regale wurden ergänzt, zusätzliche Lagerfläche geschaffen und Materialien dort eingelagert, wo gerade Platz war. Solange nur wenige Mitarbeiter auf das Lager zugreifen, funktioniert dieses System oft (noch) überraschend gut. Mit steigender Auftragslage ändern sich jedoch die Anforderungen.

Immer mehr Warenbewegungen finden gleichzeitig statt. Material wird für unterschiedliche Aufträge entnommen, Wareneingänge müssen verarbeitet und Bestände regelmäßig kontrolliert werden. Ohne klar definierte Lagerplätze und aktuelle Bestandsdaten entstehen dabei schnell unnötige Suchzeiten.

Gerade in einem kleinen Lager summieren sich diese vermeintlich kleinen Verzögerungen erheblich. Muss jeder Mitarbeiter täglich mehrmals nach Material suchen oder Kollegen nach dem Lagerort fragen, gehen wertvolle Arbeitsstunden verloren – Zeit, die eigentlich für die Produktion vorgesehen war.

Effiziente Lagerorganisation beginnt bei klaren Prozessen

Viele Betriebe investieren zunächst in zusätzliche Regale oder erweitern ihre Lagerfläche. Tatsächlich liegt das Problem jedoch häufig nicht im vorhandenen Platz, sondern in fehlenden Standards.

Ein effizient organisiertes Materiallager zeichnet sich dadurch aus, dass jeder Artikel einen festen Lagerplatz besitzt und sämtliche Warenbewegungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Wareneingänge werden direkt erfasst, Umlagerungen dokumentiert und Materialentnahmen unmittelbar verbucht. Dadurch entstehen jederzeit aktuelle Bestände, auf die sich alle Mitarbeiter verlassen können.

Ebenso wichtig ist eine sinnvolle Lagerstruktur. Häufig benötigte Materialien sollten möglichst nah an den Arbeitsplätzen liegen, während selten genutzte Artikel auf weiter entfernten Lagerplätzen untergebracht werden können. Dadurch verkürzen sich Laufwege, und die vorhandene Lagerfläche wird deutlich effizienter genutzt.

Digitale Unterstützung statt zusätzlicher Mitarbeiter

Viele Produktionsleiter suchen zunächst nach personellen Lösungen. Tatsächlich lassen sich Engpässe häufig bereits durch eine bessere Organisation beseitigen. Moderne Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen unterstützt Mitarbeiter dabei, ihre täglichen Aufgaben schneller und fehlerfreier auszuführen, ohne zusätzliche Büroarbeit zu verursachen.

Die COSYS Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen digitalisiert sämtliche Lagerprozesse – vom Wareneingang über Einlagerungen und Umlagerungen bis zur Kommissionierung und Inventur. Mitarbeiter erfassen Warenbewegungen direkt per Barcode-Scan auf einem Smartphone, Tablet oder MDE-Gerät. Papierlisten und Excel-Dateien entfallen, während Bestände automatisch in Echtzeit aktualisiert werden.

Dadurch wissen alle Beteiligten jederzeit, welche Materialien verfügbar sind, wo sie sich befinden und welche Bestände nachbestellt werden müssen. Gleichzeitig lassen sich Mindest- und Meldebestände überwachen, Lagerplätze zentral verwalten und Inventuren deutlich schneller durchführen.

Mehr Transparenz schafft bessere Entscheidungen

Eine moderne Lagerverwaltung endet nicht bei der mobilen Datenerfassung. Über den cloudbasierten COSYS WebDesk stehen sämtliche Lagerdaten zentral zur Verfügung. Betriebsleiter können Bestandsentwicklungen nachvollziehen, Engpässe frühzeitig erkennen oder analysieren, welche Artikel besonders häufig bewegt werden.

Diese Informationen helfen dabei, Lagerprozesse kontinuierlich zu verbessern. Häufig benötigte Materialien können näher an der Produktion platziert, selten genutzte Artikel umgelagert und die vorhandene Lagerfläche optimal ausgenutzt werden. Ergänzt wird die Lösung durch modulare Softwarebausteine, passende MDE-Hardware, COSYS MDM zur zentralen Verwaltung der mobilen Geräte sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. So entsteht eine ganzheitliche Lösung, die sich flexibel an wachsende Unternehmensstrukturen anpasst.

Weniger Suchaufwand bedeutet mehr Zeit für die eigentliche Arbeit

Produktionsleiter möchten produzieren, Werkstattmeister möchten Aufträge termingerecht abschließen und Betriebsleiter möchten den Materialfluss im Griff behalten. Niemand möchte wertvolle Arbeitszeit mit der Suche nach Material oder dem Abgleich unterschiedlicher Listen verbringen.

Ein gut organisiertes Materiallager sorgt deshalb nicht nur für Ordnung, sondern erhöht die Produktivität des gesamten Unternehmens. Aktuelle Bestände, klare Lagerplätze und digitale Prozesse schaffen die notwendige Transparenz, damit Mitarbeiter ihre Zeit dort einsetzen können, wo sie den größten Mehrwert schaffen: in der Produktion statt bei der Materialsuche.

Praxistipp

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter einmal ganz offen, welcher Arbeitsschritt im Materiallager sie täglich am meisten Zeit kostet. Häufig werden dabei Suchzeiten, fehlende Bestandsinformationen oder doppelte Laufwege genannt. Genau dort lohnt sich der Einstieg in die Digitalisierung. Mit der kostenlosen COSYS Demo-Lager-App können Sie Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung und Inventur direkt auf Ihrem Smartphone oder Tablet ausprobieren. Die Demo steht im Google Play Store und Apple App Store kostenlos zur Verfügung und zeigt praxisnah, wie sich Lagerprozesse ohne großen Einführungsaufwand vereinfachen lassen.

In vielen kleinen und mittelständischen Handelsunternehmen fehlt jedoch genau an dieser Stelle die notwendige Transparenz. Sobald eine Lieferung das Zentrallager verlässt, beginnt häufig der Blindflug. Telefonische Rückfragen, handschriftliche Notizen oder Excel-Listen erschweren die Nachverfolgung. Kommt eine Lieferung verspätet oder unvollständig an, lässt sich oft nur schwer nachvollziehen, wo der Prozess ins Stocken geraten ist.

Jede Warenbewegung beeinflusst die Warenverfügbarkeit

Zwischen dem Wareneingang im Zentrallager und dem Verräumen der Ware im Vorratslager einer Filiale liegen zahlreiche einzelne Arbeitsschritte. Artikel werden kommissioniert, Rollcontainer oder Paletten beladen, Transporttouren zusammengestellt und anschließend an die jeweiligen Standorte ausgeliefert.

Schon kleine Unstimmigkeiten können den gesamten Ablauf verzögern. Ein Rollcontainer wird versehentlich einer falschen Tour zugeordnet, ein Transportauftrag wird kurzfristig geändert oder eine Umlagerung zwischen zwei Filialen wird nicht dokumentiert. Für die Filiale spielt die Ursache letztlich keine Rolle – dort fehlt die Ware im Regal.

Besonders problematisch wird es, wenn sich der aktuelle Status einer Lieferung nicht eindeutig nachvollziehen lässt. Dann verbringen Lagerleiter, Disponenten und Filialverantwortliche wertvolle Zeit mit Rückfragen, anstatt den Warenfluss aktiv zu steuern.

Transparenz endet nicht am Warenausgang

Viele Unternehmen dokumentieren ihre Prozesse nur bis zum Warenausgang des Zentrallagers. Was danach passiert, bleibt häufig unübersichtlich.

Eine moderne Filiallogistik betrachtet den gesamten Prozess. Erst wenn eine Lieferung im Vorratslager angekommen, geprüft und eingelagert wurde, gilt sie als abgeschlossen. Genau deshalb sollten Lagerverwaltung und innerbetrieblicher Transport nahtlos zusammenarbeiten.

Nur so entsteht eine lückenlose Dokumentation aller Warenbewegungen – unabhängig davon, ob es sich um planmäßige Filialbelieferungen, Umlagerungen oder kurzfristige Nachlieferungen handelt.

Lagerverwaltung und Transport intelligent verbinden

Genau hier liegt einer der größten Vorteile der verzahnten COSYS Lösungen. Die COSYS Lagerverwaltungssoftware bildet sämtliche Lagerprozesse im Zentrallager und in den Filialen digital ab. Wareneingänge, Einlagerungen, Kommissionierungen, Auslagerungen und Inventuren werden mobil per Barcode erfasst und stehen allen Beteiligten in Echtzeit zur Verfügung.

Sobald Ware das Lager verlässt, übernimmt die COSYS Software für den innerbetrieblichen Transport (IBT). Transportaufträge werden zentral erstellt, priorisiert und disponiert. Fahrer erhalten ihre Touren direkt auf Smartphone oder MDE-Gerät und dokumentieren jeden Prozessschritt – von der Abholung über die Verladung bis zur Auslieferung im Vorratslager – per Barcode-Scan. Änderungen, Zusatzaufträge oder Rücktransporte lassen sich jederzeit mobil erfassen und automatisch an die Disposition zurückmelden. Dadurch bleibt jede Warenbewegung transparent und nachvollziehbar.

Auch Rollcontainer und Behälter bleiben jederzeit nachvollziehbar

Neben den eigentlichen Waren geraten häufig die eingesetzten Lademittel aus dem Blick. Rollcontainer, Paletten oder Mehrwegbehälter wechseln täglich zwischen Zentrallager und Filialen. Ohne digitale Dokumentation entstehen schnell Verluste oder unnötige Ersatzbeschaffungen.

Mit der integrierten COSYS Lademittelverwaltung werden sämtliche Behälterbewegungen ebenfalls mobil erfasst. Dadurch lässt sich jederzeit nachvollziehen, welcher Rollcontainer sich aktuell in welcher Filiale befindet, welche Behälter zurückgeführt wurden und wo Differenzen entstanden sind. Das reduziert Schwund und verbessert gleichzeitig die Planung der Umlaufbestände.

Prozessdaten liefern die Grundlage für bessere Entscheidungen

Eine lückenlose Dokumentation schafft nicht nur Transparenz im Tagesgeschäft, sondern liefert auch wertvolle Erkenntnisse für die Optimierung der gesamten Filiallogistik.

Über den COSYS WebDesk werden sämtliche Lager-, Transport- und Lademitteldaten in übersichtlichen Dashboards zusammengeführt. Business-Intelligence-Auswertungen zeigen beispielsweise Tourendurchlaufzeiten, Wartezeiten, häufige Nachlieferungen oder Engpässe bei einzelnen Filialen. Verantwortliche erkennen dadurch frühzeitig Optimierungspotenziale und können Personal, Fahrzeuge oder Touren gezielt anpassen. Aus einzelnen Prozessdaten entsteht so eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die kontinuierliche Verbesserung des gesamten Warenflusses.

Fazit: Transparente Warenbewegungen schaffen stabile Filialprozesse

Eine zuverlässige Filialbelieferung endet nicht mit der Verladung im Zentrallager. Erst wenn sämtliche Warenbewegungen bis zur Einlagerung im Vorratslager digital dokumentiert werden, entsteht ein durchgängiger Prozess ohne Informationslücken.

Durch die Kombination aus COSYS Lagerverwaltung, innerbetrieblichem Transport, Lademittelverwaltung und Business Intelligence erhalten Handelsunternehmen eine Gesamtlösung, mit der sich Warenflüsse transparent steuern, Lieferzeiten verkürzen und Filialen dauerhaft zuverlässig versorgen lassen.

Praxistipp

Analysieren Sie nicht nur, ob eine Lieferung angekommen ist, sondern auch welchen Weg sie genommen hat. Genau zwischen Kommissionierung, Transport und Einlagerung entstehen häufig vermeidbare Verzögerungen. Mit den kostenlosen COSYS Demo-Apps für Lagerverwaltung und innerbetrieblichen Transport können Sie diese Prozesskette Schritt für Schritt digital kennenlernen. Die Demos stehen im Google Play Store und Apple App Store kostenlos zur Verfügung.