Wofür ein mobiler Etikettendrucker im Einzelhandel eingesetzt wird

Typische Einsatzfälle eines mobilen Etikettendruckers im Einzelhandel sind Ersatzetiketten für beschädigte Labels, neue Regaletiketten nach Umbauten, Preisetiketten bei Aktionswechseln sowie Preisreduzierungen bei saisonaler oder kurz haltbarer Ware. Besonders bei MHD-nahen Artikeln oder Aktionsware entsteht der Bedarf direkt an der Verkaufsfläche, weshalb der mobile Druck Laufwege reduziert und die Auszeichnung näher an den tatsächlichen Prozess bringt.

Mit der COSYS Retail Management Software und dem Modul Etikettendruck lassen sich diese Aufgaben direkt per MDE-Gerät oder Smartphone bearbeiten. Mitarbeitende erfassen den Artikel, greifen auf die bereitgestellten Artikel- und Preisdaten zu und geben das passende Etikett über einen mobilen Drucker aus. Ergänzend können Module wie Preisreduzierung, Preisverprobung oder MHD-Kontrolle eingebunden werden, sodass der Etikettendruck nicht isoliert, sondern als Teil eines durchgängigen Filialprozesses funktioniert.

Welche Anforderungen ein mobiler Labeldrucker im Filialalltag erfüllen muss

Datenblattwerte sind weniger entscheidend als die Frage, ob das Gerät eine komplette Schicht auf der Fläche durchhält. Dafür braucht es einen Akku für den ganzen Arbeitstag, eine stabile Bluetooth- oder WLAN-Verbindung zum MDE, Sturzfestigkeit und ein Gewicht, das am Gürtel nicht stört. Geräte wie die Zebra ZQ-Serie oder die Honeywell RP-Serie sind auf solche Einsätze ausgelegt.

Genauso wichtig ist das Layout. Grundpreis, Barcode, Aktionskennzeichnung und Streichpreis müssen korrekt und gut lesbar sein, bei mehreren Vertriebslinien jeweils im eigenen Design.

Wie ein mobiler Etikettendrucker mit dem ERP-System verbunden wird

Der Drucker selbst kennt keine Preise. Entscheidend ist die Software dazwischen: Sie holt Artikelstammdaten und Preise aus dem ERP, stellt sie auf dem MDE bereit und meldet Änderungen zurück. In der COSYS Retail Management Software übernimmt das unter anderem das Modul Etikettendruck. Damit lassen sich Etiketten nachdrucken, neue Etiketten erzeugen und Drucker flexibel per WLAN oder Bluetooth auswählen. Ergänzend lassen sich die Module Preisauszeichnung, Preisverprobung, Preisreduzierung und MHD-Kontrolle einsetzen.

Die mobile App arbeitet auch offline weiter, wenn das WLAN im Lagerbereich schwächelt, und synchronisiert die Daten später. Die ERP-Anbindung erfolgt je nach Systemlandschaft über Schnittstellenmodule, online oder per Batch-Übertragung.

Warum Etikettendruck im Retail nicht isoliert betrachtet werden sollte

Etikettendruck ist nur ein Baustein innerhalb der Filialprozesse. COSYS Retail ist als modulare Plattform aufgebaut, die zentrale Abläufe entlang der Warenkette unterstützt. Dazu gehören der Wareneingang im Lager, Umlagerungen, Filialprozesse am POS, Fulfillment-Prozesse sowie die Retourenabwicklung.

COSYS Task Management steuert diese Abläufe und weist Aufgaben wie „Aktionsware in Gang 4 auszeichnen“ direkt einzelnen Mitarbeitenden oder Teams auf dem MDE zu. MDE-Geräte, mobile Drucker, MDE-Services und COSYS MDM können den technischen Betrieb zusätzlich unterstützen.

Über die Prozessdatenanalyse und die integrierte COSYS KI auf Basis moderner LLMs können Verantwortliche Fragen in natürlicher Sprache stellen und auf Grundlage aktueller Unternehmensdaten auswerten. Typische Beispiele sind:

„Welche Filialen haben diese Woche die meisten Ersatzetiketten gedruckt?“

„Wo weichen Regal- und Kassenpreise laut Preisverprobung am häufigsten voneinander ab?“

„Welche reduzierten MHD-Artikel sind in der Filiale Bonn noch nicht ausgezeichnet?“

Wovon die Kosten einer Retail Software mit mobilem Etikettendruck abhängen

Der Aufwand richtet sich nach der Anzahl der Filialen, den gewählten Modulen und der Zahl der Nutzer beziehungsweise MDEs. Weitere Faktoren sind der Betrieb in der Cloud oder On-Premise sowie der Umfang von ERP-Anbindung, Customizing und Support.

Wer zunächst nur „Etikettendruck“ mit ERP-Anbindung einführt, kann später Wareneingang, Inventur oder Click & Collect ergänzen. So bleibt COSYS eine wirtschaftliche Retail Software mit ERP-Anbindung, bei der niemand alles auf einmal kaufen muss.

Praxistipp: Erst die Laufwege zählen, dann Geräte bestellen

Führen Sie in einer Pilotfiliale zwei Wochen lang eine einfache Strichliste. Notiert werden jedes handgeschriebene Preisschild, jedes fehlende Regaletikett und jeder Gang zum Backoffice-Drucker. Mit diesen realen Werten lässt sich abschätzen, wie viele Drucker pro Filiale sinnvoll sind und welche Module zuerst Nutzen bringen. Wer jetzt startet, hat die Ergebnisse noch vor dem Weihnachtsgeschäft auf dem Tisch.

Sie möchten Etiketten direkt dort drucken, wo der Bedarf in der Filiale entsteht?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle BeratuKlng zu mobilem Etikettendruck, Preisauszeichnung, Preisreduzierung, mobilen Etikettendruckern und ERP-Anbindung. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.

Stellen Sie sich vor, am Montagmorgen treffen mehrere Kartons mit Rücksendungen ein. Dutzende Artikel liegen vor Ihnen – manche originalverpackt, andere geöffnet, wieder andere mit sichtbaren Gebrauchsspuren. Einige Waren können sofort wieder eingelagert werden, andere müssen geprüft oder separat behandelt werden. Gleichzeitig laufen die normalen Wareneingänge und Kommissionierungen weiter. Wenn Retouren jetzt auf einem „später bearbeiten“-Stapel landen, passiert schnell etwas Gefährliches: Die Ware ist physisch längst zurück im Lager, digital aber noch nicht wieder verfügbar.

Genau hier setzt die Lagerverwaltungssoftware von COSYS an. Sie unterstützt Sie dabei, Retouren strukturiert in Ihre bestehenden Lagerprozesse einzubinden und aus einem potenziellen Chaos einen nachvollziehbaren Warenfluss zu machen. Mit mobilen Endgeräten erfassen Ihre Mitarbeiter die zurückkommenden Artikel direkt per Barcode. So wird aus einem Paket nicht einfach eine anonyme Rücksendung, sondern ein eindeutig identifizierter Vorgang.

Der entscheidende Punkt: Eine Retoure muss nicht einfach nur „wieder ins Lager“. Sie muss richtig behandelt werden. Ist der Artikel vollständig? Kann er direkt wieder verkauft werden? Muss er geprüft, umverpackt oder ausgesondert werden? Durch die digitale Erfassung können die einzelnen Arbeitsschritte sauber dokumentiert werden. Dadurch schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für die anschließende Bestandsbuchung.

Und dann passiert etwas, das für Ihr Fulfillment-Geschäft bares Geld wert sein kann: Aus einer Rücksendung wird wieder verfügbarer Bestand. Sobald ein Artikel geprüft und für die Wiedereinlagerung freigegeben wurde, kann der Bestand entsprechend aktualisiert werden. Statt wochenlang in einer unklaren Zwischenzone zu liegen, gelangt die Ware wieder kontrolliert in den regulären Warenfluss. Ihre Lagerbestände spiegeln dadurch deutlich besser wider, was tatsächlich verfügbar ist.

Besonders bei großen Retourenmengen wird dieser Unterschied enorm. Denn Rücksendungen sind nicht nur zusätzliche Arbeit – sie binden auch Kapital. Jeder Artikel, der unnötig lange im Retourenbereich liegt, kann nicht erneut verkauft oder für einen Auftrag verwendet werden. Eine effiziente digitale Retourenverwaltung hilft Ihnen deshalb, die Durchlaufzeit zu verkürzen und Ihre vorhandenen Waren schneller wieder nutzbar zu machen.

Dabei profitieren Sie von denselben mobilen Prozessen, die auch Ihre übrige Lagerverwaltung unterstützen. Barcodes werden direkt am Arbeitsplatz erfasst, Warenbewegungen digital gebucht und Bestände aktuell gehalten. Die intuitive Bedienung sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht erst zu IT-Spezialisten werden müssen, um sicher mit dem System zu arbeiten.

Über den WebDesk behalten Sie anschließend die zentrale Kontrolle. Sie können Lagerbewegungen nachvollziehen und Bestände administrieren, während Ihre Mitarbeiter die operativen Vorgänge direkt im Lager bearbeiten. So entsteht eine klare Trennung zwischen praktischer Arbeit und zentraler Verwaltung – ohne dass Informationen verloren gehen.

Auch anspruchsvollere Waren lassen sich mit der LVS von COSYS zuverlässig verwalten. Seriennummern und Chargen können erfasst werden, ebenso Mindesthaltbarkeitsdaten. Das ist insbesondere bei Produkten wichtig, bei denen nicht nur die Menge, sondern auch die eindeutige Identifikation und Rückverfolgbarkeit entscheidend ist. Durch die Cloud-Verarbeitung stehen die aktuellen Daten zudem zentral zur Verfügung.

Und denken Sie einen Schritt weiter: Retouren sind nicht das Ende des Fulfillment-Prozesses. Sie sind ein weiterer Warenfluss. Genau deshalb kann unsere Lagerverwaltungssoftware gemeinsam mit der Versandsoftware eingesetzt werden, um auch die Prozesse rund um Warenversand und Sendungsverfolgung abzubilden.

Die beste Retoure ist schließlich nicht die, die möglichst lange auf einem Stapel liegt. Die beste Retoure ist die, die schnell geprüft, korrekt verbucht und wieder dort landet, wo sie wirtschaftlich gebraucht wird. Wenn Sie erleben möchten, wie aus einem oft unterschätzten Problem ein sauber organisierter Prozess werden kann, testen Sie die Lagerverwaltungssoftware von COSYS kostenlos und unverbindlich – und schauen Sie sich an, wie Ihre Retouren künftig wieder schneller in Bewegung kommen.

Kontaktieren Sie uns jetzt für eine persönliche Erstberatung:
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Die COSYS Inventur Software unterstützt deshalb die Erfassung, Kontrolle und Auswertung innerhalb eines zusammenhängenden Inventurprozesses und hilft dabei, diese manuellen Zwischenschritte zu reduzieren.

Was macht eine gute Inventur Software für kleine Filialnetze aus?

Entscheidend ist weniger der Funktionsumfang als die Prozesslogik. Die Erfassung startet mit klar definierten Zählplätzen und Inventurbereichen, sodass jede Filiale nachvollziehen kann, welche Zone bereits gezählt, welche noch offen und welche für die Zweitzählung vorgesehen ist.

Über die COSYS Inventur App auf einem MDE-Gerät erfasst das Filialpersonal Artikel und Mengen direkt am Regal. Die benötigten Stammdaten können auf dem Gerät bereitgestellt werden, sodass erfasste Artikel mit den hinterlegten Daten abgeglichen werden können. Die COSYS App unterstützt dabei auch einen kombinierten Offline-/Online-Betrieb mit lokaler Datenbank.

Die erfassten Daten werden abhängig von der Konfiguration online oder gesammelt an das Backend übertragen. Im WebDesk können Inventurdaten zentral verarbeitet und für die weitere Auswertung bereitgestellt werden. Abgearbeitete Aufträge und Bewegungsdaten lassen sich anschließend online oder batch an ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem zurückübertragen.

Wie läuft eine digitale Inventur mit MDE-Geräten konkret ab?

In der Praxis beginnt der Ablauf mit dem Aufbau der Stammdaten und der Zählplatzstruktur, gefolgt von einer kurzen Einweisung des eigenen Personals. Die Erstzählung läuft flächendeckend, parallel dazu prüft die Inventurleitung im Dashboard Plausibilitäten und stößt gezielt Kontrollzählungen an. Erst wenn alle Bereiche als vollständig markiert sind, erfolgt die Freigabe und die Übergabe an die Buchhaltung.

Der wirtschaftliche Unterschied zum externen Inventurdienstleister ist dabei oft unterschätzt: Eigenes Personal kennt Lagerstruktur, Sonderzonen und Besonderheiten wie Pfanderfassung bereits aus dem Tagesgeschäft. Gerade bei Verkaufsflächen von 200 bis 300 Quadratmetern entfällt der Einarbeitungsaufwand externer Kräfte ebenso wie deren Reisekosten über alle Filialen hinweg.

Lohnt es sich, Inventurscanner zu mieten statt zu kaufen?

Für eine jährliche Stichtagsinventur rechnet sich der Kauf einer eigenen Geräteflotte selten. Beim Inventurscanner mieten erhalten Filialisten vorkonfigurierte MDE-Geräte von Zebra, Honeywell oder Datalogic für den Zeitraum, in dem sie tatsächlich gebraucht werden. COSYS liefert dabei nicht nur Hardware, sondern das Gesamtpaket aus Inventur Software, App, Gerätekonfiguration und Support während der Zählung; ein wesentlicher Unterschied, wenn am Inventurwochenende kurzfristig Fragen auftreten.

Welchen Mehrwert bringt KI in der Inventur?

Über die COSYS Business Intelligence lassen sich Prozessdaten mehrerer Inventurjahre auswerten: Aufnahmezeiten, Fehlerquoten, Differenzentwicklung je Standort. Der KI-Chatbot greift dabei auf die realen Erfassungsdaten zu und beantwortet Fragen in natürlicher Sprache:  etwa welche Zählbereiche die höchsten Differenzen aufweisen, in welchen Filialen die Zweitzählung überdurchschnittlich oft nötig war oder welche Warengruppen wiederholt auffällige Mengenabweichungen zeigen. Aus solchen Mustern entstehen konkrete Maßnahmen für die Vorbereitung der nächsten Inventur.

Praxistipp zum Schluss

Nehmen Sie sich vor der nächsten Inventur eine Stunde und gehen Sie mit dem Filialleiter einer mittelgroßen Filiale die Zählplatzstruktur physisch ab. Nicht am Bildschirm, sondern im Markt. Jeder Zählbereich, den man vor Ort nicht in unter zehn Sekunden eindeutig wiederfindet, wird am Inventurtag zur Fehlerquelle und diese Stunde spart erfahrungsgemäß mehr Nacharbeit als jede zusätzliche Schulung.

Sie möchten Ihre Inventur in kleinen und mittleren Filialnetzen professionell vorbereiten und wirtschaftlich durchführen?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur Software, Inventur App, MDE-Mietgeräten, Zählplatzstruktur und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.

Deliveries must be received, unpacked and inspected, temporarily stored where necessary, transported internally and finally booked into stock. When these activities rely on paper records, spreadsheets, emails and verbal communication, gaps in traceability quickly emerge. This becomes particularly problematic across larger healthcare sites with several buildings, clinical departments or decentralised medical supply stores.

Digital material management should therefore start at goods receipt – not at the stockroom door.

Capture material deliveries as soon as they arrive

With COSYS Parcel Inhouse Software, incoming parcels can be captured by barcode at reception or goods receipt and assigned to a recipient, department or internal process. Medical supplies, goods and sample shipments can therefore be documented alongside standard parcel deliveries.

Once a delivery is unpacked, its condition becomes important. Damaged outer packaging or visible abnormalities can be documented by taking photographs and linking them directly to the relevant delivery.

This process can be enhanced with Computer Vision. AI-assisted image analysis can identify visible damage to goods or packaging and support damage descriptions. Instead of transferring handwritten notes into another system later, evidence is created directly during the inspection process.

What an end-to-end digital material flow looks like

Consider a large outpatient healthcare centre with several clinical departments. In the morning, a delivery containing sterile single-use instruments and other medical consumables arrives. A member of staff scans the parcel and assigns it to the designated clinical supply area.

While unpacking the shipment, they notice that one corner of the outer carton has been badly crushed. A photograph is taken and linked to the delivery record. Image analysis supports the damage documentation, allowing affected items to be inspected separately while undamaged supplies continue through the material flow.

The internal logistics team is currently handling other jobs, so the delivery does not have to remain unattended at reception. Instead, it is temporarily placed in a COSYS smart material locker or secure handover locker. The compartment is digitally assigned and can only be accessed by authorised staff. Both deposit and collection remain traceable.

A member of the logistics team subsequently accepts the assigned transport job and moves the delivery to the central medical supply store. There, the products are scanned, assigned to their storage locations and relevant information such as batch numbers and expiry dates can be recorded.

The original courier parcel has now become a completely documented material movement – from goods receipt to its final storage location.

Connect internal logistics with inventory management

This connection is particularly valuable for larger outpatient centres and multi-building healthcare facilities. Digitising goods receipt alone does not solve the underlying problem if staff still have to ask who is supposed to move supplies from Building A to Store B.

With COSYS Internal Transport Management, transport jobs can be centrally created and managed with origin, destination, contents and priority. Mobile status updates document collection and handover, while logistics coordinators can see which jobs are open, in progress or completed.

At the destination, COSYS Warehouse Management Software takes over. Quantities, storage locations, batch numbers, serial numbers and expiry dates can be managed digitally. Mobile stock information also enables staff to check actual availability directly within the medical supply store.

Parcel receipt, secure handover, internal transport and inventory management therefore become one connected workflow rather than four isolated processes.

Improve healthcare material management with process data

The next level of value comes from the data generated throughout these workflows. Using the COSYS WebDesk and Business Intelligence, healthcare organisations can analyse incoming delivery volumes, stock development, internal transport lead times and other operational KPIs. Forecasting can use historical data to identify patterns and support future demand planning.

For the healthcare centre in our example, this means that weeks later nobody needs to reconstruct when a delivery arrived, where it was temporarily stored or when it reached the medical supply store. At management level, the organisation can also identify which supplies are frequently moved, when delivery volumes peak and where internal transport jobs regularly take longer than expected.

Material management therefore becomes not only digitally traceable, but measurable.

This becomes increasingly relevant as outpatient healthcare organisations expand across additional departments, buildings and sites. More treatment capacity also means more deliveries, stock locations and internal supply movements to coordinate.

For organisations looking at developments in European pharmacy and healthcare logistics, expopharm 2026 in Munich also provides an opportunity to explore current approaches to digital supply processes. COSYS follows an integrated approach: modular software, mobile data capture and hardware, smart locker technology, services, Business Intelligence and process data analysis can be combined according to the actual material flow.

Want to explore the processes yourself? The free COSYS demo apps are available via the Google Play Store and Apple App Store, providing a practical introduction to mobile data capture.

Eine skalierbare Kommissionierung für Versandapotheken benötigt deshalb mehr als zusätzliche Mitarbeitende oder Lagerfläche. Mit der COSYS Apotheken Software werden Aufträge digital bereitgestellt, Artikel mobil erfasst und Warenbewegungen unmittelbar dokumentiert. Die Lagerverwaltung bildet dafür Prozesse von Beständen und Einlagerung bis zur Kommissionierung ab.

Mobile Kommissionierung statt unnötiger Laufwege

Mitarbeitende können sich mit Full-Touch-MDE-Geräten durch die Kommissionierung führen lassen und entnommene Artikel direkt scannen. Dadurch wird der physische Pick mit dem digitalen Auftrag abgeglichen.

Gerade bei einem breiten Artikelspektrum ist das relevant: Der Scanner bestätigt nicht nur, dass etwas entnommen wurde, sondern ordnet die Bewegung dem entsprechenden Auftrag zu. Aktuelle Bestandsinformationen stehen damit für nachfolgende Prozesse zur Verfügung.

Die mobile Datenerfassung schafft gleichzeitig eine einheitliche Arbeitsweise. Neue Mitarbeitende müssen sich weniger auf persönliche Lagerkenntnisse verlassen und bei steigendem Auftragsvolumen lässt sich zusätzliche Hardware bereitstellen, ohne den grundlegenden Prozess verändern zu müssen.

Wenn Kommissionierung zum Materialfluss wird

In größeren Versandapotheken endet die Optimierung nicht am einzelnen Lagerplatz. Ware bewegt sich beispielsweise zwischen Wareneingang, Reservelager, Kommissionierbereichen, Packplätzen und Versand. Genau hier wird die Verbindung zum innerbetrieblichen Transport (IBT) interessant.

COSYS kann Transportaufträge zwischen diesen Bereichen digital abbilden und ihren Status nachvollziehbar machen. Nachschub für einen Kommissionierbereich wird damit nicht erst dann zum Thema, wenn das Fach bereits leer ist und ein Picker den fehlenden Bestand bemerkt.

Ähnlich funktioniert das bei größeren Apothekenstrukturen mit angeschlossenen Filialen. Waren können für eine Filialbelieferung kommissioniert, einem Transport zugeordnet und bei der Übergabe beziehungsweise am Ziel erneut digital erfasst werden. Die COSYS Plattform unterstützt hierfür neben Lagerprozessen auch Disposition und interne Transportwege.

Prozessdaten zeigen, wo Skalierung wirklich scheitert

Mit wachsendem Durchsatz wird eine weitere Frage wichtig: Wo verliert die Kommissionierung eigentlich Zeit?

Die bei COSYS entstehenden Prozessdaten können im WebDesk und über Business Intelligence ausgewertet werden. So lassen sich beispielsweise Artikelbewegungen, Bestandsentwicklungen oder stark beanspruchte Lagerbereiche untersuchen. Warehouse-Analysen sind ausdrücklich dafür vorgesehen, häufig bewegte Artikel, schlecht genutzte Lagerplätze und Engpässe sichtbar zu machen.

Process Mining erweitert diesen Ansatz um die tatsächlichen Prozessabläufe. Wiederkehrende Umwege, Wartezeiten oder Abweichungen vom vorgesehenen Workflow werden dadurch messbar. Das ist für eine Versandapotheke wesentlich aussagekräftiger als die bloße Erkenntnis, dass „die Kommissionierung zu langsam“ ist.

Auch Forecasting passt hier unmittelbar zum Use Case. Historische Auftrags-, Bestands- und Bewegungsdaten können genutzt werden, um Bedarfsentwicklungen und Belastungsspitzen frühzeitig einzuschätzen. COSYS Forecasting berücksichtigt unter anderem historische Abläufe und saisonale Muster und kann die Ressourcen- und Bestandsplanung unterstützen.

Skalieren heißt nicht einfach mehr Personal einsetzen

Eine Versandapotheke kann dauerhaft nur dann effizient wachsen, wenn Software, Datenerfassung und operative Warenbewegungen gemeinsam skalieren. COSYS verbindet dafür modulare Apotheken Software mit professioneller MDE-Hardware, Services, WebDesk, Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme können über Schnittstellen angebunden werden.

So lässt sich zunächst die Kommissionierung digitalisieren und die Lösung später beispielsweise um innerbetriebliche Transporte, Filialbelieferung, Inventur oder weitere Lagerprozesse erweitern. Aus einzelnen Scans entsteht damit ein durchgängiger Datenfluss, der nicht nur das Tagesgeschäft unterstützt, sondern auch zeigt, wo sich weiteres Wachstum organisatorisch vorbereiten lässt.

Sie möchten die mobile Kommissionierung selbst ausprobieren? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie ausgewählte Funktionen direkt auf Ihrem Smartphone.

Lieferungen müssen angenommen, ausgepackt und geprüft, gegebenenfalls zwischengelagert, intern transportiert und schließlich korrekt eingebucht werden. Werden diese Schritte über Papierlisten, Excel, E-Mails und mündliche Absprachen organisiert, entstehen Informationsbrüche. Besonders bei mehreren Gebäuden, Fachbereichen oder dezentralen Materiallagern wird schnell unklar, wo sich eine Lieferung aktuell befindet.

Eine digitale Materialwirtschaft sollte deshalb nicht erst im Lager beginnen.

Materialbestellungen bereits beim Wareneingang erfassen

Mit der COSYS Paket Inhouse Software können eingehende Pakete direkt bei der Annahme per Barcode erfasst und einem Empfänger, einer Abteilung oder einem internen Prozess zugeordnet werden. Neben klassischen Paketen lassen sich damit auch Material-, Waren- und Mustersendungen digital dokumentieren.

Beim anschließenden Auspacken ist insbesondere der Zustand der Lieferung relevant. Beschädigte Umverpackungen oder Auffälligkeiten am Produkt können über eine Fotodokumentation unmittelbar dem Vorgang zugeordnet werden.

Spannend wird hier die Verbindung mit Computer Vision: Die KI-gestützte Bildanalyse kann sichtbare Schäden an Waren und Verpackungen erkennen und bei deren Beschreibung unterstützen. Statt Informationen nachträglich aus handschriftlichen Notizen übertragen zu müssen, entsteht die Dokumentation direkt bei der Kontrolle.

Wenn eine Materiallieferung einmal komplett digital durchläuft

Wie das praktisch aussehen kann, zeigt der Wareneingang eines größeren Gesundheitszentrums mit mehreren medizinischen Fachbereichen. Am Vormittag trifft eine Lieferung mit sterilen Einmalinstrumenten und weiterem Verbrauchsmaterial ein. Der Mitarbeiter scannt die Sendung bei der Annahme und ordnet sie dem vorgesehenen Materialbereich zu.

Beim Auspacken entdeckt er eine deutlich eingedrückte Ecke des Versandkartons. Die Auffälligkeit wird fotografiert und direkt mit der Lieferung verknüpft. Die Bildanalyse unterstützt die Schadensdokumentation. Die betroffenen Artikel können damit gezielt geprüft werden, während die einwandfreie Ware weiter in den Materialfluss gelangt.

Da der interne Transportdienst gerade andere Aufträge bearbeitet, muss die Lieferung nicht am Empfang stehen bleiben. Sie wird vorübergehend in einem COSYS Material- beziehungsweise Übergabeschrank bereitgestellt. Das entsprechende Fach ist digital zugeordnet, der Zugriff erfolgt nur durch berechtigte Mitarbeitende. Einlagerung und spätere Entnahme bleiben nachvollziehbar.

Anschließend übernimmt ein Mitarbeiter den bereits angelegten Transportauftrag und bringt die Lieferung in das zentrale Materiallager. Dort werden die Artikel gescannt, den vorgesehenen Lagerplätzen zugeordnet und erforderliche Informationen wie Charge oder Mindesthaltbarkeitsdatum erfasst.

Aus dem ursprünglichen Paket ist damit eine durchgängig dokumentierte Materialbewegung vom Wareneingang bis zum Lagerplatz geworden.

Innerbetriebliche Logistik mit der Lagerverwaltung verbinden

Genau diese Verbindung ist für größere Tageskliniken und MVZ entscheidend. Ein digitaler Wareneingang allein löst das Problem nicht, wenn anschließend niemand weiß, wer Material von Gebäude A in Lager B bringen soll.

Über den COSYS innerbetrieblichen Transport (IBT) können Transportaufträge mit Startort, Zielort, Inhalt und Priorität zentral gesteuert werden. Mobile Statusbuchungen dokumentieren Abholung und Übergabe, die Disposition sieht offene und abgeschlossene Aufträge.

Am Ziel übernimmt die COSYS Lagerverwaltungssoftware. Neben Artikel und Lagerplatz können unter anderem Mengen, Chargen, Seriennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten geführt werden. Bestandsinformationen stehen mobil zur Verfügung, sodass Mitarbeitende direkt im Materiallager prüfen können, welche Mengen tatsächlich verfügbar sind.

Damit greifen Paketannahme, Übergabeschrank, innerbetriebliche Logistik und Lagerverwaltung ineinander, anstatt vier voneinander getrennte Prozesse zu bilden.

Materialwirtschaft anhand realer Prozessdaten verbessern

Der nächste Mehrwert entsteht aus den dabei erzeugten Daten. Im COSYS WebDesk und über Business Intelligence können Verantwortliche beispielsweise Wareneingänge, Bestandsentwicklungen, Transportdurchlaufzeiten und weitere Prozesskennzahlen auswerten. Forecasting nutzt historische Daten wiederum, um Entwicklungen und zukünftige Bedarfe besser einschätzen zu können.

Für das Gesundheitszentrum aus dem Beispiel bedeutet das: Wochen später muss niemand rekonstruieren, wann die Lieferung angekommen oder wohin sie gebracht worden ist. Gleichzeitig lässt sich auf übergeordneter Ebene erkennen, welche Materialien besonders häufig bewegt werden, wann sich Wareneingänge häufen oder an welchen Stellen interne Transporte lange dauern.

Materialwirtschaft wird damit nicht nur digital dokumentiert, sondern messbar.

Gerade für größere ambulante Versorgungsstrukturen ist das interessant, weil mit zusätzlichen Standorten, Behandlungsbereichen und Materialbedarfen auch die logistische Komplexität wächst.

Wer sich mit der Digitalisierung von Material- und Versorgungsprozessen im Gesundheitswesen beschäftigt, kann das Thema 2026 zudem rund um die expopharm in München aufgreifen. Für COSYS liegt der Ansatz dabei nicht in einer isolierten Einzellösung: Modulare Software, mobile Datenerfassung und Hardware, Smart-Locker-Technik, Services sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse können passend zum tatsächlichen Materialfluss kombiniert werden.

Sie möchten einzelne Prozesse selbst ausprobieren? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit und ermöglichen einen unverbindlichen Einblick in die mobile Datenerfassung.

What Makes Stocktaking Across Multiple Stores So Complex?

The same challenges recur in many stocktaking projects: inconsistent counting-area structures, dates that are rescheduled at short notice, unclear responsibilities between stores and head office, and items that are physically on the shelf but missing from the master data.

There is also the challenge of coordinating external counting providers. Their staff first need to familiarise themselves with the store or warehouse layout and the logic of the product range – knowledge that in-house employees already have from day-to-day operations, for example when dealing with returnable deposit items, opened packaging units or promotional areas.

Outsourcing can be particularly difficult to justify economically for smaller sales areas of around 200 to 300 square metres. The retailer’s own team is already on site, whereas an external provider has to travel to each individual store. In many cases, a more cost-effective model is therefore to carry out the count internally while sourcing the required technology, software and support externally.

How Does a Digital Stocktake with Handheld Mobile Computers Work in Practice?

The COSYS Stocktaking Service supports the entire digital stocktaking process, from preparation through to the transfer of stocktaking data to the merchandise management system.

The process begins several weeks before the counting day with the cleansing and import of item master data. On this basis, counting areas and counting locations are defined, the Stocktaking App is deployed to the rental handheld mobile computers, and the devices are supplied preconfigured.

On the fixed stocktaking date, employees record stock barcode by barcode. The captured data can be transferred to the backend at short intervals rather than being uploaded in a single batch at the end of the day. Initial counts and verification counts, plausibility checks and targeted recounts for quantity or value outliers can be carried out in parallel. The completed stocktaking data is then exported to the merchandise management system.

The COSYS Stocktaking Service combines this workflow in an integrated package comprising stocktaking software, the Stocktaking App, preconfigured rental devices from Zebra, Honeywell or Datalogic, device management via COSYS MDM, and support during the stocktaking period.

The rental devices remain centrally managed through MDM, allowing configurations and updates to be distributed consistently across multiple locations.

What Role Do Master Data and ERP Integration Play?

The proportion of scans that can be matched directly to existing item records has a major impact on the amount of follow-up work required. Every item without a corresponding system record must later be checked and assigned manually.

Clean master data and bidirectional integration with SAP, Navision, Infor or other ERP systems help reduce this effort. Captured data, master data and stock information can also be linked and exported in the structure required by the company rather than having to conform to a rigid standard format.

How Can Head Office Monitor Multiple Stores at the Same Time?

Multi-site dashboards in COSYS WebDesk provide an overview of counting progress and status by store, area and counting location in near real time. The stocktaking management team can identify which locations are falling behind and reallocate staff or devices before the schedule is affected.

Historical stocktaking data also enables year-on-year analysis of capture times, discrepancies and error rates. This complete traceability can also support audit requirements and subsequent review.

What Does AI Add to Stocktaking Analysis?

With COSYS Business Intelligence and COSYS AI, stocktaking data can also serve as a basis for further analysis.

An AI chatbot with access to actual stocktaking data can answer questions in plain language, such as which store has the highest discrepancy rate within a particular product group, at which counting locations recounts were required unusually often, or where stock has remained unmoved across multiple periods.

AI-assisted anomaly detection can also help highlight unusual patterns or outliers before they become more difficult to investigate during subsequent analysis.

Practical Tip: Do not run the test at your model store. Choose the location with the most challenging outdoor storage area. If the counting-area logic works there, it is much more likely to work across the rest of the store network.

Would you like to make multi-site stocktakes easier to plan, manage centrally and analyse reliably?

Contact the COSYS team for individual advice on the Stocktaking Service, including stocktaking software, rental handheld mobile computers, ERP integration and centralised progress monitoring. Schedule an appointment by emailing vertrieb@cosys.de or calling +49 5062 900 0.

Alternatively, you can test the free COSYS Stocktaking Demo App for Android and iOS.

Genau hier kommt die Lagerverwaltungssoftware von COSYS ins Spiel. Sie bringt Struktur in Ihre täglichen Abläufe und sorgt dafür, dass Sie auch bei steigenden Auftragsmengen jederzeit wissen, was in Ihrem Lager passiert. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Funktionen bereitzustellen, sondern darum, die richtigen Informationen genau dort verfügbar zu machen, wo sie gebraucht werden.

Stellen Sie sich einen typischen Montagmorgen in einem wachsenden Fulfillment-Lager vor: Über Nacht sind zahlreiche Bestellungen eingegangen. Gleichzeitig trifft eine Warenlieferung ein, mehrere Artikel müssen nachgefüllt werden und im Warenausgang warten bereits Sendungen auf die Abholung. Während ein Mitarbeiter neue Ware einlagert, kommissioniert ein anderer bereits die ersten Aufträge. Wenn Bestände dabei nur verzögert aktualisiert werden, kann es schnell passieren, dass ein Artikel laut System vorhanden ist, tatsächlich aber bereits für einen anderen Auftrag verwendet wurde. Die Folge sind Rückfragen, Nacharbeit und unnötiger Zeitdruck.

Mit der mobilen Lagerverwaltung erfassen Ihre Mitarbeiter Warenbewegungen direkt dort, wo sie stattfinden. Ein Barcode wird mit dem mobilen Endgerät gescannt und der entsprechende Vorgang digital gebucht. Wareneingänge, Einlagerungen, Umlagerungen, Auslagerungen und Kommissionierungen werden dadurch unmittelbar dokumentiert. Ihre Bestände bleiben aktuell, während die Ware durch das Lager bewegt wird – und nicht erst Stunden später, wenn jemand Zeit für die Nachbearbeitung findet.

Das macht einen entscheidenden Unterschied, wenn Ihr Auftragsvolumen wächst. Sie können mehr Warenbewegungen bewältigen, ohne automatisch mehr administrative Arbeit zu erzeugen. Gleichzeitig werden Fehlerquellen reduziert, weil Informationen nicht mehrfach von Papierlisten oder handschriftlichen Notizen in verschiedene Systeme übertragen werden müssen.

Auch Ihre Mitarbeiter profitieren davon. Die Anwendung ist intuitiv aufgebaut und lässt sich schnell erlernen. Neue Mitarbeiter können sich dadurch rasch in die Abläufe einfinden – ein wichtiger Vorteil für Fulfillment-Dienstleister, die bei Auftragsspitzen oder saisonalen Schwankungen flexibel zusätzliches Personal einsetzen müssen. Die mobile Datenerfassung führt die Anwender durch die jeweiligen Prozesse und macht aus vielen einzelnen Arbeitsschritten einen nachvollziehbaren digitalen Ablauf.

Für die zentrale Kontrolle steht Ihnen der WebDesk zur Verfügung. Hier laufen die Informationen aus dem Lager zusammen. Sie können Bestände überwachen, Buchungen nachvollziehen und administrative Aufgaben zentral bearbeiten. So müssen Sie nicht permanent selbst durch das Lager laufen, um herauszufinden, wo sich bestimmte Waren befinden oder ob ein Auftrag bereits bearbeitet wurde. Die Informationen kommen zu Ihnen.

Besonders interessant wird das bei der Bestandsplanung. Mindest- und Meldebestände helfen Ihnen dabei, kritische Artikel frühzeitig zu erkennen. Statt erst dann zu reagieren, wenn ein Mitarbeiter vor einem leeren Lagerplatz steht, können Sie rechtzeitig handeln. Das reduziert das Risiko von Verzögerungen und verhindert gleichzeitig, dass unnötig große Sicherheitsbestände aufgebaut werden.

Die Lösung wächst außerdem mit Ihren Anforderungen. Sie ist in drei Versionen verfügbar und kann modular eingesetzt werden. Seriennummern, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten lassen sich ebenso erfassen wie Lademittel. Paletten, Behälter oder Gestelle können digital verwaltet werden, wodurch sich Schwund reduzieren und Umlaufgeschwindigkeiten erhöhen lassen. Dank der Cloud-Verarbeitung bleiben die Daten zentral verfügbar, während die Kompatibilität mit den meisten ERP-Systemen eine Einbindung in bestehende Strukturen erleichtert.

Und wenn die Anzahl Ihrer Aufträge weiter steigt, müssen Sie nicht zwangsläufig mehr Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Moderne KI-Funktionen ermöglichen es sogar, Lagerinformationen direkt über einen Chatbot abzufragen. Damit wird aus einer klassischen Lagerverwaltung zunehmend ein intelligenter Helfer für den täglichen Betrieb.

Wachstum sollte schließlich nicht bedeuten, dass Ihre Prozesse komplizierter werden. Wenn Ihre Auftragszahlen steigen, sollte Ihre Lagerverwaltung dafür sorgen, dass Sie den Überblick behalten – und nicht selbst zum neuen Engpass werden. Finden Sie mit der kostenlosen und unverbindlichen Demoversion heraus, wie sich Ihre Lagerprozesse auch bei hohem Auftragsvolumen strukturiert und effizient organisieren lassen.

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Was umfasst Inhouse Logistik im Laborumfeld?

Inhouse Logistik bezeichnet die Organisation, Steuerung und Dokumentation aller Materialbewegungen innerhalb eines Forschungsstandorts. Dazu gehören externe Lieferungen, die zunächst in der Warenannahme eintreffen, ebenso wie interne Transporte zwischen Laboren, Probenlagern, Forschungsabteilungen und weiteren Gebäudebereichen.

Neben biologischen oder medizinischen Proben werden Chemikalien, Reagenzien, Laborverbrauchsmaterialien, Messgeräte, vertrauliche Unterlagen und Transportbehälter bewegt. Die Inhouse Logistik Software von COSYS bildet diese Bewegungen in einem gemeinsamen digitalen Prozess ab. Forschungseinrichtungen erhalten damit eine zentrale Übersicht statt separater Listen, E-Mails und telefonischer Rückfragen.

Wie beginnt der Weg einer sensiblen Laborlieferung?

Der typische Ablauf startet in der zentralen Warenannahme. Trifft dort beispielsweise ein Paket mit Reagenzien ein, prüft ein Mitarbeiter Empfänger, Zielbereich und vorhandene Kennzeichnung. Anschließend wird die Sendung mit einem mobilen Gerät (MDE-Gerät) oder Smartphone gescannt und digital erfasst. Ist kein geeigneter Barcode vorhanden, kann ein internes Etikett erstellt werden.

Die COSYS Inhouse Logistik Software ordnet der Lieferung Eingangszeit, Absender, Empfänger, Zielort und Transportpriorität zu. Damit erhält sie eine eindeutige digitale Identität. Die Daten stehen für den weiteren Transport bereit und müssen nicht mehrfach manuell übertragen werden. So entsteht bereits am Wareneingang die Grundlage für eine lückenlose Nachverfolgung.

Wie gelangt die Lieferung zuverlässig zum richtigen Labor?

Nach der Erfassung wird ein interner Transportauftrag angelegt. Der zuständige Mitarbeiter sieht auf seinem mobilen Gerät, welche Sendung abzuholen ist und an welchen Zielort sie gebracht werden muss. Beim Beginn des Transports wird der Barcode erneut gescannt. Der Status wechselt beispielsweise von „eingegangen“ zu „in Transport“ und ist für berechtigte Anwender sofort sichtbar.

Am Ziellabor erfolgt ein weiterer Scan. Die Übergabe kann abhängig vom festgelegten Prozess durch eine Unterschrift, Namenseingabe oder andere Bestätigung dokumentiert werden. COSYS hält die einzelnen Statusänderungen und Zeitpunkte zentral fest. Dadurch entsteht eine belastbare Transporthistorie, die Rückfragen reduziert und den Verbleib wichtiger Lieferungen transparent macht.

Wie werden interne Probenbewegungen nachvollziehbar?

Nicht jeder Transport beginnt im Wareneingang. Eine Probe kann in einem Labor entstehen und anschließend zur Analyse, Kühlung oder Lagerung in einen anderen Bereich gebracht werden. Dafür lassen sich interne Aufträge mit Proben-ID, Ausgangsort, Ziel, Priorität und ergänzenden Transporthinweisen anlegen. Scans bei Abholung und Übergabe dokumentieren den physischen Weg.

Bei besonders sensiblen Materialien kann dieser Ablauf eine vorhandene Chain-of-Custody-Dokumentation unterstützen. Fachliche Probendaten und Untersuchungsergebnisse verbleiben dagegen im Laborinformationsmanagementsystem, kurz LIMS. Die COSYS Softwarelösung ergänzt solche Systeme um die Steuerung der tatsächlichen Materialbewegung. Über Schnittstellen können bereits vorhandene LIMS- oder ERP-Strukturen eingebunden werden, ohne dass etablierte Fachprozesse ersetzt werden müssen.

Welchen Mehrwert bieten Smart Locker?

Smart Locker ermöglichen eine sichere und zeitunabhängige Übergabe von Laborlieferungen, Verbrauchsmaterialien oder Geräten. Nach der Einlagerung wird das Fach einem berechtigten Empfänger zugeordnet. Dieser kann den Inhalt selbstständig abholen, ohne dass ein Transportmitarbeiter auf die persönliche Übergabe warten oder einen sensiblen Laborbereich betreten muss.

Einlagerungen, Zugriffe und Entnahmen bleiben digital dokumentiert. In Verbindung mit der COSYS Software entsteht auch außerhalb besetzter Übergabestellen ein nachvollziehbarer Prozess. Das hilft bei abweichenden Arbeitszeiten, mehreren Laborbereichen und wechselnden Empfängern. Gleichzeitig sinkt das Risiko unbeaufsichtigter Ablagen.

Wie lassen sich Schäden direkt beim Scan dokumentieren?

Empfindliche Laborlieferungen können bereits mit einer beschädigten Verpackung eintreffen oder während eines internen Transports beeinträchtigt werden. Mit der mobilen Fotodokumentation lassen sich bei Statusänderungen oder Scanvorgängen direkt Bilder aufnehmen. Das Foto wird automatisch dem jeweiligen Auftrag und Vorgang zugeordnet und steht anschließend zentral zur Verfügung.

Eine KI-gestützte Bildanalyse kann sichtbare Beschädigungen erkennen, die betroffene Stelle lokalisieren und eine textliche Schadensbeschreibung erstellen. COSYS beschleunigt damit die Erstellung einheitlicher Nachweise für interne Prüfungen oder Reklamationen. Die visuelle Dokumentation ersetzt keine fachliche Bewertung der Probe, macht den Zustand von Verpackungen, Lieferungen oder Geräten bei einer Übergabe jedoch unmittelbar nachvollziehbar.

Warum lohnt sich die digitale Umsetzung?

Die Kombination aus mobiler Datenerfassung, Barcode-Scanning, dokumentierten Übergaben, Smart Lockern und Fotodokumentation schafft einen durchgängigen Informationsfluss. Im COSYS WebDesk können berechtigte Mitarbeiter Sendungen suchen, offene Aufträge kontrollieren, Fotos einsehen und Prozessdaten auswerten. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Warenannahme, Transportdienst und Laborpersonal.

Manuelle Rückfragen, unvollständige Listen und Medienbrüche werden reduziert. Gleichzeitig werden offene Aufträge, Verzögerungen und beschädigte Lieferungen schneller sichtbar. Die modulare Lösung lässt sich an unterschiedliche Standorte und Abläufe anpassen und später erweitern.

FAZIT

Inhouse Logistik sorgt in Forschung und Laboren dafür, dass Proben, Reagenzien, Geräte und Lieferungen sicher und nachvollziehbar zwischen den beteiligten Bereichen bewegt werden. Eindeutige Kennzeichnungen, digitale Transportaufträge und dokumentierte Übergaben schaffen Transparenz über den gesamten internen Weg. Ergänzende Funktionen wie Smart Locker, Fotodokumentation und KI-gestützte Bildauswertung erhöhen die Prozesssicherheit und entlasten Mitarbeiter bei wiederkehrenden Aufgaben.

TIPP:

Nutzen Sie die COSYS KI, um Fotoaufnahmen automatisch auf sichtbare Schäden auszuwerten und zusätzliche Arbeitsschritte durch Statusabfragen zu erleichtern. So werden Informationen schneller verfügbar und Mitarbeiter im Tagesgeschäft entlastet.