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Mit dem E-Rezept können Verordnungen digital an eine Apotheke übermittelt und Medikamente anschließend zur Abholung, per Botendienst oder per Versand bereitgestellt werden. Die gematik beschreibt den Botendienst ausdrücklich als möglichen Ausgabekanal für digital eingereichte Verordnungen. Damit wird die Bestellung aus der Distanz einfacher und der operative Druck auf die nachgelagerten Prozesse steigt. Je mehr Aufträge außerhalb des HV-Tisches abgewickelt werden, desto wichtiger wird eine strukturierte Botenlieferung der Apotheke mit klaren Status- und Übergabedaten.

Was wird bei der Auslieferung dokumentiert?

Ein digitaler Ablauf beginnt nicht erst an der Haustür. Vor dem Start der Tour werden die für die Auslieferung vorgesehenen Artikel oder Sendungen mobil erfasst. Über eine Auslieferscannung lässt sich prüfen, welche Positionen tatsächlich in den Botendienst gehen. So entsteht ein digitaler Bezug zwischen Auftrag, Ware und Tour, statt lediglich eine Papierliste mitzunehmen. Die COSYS Modulübersicht führt dafür unter anderem Warenauslieferung, Verlade-/Ablieferscannung und Sendungsverfolgung auf.

Bei der Übergabe kann der Zustellvorgang je nach Prozessausprägung durch eine digitale Unterschrift oder Fotodokumentation ergänzt werden. Die COSYS Apothekenplattform unterstützt diese Form der Zustelldokumentation und schafft damit einen nachvollziehbaren Abliefernachweis.

Für Reklamationen ist das praktisch: Statt intern nachzufragen, ob der Bote „wahrscheinlich schon dort war“, stehen erfasste Übergabedaten zentral zur Verfügung. Das reduziert Suchaufwand und verbessert die Auskunft gegenüber Kundinnen und Kunden.

Wie bleibt der Status der Lieferung nachvollziehbar?

Für Filialverbünde und Apotheken mit mehreren Boten reicht eine Abschlussinformation am Tagesende oft nicht aus. Sinnvoller ist eine laufende Statusverfolgung vom Tourstart bis zur Übergabe. Im COSYS WebDesk können Auslieferungs- und Sendungsdaten zentral zusammengeführt werden. So lässt sich erkennen, welche Aufträge vorbereitet, unterwegs, zugestellt oder noch offen sind.

Ergänzend unterstützt eine einfache Tourenplanung dabei, Zustellungen und Stopps strukturiert zu organisieren und den Botendienst übersichtlich zu koordinieren.

Wie führt der Weg vom kommissionierten Auftrag bis zur Haustür?

Der Botendienst ist kein isolierter Transportprozess, sondern die Fortsetzung der Kommissionierung. Sobald ein Kundenauftrag zusammengestellt wurde, sollte eindeutig feststehen, welche Artikel für welche Auslieferung vorgesehen sind. Werden Kommissionierung und Auslieferung digital verbunden, bleibt der Auftrag über beide Prozessschritte hinweg nachvollziehbar.

Ebenso wichtig ist die Bestandsführung. Verlässt ein Artikel physisch die Apotheke, sollte diese Bewegung auch systemseitig berücksichtigt werden. Über Schnittstellen können COSYS Bewegungsdaten an eine bestehende Warenwirtschaft oder ein ERP-System zurückgeben. Dadurch lässt sich vermeiden, dass ein Medikament bereits unterwegs ist, im System aber weiterhin als verfügbar erscheint.

Wie lässt sich der Botendienst schrittweise digitalisieren?

Apotheken müssen dafür nicht ihre gesamte IT-Landschaft austauschen. Die COSYS Lösung ist modular aufgebaut und kann mit einzelnen Prozessen wie Kommissionierung, Auslieferung oder Statusverfolgung beginnen. Smartphones und MDE-Geräte dienen als mobile Erfassungsgeräte; bei größeren Geräteflotten können Mobile Device Management und MDE-Services Rollout, App-Verteilung, Updates und Support vereinfachen.

Prozessdaten lassen sich zusätzlich im WebDesk und über die Prozessdatenanalyse auswerten, etwa um offene Aufträge, Bearbeitungsstände oder wiederkehrende Verzögerungen sichtbar zu machen.

Praxistipp: Zeichnen Sie einen realen Botendienstauftrag einmal vom fertig kommissionierten Warenkorb bis zur Übergabe beim Kunden nach. Markieren Sie jeden Punkt, an dem heute Papier, Zuruf oder Erinnerung nötig ist. Diese Stellen zeigen meist schneller als ein umfangreiches IT-Konzept, wo digitale Erfassung den größten Nutzen bringt.

Sie möchten den Botendienst Ihrer Apotheke digital und nachvollziehbar dokumentieren? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Apotheken Software, mobiler Auslieferung, Zustelldokumentation und zentraler Statusverfolgung. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.