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Pörtner Consulting rät Unternehmen, die Umstellung nicht länger aufzuschieben. Denn eInvoicing betrifft weit mehr als den Versand einer Rechnung in einem neuen Dateiformat. Damit elektronische Rechnungen automatisiert verarbeitet werden können, müssen ERP-Systeme, Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement und bestehende EDI-Schnittstellen aufeinander abgestimmt sein.

PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus

Eine per E‑Mail versendete PDF-Datei gilt nicht als strukturierte E‑Rechnung. Anerkannte E‑Rechnungen müssen ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format bereitstellen. Dazu gehören beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD in einer zulässigen Version. Die Daten können dadurch direkt ausgelesen, validiert und an nachgelagerte Systeme übergeben werden.

Unternehmen müssen deshalb prüfen, ob ihre vorhandenen Anwendungen die benötigten Formate korrekt erzeugen und verarbeiten können. Gleichzeitig sind die Anforderungen von Kunden, Lieferanten und internationalen Geschäftspartnern zu berücksichtigen. Je nach Geschäftsmodell können zusätzlich Peppol, EDI-Netzwerke oder andere Übertragungswege relevant sein.

Nach den Informationen des Bundesfinanzministeriums müssen inländische Unternehmen bereits seit Anfang 2025 technisch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen. 2027 folgt nun für einen großen Teil der Unternehmen der nächste entscheidende Schritt auf der Ausgangsseite.

EDI als Grundlage für durchgängiges eInvoicing

Unternehmen, die bereits EDI für Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungen einsetzen, verfügen häufig über eine gute Ausgangsbasis. Dennoch sollten bestehende Verbindungen hinsichtlich Datenformaten, Validierung, Archivierung und gesetzlicher Konformität überprüft werden.

Die Umstellung bietet zugleich die Chance, bisher getrennte Prozesse miteinander zu verbinden. Ein durchgängiger digitaler Ablauf kann beispielsweise bei der Bestellung beginnen und über Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung bis zur automatisierten Verbuchung reichen. Dadurch lassen sich Fehler reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und Kosten senken.

Zu den zentralen Aufgaben auf dem Weg zu einer zukunftsfähigen eInvoicing-Lösung zählen:

– Analyse der bestehenden Rechnungs- und Freigabeprozesse
– Prüfung von ERP-, FiBu- und DMS-Systemen
– Auswahl der benötigten Rechnungsformate und Übertragungswege
– Integration vorhandener EDI-Verbindungen
– Einrichtung von Validierungs- und Fehlerprozessen
– rechtssichere Archivierung elektronischer Rechnungen
– strukturierte Anbindung von Kunden und Lieferanten
– Berücksichtigung internationaler eInvoicing-Anforderungen

EDI DAY 2026 bringt Fachleute und Unternehmen zusammen

Der Übergang zu eInvoicing 2027 bildet einen wichtigen Schwerpunkt des EDI DAY 2026 von Pörtner Consulting. Die Fachkonferenz findet am 11. September 2026 im Hotel Silicium in Höhr-Grenzhausen bei Koblenz und gleichzeitig online statt.

Die Veranstaltung richtet sich an IT-Leiter, EDI-Verantwortliche, Integrationsarchitekten, ERP-Verantwortliche, Supply-Chain-Manager und Digitalisierungsverantwortliche. Fachvorträge und Praxisbeispiele behandeln unter anderem Peppol und internationale eInvoicing-Standards, moderne EDI-Architekturen, SAP-S/4HANA-Transformationen, automatisiertes Partner-Onboarding sowie den Einsatz von künstlicher Intelligenz in der B2B-Integration.

Darüber hinaus bietet der EDI DAY die Möglichkeit zum Austausch mit EDI-Anbietern, Integrationsplattformen und erfahrenen Fachleuten.

Veranstaltungsinformationen

EDI DAY 2026
11. September 2026, 10:00 bis 17:00 Uhr
Hotel Silicium, Höhr-Grenzhausen bei Koblenz, und online
Informationen und Anmeldung: www.poertner-consulting.de/edi-day