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Gerade im Möbelhandel, Baumarkt und Fachhandel ist das relevant. Neben Verkaufsflächen müssen Lager, Außenbereiche, Ausstellungen, Reserven und Sonderbestände berücksichtigt werden. Gleichzeitig reichen die Sortimente von Kleinteilen und Variantenartikeln bis zu sperrigen Waren und größeren Mengeneinheiten.

Artikelstammdaten bilden die Grundlage jeder Zählung

Vor der Stichtagsinventur muss feststehen, welche Artikel überhaupt gezählt werden können und wie sie im System identifiziert werden. Entscheidend sind eindeutige Artikelnummern und Barcodes sowie korrekte Bezeichnungen, Mengeneinheiten und gegebenenfalls Varianten oder Verpackungseinheiten. Nicht mehr aktive Artikel sollten ebenfalls geprüft werden, damit Restbestände erkannt und korrekt zugeordnet werden können.

Im Baumarkt können beispielsweise einzelne Schrauben, Verpackungseinheiten, Palettenware und saisonale Restbestände parallel vorkommen. Im Möbelhandel kommen Ausstellungsstücke, Lagerware und unterschiedliche Varianten hinzu. Ist der Artikelstamm nicht sauber vorbereitet, wird aus einem einfachen Scan schnell eine Rückfrage oder manuelle Nachbearbeitung.

Eine Inventur Software sollte deshalb den Artikelstamm bereits vor dem Inventurtag übernehmen und während der mobilen Erfassung einen eindeutigen Bezug zwischen Barcode und Artikel herstellen. Bewertungsinformationen müssen dabei nicht zwingend auf dem MDE-Gerät verfügbar sein, sollten im ERP oder Warenwirtschaftssystem jedoch eindeutig mit dem gezählten Artikel verknüpft bleiben.

Zählbereiche müssen die reale Fläche abbilden

Im nächsten Schritt wird festgelegt, wo gezählt wird. Verkaufsraum, Lager, Außenlager, Ausstellung, Aktionsfläche oder Retourenbereich sollten als nachvollziehbare Zählbereiche definiert werden. Dabei geht es nicht nur um Organisation, sondern auch um Vollständigkeit: Sind Bereiche nicht eindeutig getrennt, steigt das Risiko von Doppelzählungen oder ausgelassenen Beständen.

Besonders bei einer Inventur im Einzelhandel mit großen Flächen empfiehlt sich eine klare Zuordnung der Bereiche zu Mitarbeitern oder Teams. Die Inventurleitung kann dadurch erkennen, welche Segmente bereits abgeschlossen sind und wo noch offene Zählungen bestehen. Historische Prozess- und Inventurdaten können zusätzlich helfen, besonders aufwendige oder auffällige Bereiche frühzeitig zu identifizieren und bei der Planung stärker zu berücksichtigen.

Gerätezuordnung gehört vor den Inventurtag

Sind Artikel und Bereiche vorbereitet, folgt die technische Einsatzplanung. Jedes benötigte MDE-Gerät sollte rechtzeitig eingerichtet, geladen, getestet und dem vorgesehenen Standort beziehungsweise Einsatzprofil zugeordnet sein. Dazu gehören die Inventuranwendung, notwendige WLAN-Einstellungen, Benutzerrechte und die richtige Datenbasis.

Für saisonale Stichtagsinventuren müssen Unternehmen nicht zwingend eine dauerhaft große Geräteflotte vorhalten. COSYS kann die Inventurlösung mit vorkonfigurierten Mietgeräten ergänzen, unter anderem mit Hardware von Zebra, Honeywell oder Datalogic. Ein Mobile Device Management erleichtert insbesondere bei größeren Flotten die einheitliche App-Verteilung, Konfiguration und Kontrolle der Geräte.

Von der mobilen Zählung bis zum verwertbaren Bestand

Am Inventurtag selbst sollte der operative Prozess möglichst einfach bleiben. Mitarbeiter öffnen ihren zugewiesenen Bereich, scannen Artikel, erfassen Mengen und schließen den Abschnitt nach vollständiger Bearbeitung ab. Die Inventurleitung verfolgt im Hintergrund den Fortschritt und kann auf fehlende oder auffällige Erfassungen reagieren.

Mit der COSYS Inventur App und dem WebDesk lassen sich Stammdaten bereitstellen, Zählaufträge verwalten und erfasste Daten zentral nachbearbeiten. Anschließend werden die Inventurdaten für das ERP– oder Warenwirtschaftssystem exportiert. Prozessdatenanalyse und Business Intelligence können ergänzend zeigen, wo besonders viele Korrekturen, lange Bearbeitungszeiten oder ungewöhnliche Erfassungsmuster auftreten.

Damit entsteht aus einzelnen Scans ein kontrollierter Inventurprozess. Software, MDE- Mietgeräte, MDM, Schnittstellen und Prozessanalyse greifen dabei ineinander, statt erst am Inventurtag separat organisiert werden zu müssen.

Praxistipp: Den Inventurtag einmal ohne Ware durchspielen

Ein einfacher Testlauf zeigt häufig mehr als eine weitere Checkliste. Einige Tage vor der Stichtagsinventur sollten Verantwortliche einen typischen Zählbereich mit dem tatsächlich vorgesehenen Gerät öffnen, mehrere Artikel scannen, Mengen erfassen, den Bereich abschließen und anschließend kontrollieren, ob die Daten korrekt im Backend und im vorgesehenen Export erscheinen. Funktioniert dieser komplette Ablauf, sind die wichtigsten Übergabepunkte bereits vor dem ersten produktiven Scan geprüft.

Sie möchten Ihre Stichtagsinventur strukturiert vorbereiten? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur Software, MDE-Mietgeräten, Geräteverwaltung und zentraler Auswertung. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.