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Papiergebundene Zeitwirtschaft erschwert dezentrale HR-Prozesse

Die Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL) verwaltete Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Urlaubsanträge überwiegend papierbasiert. Arbeitszeitkonten mussten manuell gepflegt werden. Besonders die zahlreichen Außenstellen und mobilen Einsatzorte führten zu einem hohen Abstimmungsaufwand zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und Personalverwaltung.

Hinzu kamen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Dienstvereinbarungen, die zuverlässig abgebildet werden mussten. Klassische Zeiterfassungsterminals allein waren für mobile Tätigkeiten in Ambulanz und Schulbegleitung nicht ausreichend.

Gesucht wurde daher eine Lösung, die papiergebundene Abläufe ersetzt, mobile und stationäre Zeiterfassung miteinander verbindet und alle relevanten Arbeitszeitmodelle abbildet. Gleichzeitig sollten Führungskräfte aktuelle Daten erhalten, Genehmigungsprozesse digital durchgeführt und Lohndaten automatisiert weitergegeben werden. Eine einfache und barrierearme Bedienung gehörte ebenfalls zu den zentralen Anforderungen.

Digitale Zeiterfassung für stationäre und mobile Arbeitsbereiche

Die Einführung der AIDA® Zeitwirtschaft erfolgte Anfang 2020. Mitarbeitende erhielten RFID-Schlüsselanhänger für die Zeiterfassung an den AIDA® Terminals T1625. Für mobile Einsatzbereiche wie Ambulanz und Schulbegleitung wurde zusätzlich die AIDA® App auf Smartphones und Tablets eingesetzt. Arbeitszeiten konnten dadurch direkt vor Ort erfasst und an das zentrale System übertragen werden.

Ergänzend stand das Web-Terminal für Homeoffice und Verwaltung zur Verfügung. Damit ließ sich die Zeiterfassung flexibel an unterschiedliche Arbeitsorte und Tätigkeiten anpassen.

Die Einführungsschulungen wurden intern durch die Projektverantwortlichen organisiert. Dies erleichterte die praxisnahe Vermittlung der neuen Abläufe. Der Go-Live verlief laut Rückmeldungen der Anwender reibungslos. Besonders positiv bewertet wurden die Unterstützung durch den AIDA® Support und das strukturierte Einspielen der Daten.

AIDA Virtuelles Personalbüro® als zentrale Plattform für Mitarbeitende, Führungskräfte und HR

Das AIDA Virtuelles Personalbüro® bildet die zentrale Plattform im Arbeitsalltag der HEL. Mitarbeitende, Führungskräfte und die Personalverwaltung greifen passwortgeschützt und über rollenbasierte Rechteprofile per Browser auf das System zu.

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten einsehen, Buchungen ergänzen, Urlaubs- und Fehlzeitanträge digital stellen sowie Zeitkonten und Resturlaub abrufen. Führungskräfte erhalten Zugriff auf Gruppenkalender, Anwesenheitsübersichten und Arbeitszeitsalden im Team. Genehmigungen werden direkt über digitale Workflows bearbeitet.

Die erfassten Zeitdaten verarbeitet AIDA® automatisiert weiter. Überstunden, Fehlzeiten und Lohnarten werden berechnet und elektronisch an DATEV Lodas übergeben. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess von der Zeiterfassung bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Papierlose Genehmigungsprozesse und automatisierte HR-Abläufe

Mit Workflow Dynamic wurden die papiergebundenen Genehmigungsprozesse vollständig digitalisiert. Urlaubsanträge werden heute digital eingereicht, geprüft und automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet. Überschneidungen in der Urlaubsplanung werden frühzeitig erkannt, sodass ein separater Urlaubsplaner nicht mehr erforderlich ist.

Das VIP-Modul ergänzt die digitalen Prozesse durch automatisierte Klartext-E-Mail-Benachrichtigungen. Mitarbeitende und Verantwortliche werden beispielsweise über fehlende Buchungen, Resturlaub oder auffällige Arbeitszeitsalden informiert. Dadurch reduziert sich der manuelle Nachverfolgungsaufwand und die Transparenz im Arbeitsalltag steigt.

Zusätzlich automatisiert AIDA eAU Direkt den Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bei der gesetzlichen Krankenversicherung. Die Rückmeldungen der Krankenkassen stehen strukturiert im System zur Verfügung und unterstützen eine nachvollziehbare Weiterverarbeitung der Daten für die Entgeltabrechnung. Durch die barrierearme Benutzeroberfläche sowie die Nutzung über Terminal, Web und App lässt sich die Lösung flexibel in unterschiedlichen Arbeitsbereichen einsetzen.

Spürbare Entlastung für Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeitende

Mit der Einführung der digitalen Zeitwirtschaft und des AIDA Virtuelles Personalbüro® konnten zahlreiche Verwaltungsprozesse vereinfacht und automatisiert werden. Die Personalabteilung profitiert von einer deutlich geringeren manuellen Bearbeitung, papierlosen Genehmigungsworkflows sowie der automatisierten Übergabe lohnrelevanter Daten an DATEV Lodas. Auch die digitale Abfrage elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erfolgt direkt aus AIDA® heraus und unterstützt eine strukturierte Weiterverarbeitung.

Mitarbeitende und Führungskräfte erhalten jederzeit einen aktuellen Überblick über Arbeitszeiten, Zeitkonten und Resturlaub. Urlaubsanträge werden digital eingereicht und transparent bearbeitet. Mobile Buchungen per App ermöglichen eine zuverlässige Zeiterfassung auch außerhalb der Einrichtungen. Die barrierearme Benutzeroberfläche erleichtert dabei die Nutzung für unterschiedliche Anwendergruppen und trägt zu einer hohen Akzeptanz im Arbeitsalltag bei.

Kundenstimme

„Die papiergebundenen Prozesse gehören heute weitgehend der Vergangenheit an. Mitarbeitende und Führungskräfte haben jederzeit einen aktuellen Überblick über Arbeitszeiten, Resturlaub und Überstunden. Besonders bei der Abrechnung der Kurzarbeit aufgrund der Pandemielage in den Jahren 2020 und 2021 hat sich die digitale Zeitwirtschaft im Alltag deutlich bewährt.“

Anika Kruschel
Personalleitung, Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL)

Fazit: Digitale Zeitwirtschaft schafft Transparenz und entlastet den Arbeitsalltag

Mit der Einführung der AIDA® Zeitwirtschaft hat die Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL) ihre Personal- und Zeitwirtschaftsprozesse umfassend digitalisiert. Papiergebundene Abläufe wurden durch digitale Workflows ersetzt und die Transparenz im Arbeitsalltag nachhaltig verbessert.

Gerade in einer Organisation mit mehreren Außenstellen, mobilen Einsatzorten und unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen zeigt sich der Nutzen integrierter HR- und Zeitwirtschaftslösungen. Mitarbeitende und Führungskräfte profitieren von einer jederzeit verfügbaren Übersicht über Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Genehmigungsprozesse. Gleichzeitig wird die Personalabteilung durch automatisierte Abläufe und digitale Prozesse spürbar entlastet.

Ergänzend zur digitalen Zeitwirtschaft setzt die HEL auch AIDA Protect® für die digitale Zutrittssteuerung ihrer Gebäude ein. Damit werden Zutrittsrechte zentral verwaltet und Sicherheitsprozesse konsequent digital unterstützt.

Weitere Informationen

• AIDA® Zeitwirtschaft: https://www.aida-orga.de/
• Success Story: Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL)
  https://aida-orga.de/de/warum-aida-orga/erfolgsgeschichten/digitale-zeitwirtschaft-lebenshilfe-herzberg/
• Anwenderbericht als PDF herunterladen
  https://aida-orga.de/de/ressourcen/infopost/