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Ausgangssituation bei der Müller Logistik & Handel GmbH

Die fiktive Müller Logistik & Handel GmbH versorgt täglich Baumärkte, Fachhändler und regionale Standorte mit Werkzeugen, Maschinenzubehör und saisonalen Aktionsartikeln. Im Zentrallager durchlaufen die Waren mehrere Prozessschritte: vom Wareneingang über Prüfung und Einlagerung bis hin zur Kommissionierung und Bereitstellung für den Versand. Ausgeliefert wird sowohl mit eigenen Fahrzeugen als auch über externe Speditionen.

Ein besonders sensibler Bereich ist der Wareneingang. Werden beschädigte Kartons, eingedrückte Paletten oder auffällige Verpackungen angeliefert, erfolgt die Dokumentation bisher oft nur handschriftlich. Teilweise werden Fotos mit privaten Smartphones gemacht, teilweise gar nicht. Dadurch fehlt später häufig die eindeutige Verbindung zwischen Schaden, Lieferung, Lieferant und Packstück. Das erschwert Reklamationen und führt dazu, dass beschädigte Artikel nicht immer rechtzeitig aus dem Bestand entfernt werden.

Auch in der Kommissionierung entstehen Nachweislücken. Zwar zeigen Scan-Daten, dass bestimmte Artikel einem Auftrag zugeordnet wurden, sie belegen jedoch nicht den Zustand der Ware, die Verpackungsqualität oder die Reihenfolge beim Packen. Reklamiert ein Kunde später fehlende Ware oder Transportschäden, muss mühsam geprüft werden, ob der Fehler im Lager, beim Verladen oder erst während des Transports entstanden ist.

An der Verladerampe zeigt sich ein ähnliches Problem. Die Ladungssicherung wird zwar kontrolliert, aber nicht konsequent dokumentiert. Dadurch bleiben mögliche Schwachstellen wie fehlende Spanngurte, schlecht positionierte Paletten oder unzureichend gesicherte Rollcontainer manchmal unentdeckt. Kommt es später zu Schäden, entstehen zusätzliche Kosten durch Ersatzlieferungen, Gutschriften und erhöhten Bearbeitungsaufwand im Kundenservice.

Typische Probleme sind dabei:

• fehlende oder uneinheitliche Schadensnachweise
• unklare Zuordnung von Fotos zu Lieferungen oder Aufträgen
• hoher Aufwand bei Reklamationen
• fehlende Transparenz bei Verladung und Ladungssicherung
• verspätete Reaktion auf beschädigte Ware

COSYS Fotodokumentation als digitale Unterstützung

Die COSYS Fotodokumentation setzt genau an diesen Schwachstellen an. Die Lösung ermöglicht es, Fotos direkt im Prozess per App zu erfassen und sie automatisch mit den passenden Auftrags-, Liefer- oder Artikeldaten zu verknüpfen. So werden analoge Notizen und unstrukturierte Bildablagen durch eine zentrale digitale Dokumentation ersetzt.

Für die Müller Logistik & Handel GmbH bedeutet das beispielsweise: Beschädigte Packstücke werden bereits im Wareneingang fotografiert und mit relevanten Informationen wie Zeitpunkt und Standort dokumentiert. Dadurch können Schäden später besser nachvollzogen und gegenüber Lieferanten oder Dienstleistern belegt werden. Gleichzeitig lassen sich beschädigte Artikel eindeutig erfassen und Bestände entsprechend korrigieren.

Auch im Versand und Transport bietet die Lösung Vorteile. Nach dem Beladen kann die Ladefläche fotografiert werden, um den Zustand der Ladung und die Sicherung der Ware festzuhalten. Fahrer können Sendungsnummern scannen, den aktuellen Verladestatus prüfen und Fotos direkt an den COSYS WebDesk übertragen. So stehen alle relevanten Informationen zentral zur Verfügung.

Besonders hilfreich ist die zentrale Verwaltung im COSYS WebDesk. Dort können erfasste Bilder geprüft, bewertet und eindeutig den jeweiligen Vorgängen zugeordnet werden. Das sorgt für mehr Übersicht und reduziert den Aufwand bei späteren Rückfragen.

KI-Funktionen für schnellere und sicherere Prozesse

Ein zusätzlicher Mehrwert entsteht durch die KI-gestützten Funktionen der COSYS Fotodokumentation. Dazu zählen unter anderem Module für Ladungssicherung, Schadensmeldung, Palettenerfassung und Kleinteileerfassung.

Bei der KI-Ladungssicherung analysiert die Software ein Foto der beladenen Fläche und unterstützt bei der Bewertung, ob die Ware ausreichend gesichert wurde. Mögliche Mängel wie fehlende Spanngurte oder eine unzureichende form- oder kraftschlüssige Sicherung können dadurch schneller erkannt werden. Für ein Unternehmen wie die Müller Logistik & Handel GmbH ist das besonders wertvoll, weil Risiken bereits vor der Abfahrt sichtbar werden.

Die KI-Schadensmeldung unterstützt dabei, sichtbare Beschädigungen auf Bildern zu erkennen und die betroffenen Stellen zu lokalisieren. Daraus kann eine strukturierte Schadensbeschreibung entstehen. Das beschleunigt die Bearbeitung und sorgt für einheitlichere Reklamationsprozesse.

Auch bei der Kontrolle von Kleinteilen kann KI helfen. Anhand eines Fotos lassen sich beispielsweise enthaltene Teile, Mengen, Füllgrade oder Behältertypen erfassen beziehungsweise einschätzen. Das erleichtert Bestandskontrollen und spart Zeit bei wiederkehrenden Prüfprozessen.

Die wichtigsten Vorteile der KI-Funktionen sind:

• schnellere Erkennung von Schäden und Sicherungsmängeln
• weniger manuelle Eingaben
• einheitlichere Dokumentation
• bessere Nachvollziehbarkeit für Reklamation und Kundenservice
• effizientere Kontrolle von Beständen und Behältern

PPWR: Warum digitale Nachweise an Bedeutung gewinnen

Mit der neuen europäischen Verpackungsverordnung PPWR steigen die Anforderungen an Unternehmen im Umgang mit Verpackungen und Verpackungsabfällen. Die Verordnung ist am 11. Februar 2025 in Kraft getreten und gilt grundsätzlich ab dem 12. August 2026. Sie ersetzt die bisherige Verpackungsrichtlinie und betrifft Verpackungen, Mehrwegprozesse und Verpackungsabfälle.

Für Unternehmen wie die Müller Logistik & Handel GmbH bedeutet das: Verpackungszustände, Rücknahmen, Mehrwegbehälter und beschädigte Transportverpackungen müssen künftig noch besser nachvollziehbar sein. Wenn Paletten, Behälter oder wiederverwendbare Verpackungen beschädigt, falsch eingesetzt oder nicht ordnungsgemäß zurückgeführt werden, entstehen nicht nur operative Probleme. Auch fehlende Nachweise können zum Risiko werden.

Digitale Fotodokumentation unterstützt dabei, solche Prozesse sauber zu erfassen. Schäden, Rückgaben, Verpackungszustände und Warenbewegungen lassen sich direkt im Prozess dokumentieren und später zentral auswerten.

Fazit

Eine digitale Fotodokumentation macht Lager-, Logistik- und Transportprozesse deutlich transparenter. Statt uneinheitlicher Notizen, verstreuter Fotos und schwer nachvollziehbarer Reklamationen entstehen klare digitale Bildnachweise. COSYS kombiniert mobile Fotoerfassung, automatische Zuordnung, zentrale Verwaltung im WebDesk und KI-gestützte Funktionen zu einer Lösung, mit der Schäden, Ladungssicherung, Zustellungen und Bestände besser dokumentiert werden können.

Gerade durch steigende Anforderungen wie die PPWR wird eine strukturierte digitale Prozessdokumentation immer wichtiger. Sie hilft Unternehmen, effizienter zu arbeiten, Nachweise schneller bereitzustellen und Fehlerquellen entlang der gesamten Warenbewegung besser zu erkennen.