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Aushänge oder Mitteilungen im Amtsblatt sind ein bewährtes Mittel in der Verwaltung, um Bürgerinnen und Bürger zu erreichen, und dienen der Rechtswirksamkeit von öffentlichen Bekanntmachungen.

Das Leben der Bürgerinnen und Bürger spielt sich jedoch zunehmend im digitalen Raum ab. Johannes Kaiser, Projektleiter OpenR@thaus, betont: „Um Informationen heute effektiv zu vermitteln, braucht es digitale Lösungen – genau hier setzt das neue Modul OR-Zustellung an und bietet Verwaltungen die besten Voraussetzungen.“ 

Das neue Modul erlaubt die Kommunikation direkt aus dem Serviceportal, ohne das Bürgerinnen und Bürger vorab einen Antrag gestellt haben. Wichtige Informationen, Dokumente oder Hinweise erreichen die Nutzerinnen und Nutzer rechtssicher über den OpenR@thaus-Postkorb, ohne den klassischen Postweg nutzen zu müssen.

So können bspw.

• Newsletter zu bestimmten Themengebieten wie Kita-Anmeldung / Betreuungsverlängerung (optional mit sicherem Rückkanal)
• Ferienbetreuung / Ganztagsangebote
• Änderungen an Bebauungsplänen, Flächennutzungsplänen
• Nach Produktion der Wahlbenachrichtigungskarten oder -briefe werden diese an die Deutsche Post übergeben.
• Oder Umweltrechtliche Bekanntmachungen (z. B. Naturschutz, Emissionsrichtlinien) 
• Befristete Bewilligungen (z. B. Erinnerung an Verlängerungsanträge Grundsicherung, Hilfe zum Lebensunterhalt, Wohngeld) 
• Befristete Ausweise, Erlaubnisse & Genehmigungen (z. B. Bewohnerparkausweis, Jagdschein, Gewerbeerlaubnisse)

für einzelne oder auch eine Vielzahl von Bürgerinnen und Bürgern relevant sein. 

Newsletter-Funktion und  sicherer Rückkanal 

Die OR-Zustellung unterstützt newsletterähnliche Funktionen, optional mit sicherem Rückkanal. Dadurch können Verwaltungen gezielt informieren und gleichzeitig digitale Rückmeldungen von Bürgerinnen und Bürgern erhalten – direkt über das Serviceportal. Die Anmeldung zu den Infor- mationen erfolgt durch die Nutzenden direkt im Serviceportal.

Erinnerungsfunktionen für Fristen und Dokumente

Perspektivisch wird auch eine Erinnerungsfunktion implementiert. Damit können Bürgerinnen und Bürger rechtzeitig auf befristete Bewilligungen (z. B. Wohngeld, Grundsicherung) oder befristete Ausweise und Genehmigungen (z. B. Jagdschein, Bewohnerparkausweis, Gewerbeerlaubnisse) hingewiesen werden. Mit nur einem Klick erhalten sie digitale Erinnerungen – Fristen werden zuverlässig eingehalten.

Erweiterungen durch Schnittstellen

Doch nicht nur aus dem Bürgerportal heraus kann OR-Zustellung aktiviert werden. Durch Schnittstellen zu Drittsystemen können weitere Funktionen freigeschaltet werden:

• Versandsysteme wie ICOM / ITEBO-Outputmanagement ermöglichen die digitale  Zustellung von Dokumenten statt per Post.  
• Fachverfahren können direkt angebunden werden, sodass Dokumente und Erinnerungen automatisiert aus den Systemen bereitgestellt werden. 

Vorteile für Serviceportal und OZG-Umsetzung 

„Die OR-Zustellung stärkt die digitale Bürgerinformation im Serviceportal und unterstützt Verwaltungen bei der OZG-konformen Umsetzung von Online-Diensten. Sie spart Zeit, reduziert den Papieraufwand und verbessert die Bürgerzufriedenheit durch klare, sichere Kommunikation“, ist Johannes Kaiser, überzeugt.

Was wir mitnehmen

• OR-Zustellung bietet proaktive, sichere und medienbruchfreie Kommunikation in Richtung der Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen
• Optionaler sicherer Rückkanal