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Fallkonstellation 1: Absage

Bei einer Absage sollten Bewerbungs- und Screeningunterlagen grundsätzlich zeitnah gelöscht werden. Zur Beweissicherung – insbesondere im Hinblick auf mögliche Klagen nach dem Gleichstellungsgesetz (GlG) – ist es in der Praxis üblich, die Unterlagen für rund drei Monate aufzubewahren. Danach greift die definierte Löschroutine. Eine längere Aufbewahrung bedarf einer besonderen Rechtfertigung.

Fallkonstellation 2: Talent Pool

Die Aufnahme eines Kandidaten in einen Talent Pool ist nur mit dessen klarer, aktiver und befristeter Einwilligung zulässig. Diese Einwilligung gilt nicht unbegrenzt: Empfohlen werden klare Speicherfristen von 12 bis 24 Monaten. Nach Ablauf der Frist muss entweder eine erneute Einwilligung eingeholt oder die Daten müssen gelöscht werden. Ein automatisierter Reminder-Prozess ist Best Practice.

Fallkonstellation 3: Einstellung

Bei einer erfolgreichen Einstellung werden die relevanten Teile des Background Checks in das Personaldossier überführt. Eine sofortige Löschung aller übrigen Screening-Daten ist aus Beweisgründen oft nicht empfehlenswert, sollte aber nach einer angemessenen Aufbewahrungsfrist systematisch erfolgen. Eine konsequente Löschroutine muss auch hier gelebt werden.

Praktische Umsetzung: Was eine Löschroutine leisten muss

Eine DSG-konforme Löschroutine umfasst die Definition von Aufbewahrungsfristen je Datenkategorie, automatisierte Lösch- oder Sperr-Trigger im Bewerbermanagementsystem, Nachweismöglichkeit der Löschung für Revisionen sowie die regelmässige Schulung der HR-Mitarbeitenden. Unternehmen, die hier Lücken haben, setzen sich nicht nur Bussgeldrisiken aus, sondern gefährden auch das Vertrauen von Bewerberinnen und Bewerbern.