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Die Veranstaltungsbranche ist ein bedeutender Wirtschaftsfaktor in Deutschland: Rund 1,5 Millionen Menschen arbeiten in diesem Bereich, der jährlich etwa 130 Milliarden Euro umsetzt. Gleichzeitig zählt er zu den besonders klimasensiblen Branchen. Extremwetter kann Veranstaltungen gefährden oder kurzfristig zum Abbruch zwingen. Auch Infrastrukturprobleme, etwa bei der Anreise oder in Lieferketten, können Veranstaltungen beeinträchtigen.

„Die Eventbranche ist wirtschaftlich sehr bedeutend, steht aber beim Thema Klimaanpassung noch am Anfang. Die Branche ist sich der zunehmenden Wetterextreme zwar bewusst, konkrete Anpassungsstrategien werden bislang jedoch nur vereinzelt umgesetzt“, sagt Prof. Dr. Kai Michael Griese, Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Marketingmanagement, an der Hochschule Osnabrück. „Viele Maßnahmen werden erst ergriffen, wenn bereits Schäden entstanden sind. Unser Projekt zeigt, wie sich Risiken frühzeitig erkennen und systematisch in die Planung integrieren lassen.“

Prof. Dr. Kim Werner leitet gemeinsam mit Griese das Projekt. Die Professorin für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Veranstaltungsmanagement, an der Hochschule Osnabrück erläutert: „Unser Ziel war es nicht nur, auf Risiken aufmerksam zu machen, sondern konkrete Lösungen zu entwickeln, die Veranstalter*innen direkt nutzen können. Dazu gehören beispielsweise Handlungsempfehlungen für den Schutz vor Extremwetter sowie Checklisten für klimaangepasste Veranstaltungen.“

Praxisbeispiel: Historischer Markt Bad Essen

Als Fallbeispiel diente der Historische Markt in der Bad Essen, der jährlich mehr als 50.000 Besuchende anzieht. Interviews, Befragungen und Workshops mit Veranstalter*innen, Ausstellenden, Technikdienstleistende und Besuchenden zeigten dem Forschungsteam, welche Risiken besonders relevant sind. Prof. Dr. Martin Franz, Professor für Humangeographie an der Universität Osnabrück, betont: „Während Hitze für Mitarbeitende eine große Belastung darstellt, werden Starkregen und Sturm vor allem als Gefahr für Infrastruktur und Besuchende wahrgenommen.“ In Befragungen gaben 55 Prozent der Ausstellenden an, Windböen oder Sturm als größtes Risiko zu sehen. Gleichzeitig hatten bislang nur rund ein Drittel der Stände bereits konkrete Schutzmaßnahmen umgesetzt.

„Die Ergebnisse zeigen uns, dass viele Risiken relativ einfach reduziert werden können – etwa durch einfache Schutzmaßnahmen, aber auch durch klare Zuständigkeiten und eine bessere Kommunikation“, sagt Werner. „Entscheidend ist, dass Klimaanpassung frühzeitig Teil der Veranstaltungsplanung wird.“

Handlungsempfehlungen für klimaangepasste Veranstaltungen

Timo Natemeyer, Bürgermeister der Gemeinde Bad Essen, freut sich sehr über die Handlungsempfehlungen: „Für unsere Gemeinde ist sehr deutlich geworden, wie wichtig eine systematische Risikoanalyse für Veranstaltungen auf kommunaler Ebene ist. Durch die Zusammenarbeit mit der Hochschule und der Universität haben wir viele neue Perspektiven auf mögliche Gefahren und Anpassungsmaßnahmen gewonnen – etwa bei Infrastruktur, Kommunikation oder Krisenmanagement.“

Auf Basis der Forschungsergebnisse hat das Projektteam eine Webseite für klimaangepasste Veranstaltungen entwickelt. Unter www.klima-event.de finden Veranstaltende unter anderem detaillierte Maßnahmen zur Minimierung von Extremwetterrisiken bei der Eventplanung und Umsetzung sowie Checklisten für Hitze, Sturm und Starkregen inklusive konkreter Schwellenwerte und Warnstufen, Tipps für Risikoanalysen sowie Empfehlungen für ein gutes Krisenmanagement.

Grundlage für zukünftige virtuelle Planspiele

Das Forschungsprojekt „KlimaEvent“ wurde für drei Jahre vom Bundesministerium für Umwelt, Klimaschutz, Naturschutz und nukleare Sicherheit mit insgesamt rund 122.000 Euro gefördert. Neben der Hochschule Osnabrück, der Universität Osnabrück und der Gemeinde Bad Essen waren auch das GCB German Convention Bureau e.V., der Landkreis Osnabrück sowie das Regionalmanagement Wittlager Land weitere Kooperationspartner.

Einig sind sich alle, dass die Arbeit weitergeführt werden soll: In einem Anschlussprojekt wird der Historische Markt in Bad Essen als virtuelle Umgebung nachgebildet, um Risiken und Anpassungsmaßnahmen künftig auch in Simulationen und Planspielen zu testen.