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Einleitung

Im modernen Einzelhandel stellt die rechtssichere Dokumentation der Bestandsaufnahme eine komplexe Herausforderung dar. Manuelle Listen oder ungeschützte Tabellenkalkulationen erfüllen oft nicht die strengen Anforderungen der GoBD an die Unveränderbarkeit und Rückverfolgbarkeit von Daten, was bei Betriebsprüfungen zu folgenschweren Beanstandungen führen kann.

Revisionssichere Bestandsaufnahme mit COSYS

Der COSYS Inventurservice transformiert die operative Zählung in einen digitalisierten, auditsicheren Prozess. Durch den Einsatz mobiler Applikationen werden Daten direkt am Ort des Geschehens erfasst und sicher an das zentrale Backend, den COSYS WebDesk, übertragen.

• Integrität der Daten: Jeder Scanvorgang wird mit einem präzisen Zeitstempel, der Benutzer-ID und der entsprechenden Stellplatz- oder Filialzuordnung indexiert.
• Unveränderbarkeit nach GoBD: Einmal abgeschlossene Inventurdaten verbleiben im WebDesk als „Single Source of Truth“. Änderungen sind durch das System-Logging lückenlos nachvollziehbar.
• Audit-Zugriff (Z1 bis Z3): Das System unterstützt die gesetzlichen Zugriffstufen durch dedizierte Benutzerrollen. Wirtschaftsprüfer können so Daten direkt im System validieren oder über standardisierte Formate exportieren.
• Zentrale Archivierung: Der WebDesk ermöglicht eine strukturierte Datenspeicherung, die Unternehmen dabei unterstützt, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren sicher einzuhalten.

Die Stärke der COSYS-Lösung liegt in der Kombination aus robuster Hardware von Marktführern wie Zebra oder Honeywell und einer leistungsfähigen Middleware-Architektur. Dies gewährleistet eine konsistente Datenübertragung an ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder weclapp, sodass die physische Realität im Lager exakt mit den buchhalterischen Datensätzen übereinstimmt.

Geschäftlicher Nutzen und Compliance-Vorteile

Die Implementierung eines digitalen Inventurmanagements bietet messbare strategische Vorteile:

• Rechtssicherheit: Technische Unterstützung der vollständigen Konformität mit den GoBD.
• Transparenz: Identifikation von Bestandsdifferenzen und Schwundquellen durch Business Intelligence und Dashboards.
• Kosteneffizienz: Signifikante Reduktion des Zeitaufwands für die Prüfung durch sofort verfügbare Exportformate wie PDF, CSV oder XML.

Fazit

Eine rechtssichere Inventur erfordert mehr als präzise Zählwerte; sie verlangt eine inalterbare Dokumentationskette. COSYS bietet hierfür ein schlüsselfertiges Ökosystem, das operative Effizienz mit juristischer Belastbarkeit verbindet.

Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie unsere revisionssichere Inventursoftware Ihre Compliance-Prozesse absichern kann. Für einen ersten Praxistest steht zudem eine kostenlose Demo-App im Google Play Store und Apple App Store bereit.