Inventur & Compliance: Revisionssichere Datenhaltung, Datensicherung und Historien Management
Die Inventur ist nicht nur ein gesetzlicher Pflichtprozess, sondern ein compliance-relevanter Kernbestandteil der ordnungsgemäßen Unternehmensführung. Unsichere Datenerfassung oder lückenhafte Änderungshistorien können die DSGVO- und GoBD-Konformität gefährden. COSYS bietet ein integriertes Inventur-Ökosystem, das den Datenlebenszyklus technisch absichert – von der mobilen Erfassung per App bis zur revisionskonformen Bereitstellung im WebDesk.
Inventurdaten als Compliance-Risiko
Die Einhaltung regulatorischer Vorgaben wie DSGVO und GoBD ist für Unternehmen im DACH-Raum geschäftskritisch. Während der Inventur entstehen prozessrelevante Bewegungsdaten, deren Integrität und Nachvollziehbarkeit prüfbar sein müssen. Manuelle Listen oder ungesicherte Exporte stellen ein erhebliches Haftungsrisiko dar. Eine revisionssichere Inventur erfordert daher eine digitale Prozesskette, die Medienbrüche konsequent eliminiert.
Ganzheitlicher Ansatz: COSYS als technologischer Partner
COSYS Ident GmbH bietet eine Plattform, die Daten schützt und Compliance-Anforderungen technisch unterstützt.
Säule 1: Sichere Datenhaltung und Datenschutz (DSGVO)
Die Basis ist der kontrollierte Speicherort mit flexiblen Betriebsmodellen:
- Cloud: Betrieb in zertifizierten deutschen Rechenzentren für hohe Datensicherheit und Unterstützung der DSGVO-Konformität. COSYS übernimmt im Cloud-Modell das Hosting und Management der Anwendung inklusive automatischer Backups.
- On-Premise: Lokale Installation in der kundeneigenen Infrastruktur für volle Souveränität über alle Inventurdaten.
Säule 2: Datensicherung und Historien-Management (GoBD)
Für die Unterstützung der GoBD-Anforderungen stellt COSYS sicher, dass alle Bewegungsdaten vollständig protokolliert werden:
- Transparente Protokollierung: Jede Erfassung wird mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Geräte-ID im WebDesk revisionskonform gespeichert.
- Rollen- und Rechtemanagement: Schutz vor unbefugten Zugriffen und Änderungen durch eine granulare Zuweisung von Nutzerrechten.
- Historien-Management: Lückenlose Dokumentation aller Bestandsänderungen für den SOLL-IST-Abgleich.
- Prüfberichte: Export auditierbarer Berichte für Betriebsprüfer direkt aus dem zentralen WebDesk.
Säule 3: Die operative Umsetzung
Der Compliance-Prozess wird durch die Kombination von spezialisierter Hardware und modularer Software realisiert:
- Vorkonfigurierte Hardware: Einsatz robuster MDE-Geräte wie dem Zebra TC22/TC27, die per 2D-Scan-Engine Daten schnell und präzise erfassen.
- Hybrider Datenfluss: Die Inventur-App ermöglicht durch Online-/Offline-Funktionalität eine unterbrechungsfreie Erfassung, was die Datenintegrität auch ohne Funkverbindung sichert.
- ERP-Middleware: Nahtlose bidirektionale Anbindung an Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder weclapp für einen direkten Datenaustausch ohne manuelle Fehlerquellen.
- Verschlüsselte Übertragung: Sicherung der Kommunikationswege zwischen Mobilgerät und WebDesk durch moderne Verschlüsselungsstandards.
Fazit
Inventur und Compliance sind untrennbar verbunden. Nur eine lückenlose digitale Kette gewährleistet die erforderliche Rechtssicherheit. Die Lösungen von COSYS vereinen Datensicherheit mit operativer Effizienz und schaffen eine verlässliche Datenbasis für Ihr Unternehmen.
Möchten Sie erfahren, wie COSYS eine revisionssichere Inventur für Sie technisch realisiert? Nutzen Sie unsere unverbindliche Beratung oder testen Sie die kostenlose Demo-App der COSYS Inventur Software im Google Play Store oder Apple App Store.
Über die Cosys Ident GmbH
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
Ansprechpartner:
Vertrieb
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E-Mail: vertrieb@cosys.de
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