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Herausforderungen durch externe Zähldienste

Die jährliche Inventur stellt für den Einzelhandel eine erhebliche operative Belastung dar. Viele Unternehmen lagern diese Aufgabe an externe Dienstleister aus, um personelle Engpässe zu überbrücken. Dieser Ansatz kann jedoch problematisch sein: Die Weitergabe sensibler Bestands- und Finanzdaten an Dritte birgt Datenschutz- und Compliance-Risiken.

Zudem fehlt externen Kräften häufig die spezifische Sortiments- und Lagerkenntnis, was zu Zählfehlern und falschen Bestandsbuchungen führt. Das Resultat sind Nacharbeiten, unklare Differenzen und ein Mehraufwand für die Verwaltung.

Interne Inventur mit digitaler Unterstützung

Die Alternative ist, die Inventur mit eigenem Personal durchzuführen und dieses mit moderner Technologie zu unterstützen. Mitarbeitende kennen das Sortiment, die Lagerstruktur und die typischen Herausforderungen ihrer Filiale. Diese Fachkenntnis ist wertvoll, stößt aber bei papierbasierten Prozessen schnell an Grenzen.

Hier setzt der COSYS Inventurservice an. Die Lösung verbindet die Stärken interner Teams mit der Effizienz digitaler Systeme und ermöglicht eine eigenständige, sichere und präzise Bestandsaufnahme. Sämtliche Daten bleiben im Unternehmen, das Hosting erfolgt DSGVO-konform auf deutschen Servern.

Digitale Erfassung auf MDE-Geräten oder Smartphones

Die intuitive COSYS Inventursoftware läuft auf robusten MDE-Geräten oder auf firmeneigenen Smartphones (Android und iOS). Eine klare Benutzeroberfläche führt das Personal durch jeden Schritt der Erfassung, wodurch Schulungszeiten minimal bleiben.

Artikel werden per Barcodescan erfasst, die Daten werden automatisch validiert und in Echtzeit oder offline sicher gespeichert. Dadurch lassen sich Fehlerquellen und doppelte Eingaben zuverlässig vermeiden.

Kontrolle und Transparenz durch den COSYS WebDesk

Der entscheidende Vorteil entsteht durch die Anbindung an den COSYS WebDesk, das zentrale Backend-System zur Steuerung und Auswertung der Inventur.

• Live-Monitoring: Inventurleiter verfolgen den Zählfortschritt in Echtzeit.
• Technischer Support: Das COSYS-Team unterstützt Kunden aktiv vor und während der Inventur, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. So werden mögliche Probleme sofort erkannt und gelöst, bevor sie den Prozess beeinträchtigen.
• Digitale Rückverfolgbarkeit: Jede Buchung wird mit Zeitstempel und Mitarbeiterkennung revisionssicher dokumentiert.
• Sofortiger Soll-Ist-Vergleich: Abweichungen werden direkt angezeigt und können sofort korrigiert werden.
• Volle Datenhoheit: Keine Weitergabe sensibler Bestandsdaten an externe Dienstleister.

Durch diese digitale und betreute Unterstützung behalten Händler die Kontrolle über jeden Schritt des Prozesses und erhöhen gleichzeitig die Datenqualität und Betriebssicherheit.

Nahtlose ERP-Integration für konsistente Daten

Ein weiterer Vorteil des COSYS Inventurservice ist die einfache Anbindung an bestehende ERP- oder Warenwirtschaftssysteme. Über standardisierte Schnittstellen (z. B. CSV, XML oder WebService API) werden alle Zähldaten medienbruchfrei in Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, Sage oder proALPHA übertragen.

Diese Integration sorgt dafür, dass Inventurergebnisse direkt in der zentralen Unternehmensdatenbank vorliegen, ohne manuelle Nacharbeit. Der automatisierte Datenaustausch erhöht die Transparenz und gewährleistet eine konsistente Bestandsbasis für nachgelagerte Prozesse wie Nachbestellung, Bewertung oder Bilanzierung.

Business Impact: Effizienz, Sicherheit und Datenhoheit

Die Kombination aus interner Fachkenntnis, technischer Unterstützung, ERP-Integration und digitaler Technologie macht die Inventur effizienter, sicherer und wirtschaftlicher. Händler vermeiden Outsourcing-Kosten, minimieren Compliance-Risiken und erhalten eine präzise Datengrundlage für Bilanz und Warenwirtschaft.

Zudem stärkt die interne Durchführung das Verantwortungsgefühl der Mitarbeitenden und schafft Vertrauen in die eigenen Prozesse.

Fazit: Präzise Inventur in eigenen Händen

Der COSYS Inventurservice kombiniert die Erfahrung der Mitarbeiter mit der Sicherheit und Geschwindigkeit digitaler Erfassung. Unternehmen behalten die volle Kontrolle über ihre Daten, profitieren von technischer Unterstützung, nahtloser ERP-Integration und steigern die Effizienz und Qualität ihrer Bilanzen nachhaltig.

Testen Sie die COSYS Inventursoftware Demo App im Google Play Store oder Apple App Store und erleben Sie, wie einfach und präzise eine digitale Inventur im Einzelhandel durchgeführt werden kann. Vereinbaren Sie außerdem eine unverbindliche Beratung, um Ihre nächste Inventur effizient und datensicher zu gestalten.