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Mit dem am 30.10.2024 in Kraft getretenen Bürokratieentlastungsgesetz IV sind über 70 Gesetze geändert worden. Darunter das Nachweisgesetz, sodass seit der Änderung die Textform als Alternative zur Schriftform beispielsweise die digitale Vereinbarung von Arbeitsverträgen ermöglicht. Elternzeitanträge können per E-Mail gestellt werden und Arbeitgeber müssen ihrer Aushangpflicht für das Arbeitszeitgesetz nicht mehr am schwarzen Brett nachkommen, sondern können dafür ein digitales Intranet nutzen. Südwesttextil hatte die Änderungen bereits im Vorfeld mit einem Positionspapier gefordert und begrüßt diese Schritte explizit. Bis zur vollständigen Digitalisierung von Personalakten müssen allerdings weitere gesetzliche Regelungen angepasst werden.

Praktika, Befristungen, auflösende Bedingungen und Wettbewerbsverbote: Wo die Schriftform aktuell noch erforderlich ist

Für bestimmte Vertragsarten besteht allerdings weiterhin das sogenannte Schriftformerfordernis. Das heißt, die entsprechende Vereinbarung muss ausgedruckt, unterschrieben und in Papierform ausgehändigt werden. Dazu zählen Praktika, die nicht dem Mindestlohn unterliegen oder befristete Arbeitsverhältnisse. Ebenso ist die Schriftform erforderlich, wenn ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot oder auflösende Bedingungen verankert werden sollen. Auflösende Bedingungen spielen in der Arbeitsvertragspraxis eine Rolle, und zwar insbesondere für den Fall des Bezugs einer dauerhaften und vollen Erwerbsminderungsrente. Hier wird regelmäßig vereinbart, dass das Arbeitsverhältnis automatisch mit dem Bezug dieser Rente beendet wird. Eine derartige auflösende Bedingung wird in der arbeitsvertraglichen Praxis in aller Regel neben der Regelung vereinbart, dass das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze endet. Für die Befristung der Regelaltersgrenze sowie für diesbezügliche Hinausschiebensvereinbarungen ist die Textform im Arbeitsvertrag zulässig. Für die auflösenden Bedingungen wiederum noch nicht, weshalb in der Konsequenz die meisten Arbeitsverträge nach wie vor in Schriftform abgeschlossen werden müssen.

Doppelaufwand für Digitalisierungswillige: Schriftformerfordernis bleibt Hindernis für digitale Personalakten

Für die Schriftformerfordernisse oben genannter Verträge gibt es keine nachvollziehbaren und sachgemäßen Gründe. Lediglich bei schwerwiegenden Erklärungen wie zum Beispiel bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen ist die Schriftform auch vor dem Hintergrund eines rechtssicheren Zugangs der Kündigung nachvollziehbar. Die gelebte Praxis in Unternehmen zeigt aber, dass etwaige Originale in Papierform nach Vertragsabschluss nicht mehr in physischer Form verwendet werden. Die technischen Möglichkeiten zur nachweisbaren Übermittlung eines Dokuments in Textform sind heute gegeben und verbreitet. Im Jahr 2025 entspricht es der Norm, dass Dokumente digital beispielsweise per E-Mail zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer übermittelt werden. Südwesttextil-Hauptgeschäftsführerin Edina Brenner fasst zusammen: „Bei der Gestaltung von Arbeitsverhältnissen ist aktuell noch an einigen entscheidenden Stellen die Schriftform vorgeschrieben, weshalb Personalakten – entgegen den technischen Möglichkeiten und der papierlosen, digitalen Praxis – nicht durchgängig digitalisiert werden können. Die unterschiedlichen Formerfordernisse führen aktuell dazu, dass Personalakten doppelt geführt werden. Wir fordern die Bundesregierung daher auf, die Textformmöglichkeit zu erweitern und den Bedürfnissen einer digitalen Welt anzupassen.“

Südwesttextil hat diese Möglichkeiten sowie konkrete Formulierungsvorschläge ausführlich formuliert. Das Positionspapier finden Sie hier.