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Die Ausgangslage war komplex: fragmentierte Systeme, manuelle Qualifikationen und eine heterogene Kommunikation mit den Lieferanten erschwerten die Steuerung. Um das zu ändern, entschied sich Festool für die Einführung von SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP) und SAP Business Network Supply Chain Collaboration (SCC). Ausschlaggebend waren unter anderem die tiefe Integration mit SAP S/4HANA sowie die Skalierbarkeit der Plattformen. Als Implementierungspartner wurde apsolut beauftragt –aufgrund der ausgewiesenen SAP Ariba-Expertise, der Erfahrung mit komplexen Projekten im industriellen Umfeld sowie der Fähigkeit, technische Exzellenz mit pragmatischer Umsetzungskompetenz zu verbinden. Im direkten Vergleich mit anderen Dienstleistern hebt Felix Leister apsolut besonders hervor: „Ich vergebe neun von zehn Punkten – apsolut gehört für mich klar zu den besten fünf Prozent aller Beratungserfahrungen, die wir gemacht haben.“

Im Mittelpunkt des Projekts stand zunächst die Abbildung der Vendor-Managed-Inventory-Prozesse (VMI) im SCC-Modul. Die Lieferanten erhalten nun täglich aktualisierte Bedarfs- und Lagerinformationen, was eine deutlich höhere Versorgungssicherheit ermöglicht. Parallel wurde mit SAP Ariba SLP ein digitaler Qualifizierungsprozess etabliert, der strukturierte Lieferantendaten und automatische Übergaben an das ERP-System ermöglicht. Bislang wurden rund 150 Lieferanten erfolgreich über SLP qualifiziert, etwa 40 davon zusätzlich in SCC für die operative Zusammenarbeit eingebunden.

Eine zentrale Herausforderung lag in der Integration der Prozesse zur Abwicklung von Konsignationslagerbeständen – insbesondere bei der sauberen Abbildung individueller Bedarfslogiken und Anzeigeformate. Diese Anforderungen wurden durch vorausschauende Projektplanung und intensive Abstimmungen mit apsolut erfolgreich gelöst. Auch das Lieferanten-Onboarding wurde systematisch organisiert: durch individuelle Schulungen konnte sichergestellt werden, dass die Nutzer:innen auf Lieferantenseite effizient mit dem System arbeiten können. Parallel wurde auch auf interner Seite ein begleitendes Change Management etabliert, um Anwender:innen im Einkauf gezielt mit den neuen Prozessen vertraut zu machen. Der laufende Supportaufwand liegt derzeit bei unter einer Stunde pro Woche.

Die Effekte sind klar messbar: Die Zusammenarbeit mit den Lieferanten ist strukturierter, Informationen sind tagesaktuell verfügbar, und Prozesse laufen medienbruchfrei ab. Zudem wurde durch die engere Lieferantenanbindung ein Beitrag zum strategischen Risikomanagement geleistet – insbesondere durch die Ausweitung und gezielte Steuerung des Lieferantenpools. Die operative Effizienz wurde gesteigert, während der Einkauf gleichzeitig mehr Freiraum für strategische Aufgaben erhält.

Felix Leister, Global Process Owner im Einkauf, fasst zusammen: „Früher kamen Informationen per Mail oder Telefon. Heute ist alles im System – zuverlässig, strukturiert und jederzeit verfügbar. Die Zusammenarbeit mit apsolut war dabei ein echter Erfolgsfaktor: technisch stark, klar strukturiert und auf Augenhöhe.“

Festool plant, die Digitalisierung seiner Einkaufsprozesse weiter voranzutreiben – mit dem Ziel, sowohl operative als auch strategische Beschaffungsprozesse in einer integrierten Plattform abzubilden. Module wie SAP Ariba Sourcing werden aktuell evaluiert. Mit der heutigen Lösung wurde eine verlässliche und zukunftsfähige Basis geschaffen, auf der sich weitere Entwicklungsschritte aufbauen lassen.