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„Ich musste manuell prüfen, ob bestehende Verträge die neuen BAIT-Vorgaben erfüllen – das war extrem zeitaufwendig und fehleranfällig. Bei der letzten Prüfung fehlten wichtige Nachweise.“

– Auslagerungsbeauftragte, Bank

Herausforderung

Die BAIT-Vorgaben für Verträge im Auslagerungsmanagement konkretisieren die Anforderungen der MaRisk und des KWG (§§ 25a, 25b) für IT-bezogene Auslagerungen. Sie gelten ohne Übergangsfrist für alle Banken in Deutschland und betreffen insbesondere folgende vertragliche Aspekte:

1. Risikobewertung vor Vertragsabschluss
   Jede Auslagerung muss auf Basis einer Risikoanalyse bewertet werden – auch während der Laufzeit
2. Vertragliche Mindestinhalte bei wesentlichen Auslagerungen
   Laut MaRisk AT 9 Tz. 7 müssen Verträge u. a. enthalten:
   • Leistungsbeschreibung: klar, eindeutig, detailliert
   • Informations- und Prüfungsrechte: für das Institut, die BaFin und externe Prüfer
   • Weisungsrechte: „soweit erforderlich“, z. B. bei kritischen Leistungen
   • Regelungen zur Weiterverlagerung: Zustimmungsvorbehalte und Transparenzpflichten 
3. Standortangaben und Datenverarbeitung
   Der Vertrag muss den Ort der Leistungserbringung und Datenverarbeitung benennen. Standortwechsel sind meldepflichtig 
4. Sicherheitsanforderungen
   Zugriffsrechte, Zutrittsregelungen und Schutzmaßnahmen für sensible Daten müssen vertraglich geregelt sein 
5. Auslagerungsregister & Auslagerungsbeauftragter
   Alle Verträge müssen in einem Auslagerungsregister dokumentiert werden. Ein Auslagerungsbeauftragter muss jährlich berichten 
6. Besonderheiten bei Softwareverträgen
   Software, die für Risikoidentifikation oder bankgeschäftliche Aufgaben wesentlich ist, fällt unter die Auslagerungsdefinition – auch wenn es sich um Projekt- oder Pflegeverträge handelt 

Die Lösung musste bestehende Verträge automatisch auf neue regulatorische Anforderungen prüfen, Änderungen überwachen und Compliance-relevante Inhalte zentral darstellen – idealerweise mit einem Dashboard, Klauselprüfung und Exportfunktion.
„Wir brauchen ein System, das regulatorische Änderungen erkennt und sofort zeigt, wo Handlungsbedarf besteht – ohne manuelle Listen.“

✅ Lösung mit LEGANTA®

LEGANTA® wurde als Compliance-Assistenzsystem für das Auslagerungsmanagement eingeführt:

• Automatisierte Klauselklassifikation zur Erkennung regulatorisch relevanter Inhalte (z. B. BAIT, MaRisk, EBA-Guidelines)
• Compliance-Dashboard mit Statusanzeige, Änderungsmonitoring und Handlungsempfehlungen
• Automatische Prüfung bestehender Verträge gegen neue regulatorische Anforderungen
• Exportfunktion für Prüfberichte, Nachweisdokumente und Gap-Analysen
• Schnelle Inbetriebnahme: Erste BAIT-relevante Prüfungen nach 10 Tagen verfügbar

Ergebnis / Wirkung

• 100 % Transparenz über regulatorische Anforderungen und deren Erfüllung
• Reduktion manueller Prüfaufwände um 85 %
• Schnelle Reaktion auf neue Vorgaben durch automatisiertes Änderungsmonitoring
• Schneller ROI: Erste Zeit- und Qualitätsgewinne bereits im ersten Quartal
• Erweiterbarkeit für ESG-Vorgaben, Lieferkettengesetz und Outsourcing-Register

Eingesetzte LEGANTA®-Module

• ✅ Auslagerungen
• ✅ 360 Corporate Core
• ✅ 360 Corporate Intelligence
• Weitere LEGANTA® Module können auf der LEGANTA® Plattform ohne Medienbrüche und ohne Doppeleingaben hinzugefügt werden.

Kundenstimme

„Mit LEGANTA® prüfen wir regulatorische Anforderungen endlich automatisiert – und sind bei BAIT-Änderungen sofort handlungsfähig. Die Einführung war schnell, der Nutzen sofort sichtbar und die Beratung durch SBC Systems war hervorragend.“
– Auslagerungsbeauftragte, Bank

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