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Mit der COSYS Postverteilungssoftware lassen sich diese Übergänge digital dokumentieren. Annahme, Zuordnung, Transport und Empfang werden zu einer zusammenhängenden Sendungshistorie. Dadurch können Poststelle, Transportdienst und Fachbereiche auf derselben Datengrundlage arbeiten und Rückfragen gezielt klären.

Spitallogistik braucht eindeutige Übergabepunkte

Eine Lieferung kann innerhalb eines Spitals mehrere organisatorische Grenzen überschreiten: vom Empfang zur Poststelle, von dort zum Transportdienst und schliesslich zur zuständigen Station. Bei Spitalgruppen kommt die Weiterleitung zwischen Standorten hinzu. Jede Übernahme sollte deshalb erkennen lassen, welche Sendung weitergegeben wurde und wohin sie als Nächstes gelangen soll.

Die digitale Empfängerzuordnung verbindet eine Sendung mit dem vorgesehenen Gebäude, Bereich oder Ansprechpartner. Auch Materiallieferungen und Laborproben können als Sendungen erfasst und bis zur dokumentierten Übergabe verfolgt werden. So bleibt der interne Weg unabhängig davon nachvollziehbar, ob ein Paket von aussen eintrifft oder eine Sendung innerhalb des Spitals entsteht.

Touren übernehmen, statt Informationen nachzutragen

Wenn Mitarbeitende mehrere Sendungen für eine interne Tour mitnehmen, sollte deren Übernahme direkt erfasst werden. Andernfalls zeigt die zentrale Übersicht weiterhin den bisherigen Ablageort, obwohl die Lieferung bereits unterwegs ist. Das führt zu unnötigen Suchanfragen bei der Poststelle.

Mobile Scans mit Smartphone oder MDE-Gerät halten die vorgesehenen Bearbeitungsschritte dort fest, wo sie stattfinden. In einer bereitgestellten Webanwendung (WebDesk) lassen sich die Daten dann zentral prüfen. Die Poststelle erkennt den letzten gebuchten Status, während der Transportdienst seine Übernahmen und Übergaben dokumentiert. COSYS unterstützt damit einen Informationsfluss, der dem tatsächlichen Sendungsweg folgt.

Healthcare-Geräte erleichtern die Erfassung im Spitalalltag

Für die mobile Dokumentation zählt neben der Software auch die Eignung des Geräts. Wird ein MDE-Gerät in unterschiedlichen Spitalbereichen eingesetzt, sind Reinigung und einfache Bedienung wichtige Auswahlkriterien.

Das Zebra HC20 wurde beispielsweise für das Gesundheitswesen konzipiert. Sein Gehäuse ist für regelmässige Desinfektion ausgelegt, das Display lässt sich auch mit dünnen Handschuhen bedienen. Mitarbeitende können damit Sendungen erfassen, ohne für die Eingabe ihre Handschuhe ablegen zu müssen. Die Geräteauswahl sollte sich daran orientieren, welche Bereiche und Arbeitsschritte die internen Transportteams tatsächlich abdecken.

Unklare Adressen und Verpackungsschäden früh festhalten

Fehlt auf einem Etikett eine eindeutige Empfängerangabe, sollte die Zuordnung vor dem Weitertransport geklärt werden. OCR kann gedruckte Adressinformationen auslesen und die Erfassung unterstützen. Der Abgleich mit hinterlegten Stammdaten hilft dabei, erkannte Angaben dem passenden Zielort zuzuweisen. Mehrdeutige Bezeichnungen benötigen weiterhin eine Prüfung.

Bei auffälligen Verpackungen ergänzt die Fotodokumentation den Annahmescan. Wird etwa eine beschädigte Kartonecke unmittelbar fotografiert und der Sendung zugeordnet, lässt sich der Zustand später besser einordnen. Das ist besonders hilfreich, wenn zwischen Annahme und Empfang mehrere Teams beteiligt sind. Die Aufnahme konzentriert sich auf die relevante Verpackung.

Smart Locker verbinden Lieferung und selbstständige Abholung

Nicht jede Sendung muss persönlich auf einer Station übergeben werden. Für geeignete Arbeitsmittel, IT-Geräte oder Pakete kann ein Smart Locker einen zentralen Abholpunkt schaffen. Das entlastet die Ausgabe insbesondere dann, wenn Dienstzeiten und interne Liefertouren zeitlich nicht zusammenpassen.

COSYS Smart Locker dokumentieren Einlagerung und Entnahme. Die berechtigte Person erhält eine Benachrichtigung und holt ihre Sendung innerhalb der vorgesehenen Zugriffszeiten ab. Für das Spital lässt sich damit ein klarer Prozessabschluss organisieren. Entscheidend ist ein Standort, der für die vorgesehenen Teams gut erreichbar ist und sich sinnvoll in deren tägliche Wege einfügt.

Liegezeiten gezielt vom Transportaufwand unterscheiden

Eine lange interne Laufzeit bedeutet nicht automatisch, dass der Transport zu langsam ist. Eine Sendung kann bereits vor der nächsten Tour warten oder nach ihrer Bereitstellung längere Zeit nicht abgeholt werden. Diese Unterschiede werden erst sichtbar, wenn die entsprechenden Prozessschritte einheitlich erfasst sind.

Business Intelligence (BI) und Prozessdatenanalyse (PDA) können die dokumentierten Zeitpunkte auswerten. Spitäler erhalten dadurch Anhaltspunkte, ob beispielsweise Touren häufiger fahren oder Ausgabezeiten angepasst werden sollten. Statt den gesamten Ablauf pauschal zu verändern, können Verantwortliche dort ansetzen, wo die erfassten Daten konkrete Verzögerungen zeigen.

Fazit

Eine verlässliche Sendungsverteilung im Spital braucht durchgängige Informationen über alle beteiligten Stellen hinweg. Die COSYS Postverteilungssoftware verbindet mobile Erfassung und zentrale Übersicht, während Fotodokumentation und Smart Locker passende Übergabeprozesse ergänzen. So können Spitäler und Spitalgruppen einzelne Lieferungen nachvollziehen und anhand der erfassten Prozessdaten erkennen, wo sich ihre internen Abläufe gezielt verbessern lassen.

Tipp:

Beziehen Sie die mobilen Geräte in die Organisation der Sendungsverteilung ein. Mit dem COSYS Mobile Device Management (MDM) lassen sich Smartphones und MDE-Geräte zentral verwalten und bei technischen Problemen aus der Ferne unterstützen – auch wenn sie an unterschiedlichen Spitalstandorten eingesetzt werden.