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Wie sich dieser Aufwand durch automatisiertes IT-Monitoring verringern lässt, zeigt das Beispiel der efko Frischfrucht & Delikatessen GmbH. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Eferding verarbeitet und veredelt Obst und Gemüse und bezeichnet sich als Österreichs größtes Unternehmen in diesem Bereich. Die Unternehmensgeschichte reicht bis 1941 zurück.

Manuelle Kontrollen banden wertvolle Arbeitszeit

Vor der Einführung von WOTAN Monitoring setzte die IT-Abteilung von efko eine Software ein, die lediglich einen Teil der erforderlichen Überwachung automatisierte. Wiederkehrende Aufgaben und monatliche Systemchecks mussten deshalb mit hohem manuellem Aufwand durchgeführt werden.

Nach dem Auslaufen der bestehenden Lizenz suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die mehr Komponenten einbeziehen, Informationen übersichtlich darstellen und sich flexibel an die vorhandene Infrastruktur anpassen ließ. Die Entscheidung fiel auf WOTAN Monitoring.

Der Ausgangspunkt war damit typisch für viele mittelständische Unternehmen: Die IT-Infrastruktur wächst, gleichzeitig fehlt eine durchgängige Sicht auf Systeme, Zustände und Auffälligkeiten. Ohne zentrale Überwachung müssen Administratorinnen und Administratoren Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammentragen. Das kostet Zeit und erschwert es, Risiken frühzeitig zu erkennen.

Systemchecks zu 50 Prozent automatisiert

Durch die Einführung von WOTAN Monitoring konnte efko einen wesentlichen Teil der regelmäßig anfallenden Kontrollen automatisieren. Nach Angaben von IT-Administratorin Christina Mitter werden die monatlichen Systemchecks inzwischen zu 50 Prozent automatisch durchgeführt. Dadurch gewinnt sie nach eigener Aussage rund einen halben Arbeitstag für andere Aufgaben.

Die Zeitersparnis ist dabei nicht nur ein organisatorischer Vorteil. Werden wiederkehrende Prüfungen automatisiert, kann sich die IT-Abteilung stärker auf Analyse, Optimierung und die Weiterentwicklung ihrer Systeme konzentrieren. Zugleich sinkt das Risiko, dass relevante Veränderungen oder Auffälligkeiten zwischen zwei manuellen Kontrollen unentdeckt bleiben.

Von Netzwerkkomponenten bis zum Serverraum

Bei efko beschränkt sich das Monitoring nicht auf klassische Server- und Netzwerkdaten. Es werden unter anderem folgende Komponenten und Bereiche überwacht:

• Netzwerkkomponenten und File-Server
• SQL-Server
• Stromversorgung
• Temperatursensoren im Serverraum
• technische Komponenten wie Türöffner

Damit entsteht ein Gesamtbild, das sowohl die digitale Infrastruktur als auch relevante Umgebungsbedingungen berücksichtigt. Gerade Temperatur- oder Stromversorgungsprobleme können erhebliche Auswirkungen auf den IT-Betrieb haben, obwohl sie außerhalb der eigentlichen Softwarelandschaft entstehen.

WOTAN Monitoring ist grundsätzlich für die Überwachung von Anwendungen, Datenbanken, Hardware, Betriebssystemen, Netzwerkdiensten und Webservices ausgelegt. Die Lösung verbindet technisches Monitoring mit Alarmierung, Berichten und der Historisierung von Messwerten.

Priorisierte Meldungen statt Alarmflut

Ein Monitoring-System schafft nur dann einen Mehrwert, wenn die erfassten Informationen für die Verantwortlichen auch nutzbar bleiben. Zu viele ungewichtete Meldungen können dazu führen, dass wichtige Warnungen in der Masse untergehen.

Bei efko werden Auffälligkeiten deshalb nach ihrer Dringlichkeit behandelt. Christina Mitter erhält Benachrichtigungen per E-Mail und bei dringenden Ereignissen zusätzlich per SMS. Die Meldungen werden priorisiert, damit die IT-Abteilung nicht mit einer Vielzahl gleichwertiger Hinweise konfrontiert wird.

„Die Meldungen werden nach Wichtigkeit priorisiert, so wird man auch nicht von Fehlermeldungen überhäuft.“

Diese Abstufung ist entscheidend: Ein informativer Hinweis erfordert eine andere Reaktion als eine Störung, die einen geschäftskritischen Prozess beeinträchtigen könnte. Durch definierte Benachrichtigungs- und Eskalationswege lässt sich festlegen, wer bei welchem Ereignis über welchen Kanal informiert wird.

Dashboards machen IT-Leistung sichtbar

Neben der automatisierten Überwachung spielen personalisierte Dashboards eine zentrale Rolle. Sie stellen technische Zustände und Zusammenhänge so dar, dass unterschiedliche Nutzergruppen gezielt auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können.

Bei efko werden IT-Services, Applikationen sowie Hard- und Software über zentrale Ansichten abgebildet. Historische Auswertungen, Statusberichte und Trendberichte sind abrufbar und liefern Daten für die Analyse der IT-Umgebung.

Dadurch verändert sich die Rolle des Monitorings: Es dient nicht mehr ausschließlich dazu, einen aktuellen Fehler zu erkennen. Historische Daten helfen auch dabei, Entwicklungen nachzuvollziehen, wiederkehrende Probleme zu identifizieren und Entscheidungen auf eine belastbare Grundlage zu stellen.

Flexibilität für eine wachsende Infrastruktur

IT-Landschaften bleiben nicht statisch. Neue Geräte, Anwendungen, Standorte oder Geschäftsprozesse müssen in bestehende Überwachungsstrukturen aufgenommen werden können. Für efko war deshalb auch die Anpassungsfähigkeit der Lösung relevant.

Monitoring als Grundlage für einen effizienteren IT-Betrieb

Das Beispiel efko zeigt, dass der Nutzen von Monitoring nicht allein in der Erkennung technischer Ausfälle liegt. Entscheidend ist die Verbindung mehrerer Funktionen:

Automatisierte Prüfungen reduzieren wiederkehrende manuelle Arbeiten. Zentrale Dashboards schaffen Transparenz. Priorisierte Benachrichtigungen unterstützen eine gezielte Reaktion. Historische Berichte liefern Grundlagen für Analysen und Verbesserungen.

Für IT-Abteilungen entsteht dadurch mehr Zeit für Aufgaben, die über die reine Kontrolle des laufenden Betriebs hinausgehen. Monitoring wird so vom technischen Kontrollinstrument zu einer Grundlage für strukturierte, nachvollziehbare und kontinuierlich verbesserte IT-Prozesse.