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• In vielen EU-Ländern müssen Sie E-Rechnungen mindestens 8 Jahre lang aufbewahren. Einige Arten von Transaktionen erfordern eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 30 Jahren.
• Sie müssen archivierte E-Rechnungen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg lesbar, authentisch und unverändert halten.
• Um E-Rechnungen ordnungsgemäß zu archivieren, benötigen Sie die richtige technische Infrastruktur und klare, dokumentierte Compliance-Prozesse.
• Die Nutzung einer cloudbasierten Archivierung erleichtert die Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen Ländern und trägt dazu bei, die langfristigen Speicherkosten zu senken.
• Die Bereitschaft für ein Audit (Betriebsprüfung) hängt davon ab, wie schnell Sie die korrekte E-Rechnung im geforderten Format finden und bereitstellen können.

Finanzbehörden werden nicht darauf warten, dass Sie Ihr Archiv organisieren. Wenn Sie eine Prüfungsanfrage erhalten, müssen Sie E-Rechnungen aus den vergangenen Jahren vorlegen, die lesbar und authentisch sind und eine lückenlose Integrität aufweisen. Die Aufbewahrungsfristen sind oft länger, als vielen Finanzteams bewusst ist.

Was „langfristig“ für die Aufbewahrung von E-Rechnungen tatsächlich bedeutet

In vielen EU-Ländern beträgt die Mindestaufbewahrungsfrist acht Jahre. In Mexiko und einigen LATAM-Märkten müssen Sie CFDI-E-Rechnungen für mindestens fünf Jahre aufbewahren. Bestimmte Transaktionen, wie sie beispielsweise Immobilien oder langfristige Verträge betreffen, können eine längere Aufbewahrung der Unterlagen erfordern. Prüfen Sie stets die lokalen Vorschriften für Ihre spezifischen Transaktionen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Transaktion stattgefunden hat, und nicht mit dem Datum des Versands der E-Rechnung. Wenn Sie beispielsweise eine E-Rechnung im Januar 2024 ausstellen, müssen Sie diese unter Umständen bis Ende 2031 oder länger abrufbar halten.

Sie müssen die genauen Anforderungen für Ihr Land kennen. Dies ist der erste Schritt zu einer rechtskonformen Archivierung von E-Rechnungen.

Die vier Säulen eines rechtskonformen E-Rechnungs-Archivsystems

Die Regulierungsbehörden achten darauf, wie E-Rechnungen gespeichert werden, und nicht nur darauf, ob Sie diese besitzen. In der EU und den meisten anderen Märkten hängt eine rechtskonforme Archivierung von vier Hauptanforderungen ab:

• Authentizität bedeutet, dass Sie nachweisen müssen, dass die E-Rechnung tatsächlich vom Aussteller stammt. Dies geschieht in der Regel durch qualifizierte elektronische Signaturen oder den EDI-Austausch, die einen eindeutigen Audit-Trail (Prüfpfad) bieten.
• Integrität bedeutet, dass der Inhalt der E-Rechnung seit der Ausstellung nicht verändert wurde. Jede Manipulation, selbst eine unbeabsichtigte, kann eine archivierte E-Rechnung für steuerliche Zwecke ungültig machen.
• Lesbarkeit bedeutet, dass die E-Rechnung für den gesamten Aufbewahrungszeitraum für Menschen lesbar bleiben muss. Ihr Archivformat sollte auch in 10 oder 20 Jahren noch funktionieren. Vermeiden Sie daher Formate, die von Software abhängen, die in Zukunft möglicherweise nicht mehr verfügbar ist.
• Barrierefreiheit (Zugänglichkeit) ist der vierte Schlüsselpunkt. Sie müssen in der Lage sein, archivierte E-Rechnungen schnell abzurufen, wenn eine Finanzbehörde diese anfordert.

Warum Ihr ERP-System nicht ausreicht

Viele Unternehmen glauben, dass ihre Buchhaltungssoftware die Archivierung übernimmt. Das tut sie nicht – zumindest nicht in der Weise, wie es die Regulierungsbehörden erwarten.

ERP-Systeme speichern Daten für den täglichen Betrieb, aber nicht immer in einem Format, das den gesetzlichen oder revisionssicheren Standards entspricht. Das von Ihnen verwendete Format ist wichtiger, als viele denken. PDF/A wird allgemein für die menschenlesbare Archivierung akzeptiert. Strukturierte Formate wie XML, die in Peppol, ZUGFeRD, Factur-X und KSeF verwendet werden, sind häufig für die maschinenlesbare Speicherung erforderlich. In einigen Ländern müssen Sie beide Formate zusammen aufbewahren.

Cloudbasierte Archivierungsplattformen, die speziell für die Aufbewahrung von E-Rechnungen entwickelt wurden, können Formate automatisch konvertieren, Signaturen validieren und E-Rechnungen für den einfachen Abruf organisieren. Sie machen es zudem erheblich einfacher, die Vorschriften in mehreren Ländern gleichzeitig zu erfüllen.

Länderspezifische Regeln, die Sie nicht ignorieren dürfen

Die Aufbewahrungsregeln variieren von Land zu Land, und diese Unterschiede sind von entscheidender Bedeutung.

• In Deutschland müssen E-Rechnungen nach einer Verkürzung der Aufbewahrungsfrist, die im Juli 2025 in Kraft getreten ist, für 8 Jahre in einem unveränderten, maschinenlesbaren Format aufbewahrt werden. Das schrittweise eingeführte B2B-E-Invoicing-Mandat in Deutschland, das ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen vollumfänglich gilt, macht es umso ratsamer, Ihre Archivierungsstruktur schon jetzt richtig aufzustellen. Sehen Sie sich den vollständigen Zeitplan für die B2B-E-Rechnung in Deutschland an.
• In Frankreich müssen E-Rechnungen für 10 Jahre archiviert werden. Das hybride Factur-X-Format muss sowohl seine PDF- als auch seine eingebetteten XML-Komponenten behalten. Eine Reduzierung auf ein einfacheres Format aus Gründen der Speicherbequemlichkeit birgt das Risiko der Non-Compliance.
• In Italien durchlaufen alle E-Rechnungen die SDI-Plattform, bevor sie den Empfänger erreichen. Sowohl das ausstellende als auch das empfangende Unternehmen haben unabhängige Archivierungspflichten. Jedes Unternehmen muss seine eigene Kopie im Rahmen der conservazione sostitutiva aufbewahren, was digitale Signaturen, Zeitstempel und ein dokumentiertes Handbuch zur Aufbewahrung (Manuale di Conservazione) erfordert.
• Polens KSeF-Plattform wurde im Februar 2026 für große Steuerzahler und im April 2026 für alle anderen Umsatzsteuer-registrierten Unternehmen verpflichtend und zentralisiert die Speicherung von E-Rechnungen auf nationaler Ebene. Die Archivierungspflichten für E-Rechnungen, die vor diesen Terminen ausgestellt wurden, bleiben in Kraft und laufen parallel. Für E-Rechnungen, die über KSeF ausgestellt werden, übernimmt die Plattform die Archivierung im Namen der Steuerzahler, sodass für diese Dokumente kein separates Archiv mehr geführt werden muss.

Wie Sie ein Archiv aufbauen, das jeder Betriebsprüfung standhält

Bereit für eine Betriebsprüfung zu sein, geht über die reine Speicherung von E-Rechnungen hinaus. Sie müssen in der Lage sein, eine bestimmte E-Rechnung im richtigen Format und mit allen Details innerhalb von Minuten zu finden, wenn Sie darum gebeten werden.

Ihr E-Rechnungs-Archivsystem sollte über eine solide Indexierungsstruktur verfügen, damit Sie nach Datum, Lieferant, Rechnungsnummer oder Transaktionstyp suchen können. Es benötigt außerdem Zugriffskontrollen für den Abruf, und Sie sollten nachweisen und protokollieren können, wie auf die E-Rechnungen zugegriffen wird.

Testen Sie Ihr Archiv jetzt. Wählen Sie eine zufällige E-Rechnung von vor fünf Jahren und prüfen Sie, ob Sie diese in weniger als fünf Minuten finden können. Wenn Ihnen das nicht gelingt, haben Sie eine Lücke in Ihrer Audit-Bereitschaft, die behoben werden sollte, bevor eine Behörde darauf aufmerksam wird.

Wenn Sie in neue Märkte expandieren oder sich auf eine neue E-Invoicing-Regelung vorbereiten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Ihre Archivierungsstruktur zu überprüfen.

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr aktuelles Setup den Anforderungen entspricht? Sprechen Sie mit dem Comarch E-Invoicing-Team, bevor die Frist abläuft.