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Wenn IT-Abteilungen an Logistik scheitern

Die Ausgabe von Laptops, Monitoren, Dockingstations oder Ersatzgeräten ist in vielen Unternehmen nicht standardisiert. Mitarbeitende erscheinen unangekündigt beim Helpdesk, Geräte werden manuell übergeben und Dokumentation erfolgt, wenn überhaupt, nachträglich. Wer welches Gerät erhalten hat, wie lange es genutzt wird oder wann es zurückgegeben werden muss, ist oft unklar.

Gerade in der Schweiz, wo flexible Arbeitsmodelle, Homeoffice und hohe Qualitätsansprüche zum Alltag gehören, entstehen dadurch echte Risiken. Geräte verschwinden im Umlauf, Ersatzhardware ist nicht verfügbar und die IT verliert den Überblick. Gleichzeitig leidet die Servicequalität, weil sich Fachkräfte mit Ausgabetätigkeiten beschäftigen müssen statt mit strategischen IT-Aufgaben.

Smart Locker als Self-Service-Ausgabestelle für IT-Equipment

COSYS transformiert die IT-Logistik grundlegend durch den Einsatz von Smart Lockern. Laptops, Zubehör oder Ersatzgeräte werden sicher in elektronischen Fächern hinterlegt. Mitarbeitende erhalten automatisch eine Benachrichtigung, sobald ihr Gerät zur Abholung bereitliegt. Die Ausgabe erfolgt zeitunabhängig, ohne persönlichen Kontakt und ohne Helpdesk-Stau.

Der Zugriff ist klar geregelt und sicher. Nur berechtigte Personen können das jeweilige Fach öffnen. Damit wird die IT-Equipment-Ausgabe planbar, kontrolliert und hochgradig effizient. Für Mitarbeitende bedeutet das sofortige Verfügbarkeit, für die IT eine massive Entlastung.

Automatische Benachrichtigung statt Tickets und Nachfragen

Ein zentraler Vorteil der COSYS Lösung ist die automatische Kommunikation. Sobald ein Gerät im Smart Locker bereitgestellt wird, informiert das System den Mitarbeitenden per Benachrichtigung. Rückfragen, Erinnerungen oder manuelle Terminabstimmungen entfallen vollständig.

Auch Rückgaben lassen sich abbilden. Mitarbeitende erhalten Hinweise zur Rückgabe von Leihgeräten oder Ersatzhardware. Die IT behält jederzeit die Kontrolle über den Gerätefluss, ohne ständig eingreifen zu müssen. Das reduziert Ticketvolumen, verkürzt Durchlaufzeiten und erhöht die Zufriedenheit aller Beteiligten.

COSYS IBT als Rückgrat der IT-Logistik

Im Hintergrund sorgt die COSYS IBT Software für die vollständige Steuerung und Transparenz aller Bewegungen. Jedes Gerät wird digital erfasst und eindeutig einem Prozess zugeordnet. Ausgabe, Abholung, Rückgabe und Umlagerung sind jederzeit nachvollziehbar.

Die IT-Logistik wird damit zu einem klar strukturierten Materialfluss. Geräte blockieren keine Arbeitsplätze mehr und verschwinden nicht im Umlauf. Stattdessen entsteht ein transparenter Kreislauf, der sich skalieren lässt, egal ob für einzelne Standorte oder komplexe Konzernstrukturen.

PDA-Mehrwert für Transparenz und Steuerung

Über die Process Data Analysis liefert COSYS entscheidende Kennzahlen für die IT-Steuerung. Abholzeiten zeigen, wie schnell Geräte tatsächlich genutzt werden. Verweildauer macht sichtbar, wie lange Hardware im Umlauf bleibt. Der Geräteumschlag gibt Aufschluss darüber, ob ausreichend oder zu viel Ersatzhardware vorgehalten wird.

Diese Daten ermöglichen erstmals eine fundierte Optimierung der IT-Logistik. Engpässe lassen sich frühzeitig erkennen, Investitionen besser planen und Prozesse kontinuierlich verbessern. Die IT gewinnt Steuerungshoheit zurück und agiert datenbasiert statt reaktiv.

Praxisnaher Anwendungsfall aus dem Unternehmensalltag

Ein Schweizer Unternehmen mit mehreren Standorten stattet regelmäßig neue Mitarbeitende aus und stellt Ersatzgeräte für den Support bereit. Früher führte das zu täglichen Unterbrechungen im Helpdesk und unklaren Gerätebeständen. Mit COSYS Smart Locker und IBT Software werden Laptops und Zubehör zentral bereitgestellt. Mitarbeitende holen ihre Geräte selbstständig ab, die IT behält den Überblick und Supportanfragen gehen deutlich zurück. Die Produktivität steigt, ohne zusätzliches Personal.

IT-Logistik neu gedacht mit COSYS

COSYS macht aus der IT-Equipment-Ausgabe einen professionellen Self-Service-Prozess. Smart Locker, automatische Benachrichtigungen und die COSYS IBT Software sorgen für Entlastung, Transparenz und messbare Effizienzgewinne. IT-Abteilungen gewinnen Zeit für strategische Aufgaben, Mitarbeitende profitieren von schneller Verfügbarkeit und Unternehmen von klar kontrollierten Geräteflüssen.

Gut zu wissen: COSYS stellt kostenlose Demo-Apps zur Verfügung. Unternehmen können die IT-Equipment-Ausgabe mit der COSYS IBT Software unverbindlich testen und erleben, wie moderne IT-Logistik ohne Helpdesk-Stau funktioniert.