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„Datenschutz ist nur dann möglich, wenn Prozesse, Systeme, Datenflüsse und Zugriffsrechte klar erfasst, dokumentiert, nachvollziehbar und überwacht sind. Nur wenn ich weiß, welche Daten wo liegen, kann ein wirksamer Datenschutz gewährleistet werden“, so Ghirardini.

Präventiver Datenschutz statt Krisenreaktion

Meldepflichtige Datenschutzvorfälle entstehen nicht nur durch gezielte Angriffe, sondern auch durch fehlende Übersicht, unklare Zuständigkeiten und Unachtsamkeit. Genau hier setzt präventiver Datenschutz an: durch Transparenz über kritische Systeme und digitale Geschäftsprozesse, frühzeitige Erkennung von Auffälligkeiten und klar definierte Eskalationsprozesse.

Monitoring spielt dabei eine zentrale Rolle. Es schafft die Grundlage, um zu erkennen:

• welche Systeme sensible Daten verarbeiten,
• wer Zugriff auf diese Daten hat,
• ob Konfigurationen, Berechtigungen und Prozesse dem definierten Soll-Zustand entsprechen.

„Prävention ist besser als Reaktion“, so Ghirardini. „Nur wenn sensible Daten nachvollziehbar dokumentiert sind, können sie geschützt und damit meldepflichtige Incidents vermieden werden.“

Dokumentation als Fundament des Datenschutzes

Ein ernstgemeinter Datenschutz setzt eine resiliente, dokumentierte IT-Landschaft voraus. Automatisierte Dokumentation etwa zu Systemzuständen, Zugriffen, Änderungen und Vorfällen ist dabei kein Selbstzweck, sondern ein zentrales Element zur Nachvollziehbarkeit und Compliance.

Was nicht erfasst, nicht definiert und nicht dokumentiert ist, kann weder abgesichert noch geschützt werden. Ohne strukturierte Prozesse der Datenerfassung, der Zuständigkeiten, der Dokumentation und des Monitorings bleibt Datenschutz ein theoretisches Konstrukt.

Struktur statt Reaktion: der BizResilient-Cycle

Als Orientierungsrahmen für stabile IT und digitale Geschäftsprozesse verweist Ghirardini auf den BizResilient-Cycle. Das Framework verbindet IT-Qualität, Monitoring, Eskalationsmanagement und dokumentierte Prozesse zu einem durchgängigen Ansatz für Resilienz und Compliance.

„Resilienz entsteht nicht durch schnelle Reaktion im Ernstfall, sondern durch Struktur im Alltag“, erklärt Ghirardini. „IT darf keine Schwachstelle sein, sondern muss Stärke werden – für den Datenschutz, für die Organisation und für das Vertrauen von Kunden und Partnern.“

Zitat zur freien Verwendung

„Datenschutz beginnt mit Transparenz und der Frage: Weiß ich überhaupt, welche Systeme welche Daten verarbeiten – und wer darauf zugreifen kann? IT darf keine Schwachstelle sein, sondern muss Stärke werden.“

Philipp Ghirardini, Geschäftsführer WOTAN Monitoring | GH-Informatik GmbH