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In Zusammenarbeit mit noventum entstand in kurzer Zeit eine Plattform, die ein zentrales Dokumentenmanagement ermöglicht, die interne Kommunikation strukturiert und die heterogene Nutzerlandschaft der Kammer konsequent mitdenkt. 

Ausgangssituation: Informationsvielfalt ohne Struktur

Als zentrale Interessenvertretung für rund 13.000 Handwerksbetriebe in Südwestfalen vereint die Handwerkskammer Südwestfalen sowohl eine moderne Verwaltung als auch ein umfassendes Berufsbildungszentrum, das bbz Arnsberg. Diese Organisationsstruktur stellte besondere Anforderungen an die interne Kommunikation, denn während sich die Verwaltungsmitarbeitenden bereits souverän im Microsoft-365-Umfeld bewegten, waren viele Mitarbeitende des Berufsbildungszentrums diesbezüglich bislang kaum digital eingebunden.

In der Realität bedeutete das: Kommunikation über E-Mails, Dateifreigaben per Fileserver und Abstimmungen per Telefon. Ein hoher Aufwand, redundante Dokumentenversionen und fehlende Transparenz im Informationsfluss.

Vom Erstkontakt zur strukturierten Projektaufnahme

Das Projekt begann im Rahmen eines Anforderungsworkshops und konnte so konkretisiert werden. Das Projekt wurde in zwei Sprints umgesetzt: Im ersten Sprint übernahm Kai Gräwe die federführende Leitung, das Change-Management sowie die technische Verantwortung. Im zweiten Sprint moderierte Eilin Mersch, Projektmanagerin bei noventum, das Projekt und Fatih Kavuncu fungierte als technischer Ansprechpartner. Beide begleiteten gemeinsam als Berater und Umsetzungspartner die Handwerkskammer Südwestfalen. Das Projektteam der HWK bildeten IT-Leiter Florian Fröhlich, HR-Referentin Julia Schrade, Christin Schmitz aus der Abteilung „Marketing & Kommunikation“ und als Teil der Geschäftsleitung Fabian Bräutigam. Diese Vertreter:innen aus IT, Personal, Marketing, Geschäftsführung sowie dem Personalrat definierten gemeinsam mit den Berater:innen von noventum erste Anforderungen an die SharePoint-Integration. Die Vorgehensweise basierte auf agilen Prinzipien: Es wurden User Stories entwickelt, Personas erstellt und ein gemeinsames Zielbild für die neue Plattform skizziert – unter Berücksichtigung der heterogenen Nutzergruppen innerhalb der Organisation. Dabei, so Eilin Mersch, Projektmanagerin bei noventum, habe „die echte Bereitschaft des HWK-Teams, sich auf Veränderung einzulassen – offen, konstruktiv und mit dem festen Ziel, ein Intranet für alle zu schaffen – das Projekt getragen und wesentlich zum schnellen und erfolgreichen Go-live beigetragen.“

Projektansatz: Beteiligung auf Augenhöhe

Das Projekt wurde intern durch ein Team aus drei zentralen Funktionen begleitet: Florian Fröhlich (IT-Leitung), Julia Schrade (Personalbereich) und Christin Schmitz (Marketing & Kommunikation) übernahmen in Abstimmung mit der Geschäftsführung operative Verantwortung für die Umsetzung. Sie koordinierten die Projektkommunikation, beteiligten sich an der inhaltlichen Gestaltung und unterstützten die Einführung des neuen Systems in den verschiedenen Organisationseinheiten.

Zur systematischen Einbindung der Mitarbeitenden wurden Personas entwickelt, die unterschiedlichen Erfahrungs- und Kenntnisstände im Umgang mit digitalen Werkzeugen abbildeten. Von routinierten Verwaltungsmitarbeitenden bis zu handwerklich geprägten Berufsgruppen im Bildungszentrum. Die Ergebnisse dienten als Grundlage, um Anforderungen realistisch zu erfassen und zielgruppengerecht umzusetzen.

Interne Umsetzung, Rollenklarheit und strukturelle Verankerung des Change-Prozesses

Ein zentraler Erfolgsfaktor war die frühzeitige Einbindung sogenannter Key User. Diese wurden aus unterschiedlichen Bereichen der Handwerkskammer ausgewählt und über beide Projektphasen hinweg intensiv begleitet. So konnte eine dezentrale Verantwortungsstruktur aufgebaut werden: Die Key User sollten als erste Ansprechpersonen im jeweiligen Fachbereich fungieren, Fragen klären und einfache redaktionelle Aufgaben selbstständig übernehmen können. Damit wurde eine wichtige Basis geschaffen, um das neue Intranet langfristig in der Organisation zu verankern. Nicht nur als IT-Projekt, sondern auch als gemeinschaftliches System für die interne Unternehmenskommunikation.

Im Rahmen mehrerer individueller Sessions wurden die Key User durch das Beraterteam von noventum geschult, direkt am System. Dabei standen nicht nur technische Funktionen im Fokus, sondern auch typische Anwendungsfälle aus dem jeweiligen Arbeitsumfeld. Diese praxisnahe Herangehensweise half, Berührungsängste abzubauen und das Vertrauen in das neue System zu stärken.

Zur Orientierung für die redaktionelle Arbeit entwickelte noventum in Abstimmung mit der HWK ein standardisiertes Seiten-Template, das als gestalterischer und funktionaler Rahmen für alle Intranet-Bereiche dient. Die Vorlage wurde auf Basis konkreter Kundenbeispiele vorgestellt – teils aus dem sogenannten noventum-Showroom, teils aus eigenen Projekten. Das Projektteam der HWK konnte so direkt auf bewährte Layouts und Navigationsstrukturen zurückgreifen, die anschließend im Design leicht angepasst und auf die eigene Corporate Identity abgestimmt wurden.

„Mit dem neuen Intranet haben wir einen zentralen Kommunikationskanal geschaffen, der unsere Arbeitsprozesse spürbar verbessert. Besonders die enge, agile und professionelle Zusammenarbeit mit noventum und das Engagement unserer internen Projektgruppe haben dieses Ergebnis erst möglich gemacht.“

Fabian Bräutigam

Stellvertretender Hauptgeschäftsführer Handwerkskammer Südwestfalen

Technologischer Ausbau im zweiten Projektabschnitt

Im Anschluss an den erfolgreichen Go-live wurde das Projekt in einem zweiten Sprint fortgeführt. Im Fokus stand dabei die Erweiterung des Intranets und die Integration eines KI-basierten Chatbots, der Fragen wie:

– „Wo finde ich die Sicherheitsunterweisung?“
– „Wer ist Ansprechperson für Datenschutz?“

…automatisch beantworten kann, inklusive direkter Verlinkung auf die entsprechende Seite im SharePoint-System. Gleichzeitig wurden technische Anleitungen erstellt, damit Mitarbeitende die Plattform dauerhaft selbstständig pflegen können.

Technische Umsetzung und Innovationen zusammengefasst auf einen Blick

Im Rahmen des Projekts entstanden:

– Bereichsbezogene Intranet-Seiten mit einheitlichen Templates
– Ein zentraler Newsbereich für aktuelle Informationen
– Strukturierte Dokumentenbibliotheken mit Metadaten
– Ein KI-gestützter Chatbot, der Mitarbeitende bei der Navigation im System unterstützt, Fragen beantwortet und relevante Inhalte direkt verlinkt
– Schulungsunterlagen und technische Anleitungen zur eigenständigen Pflege durch Key User

Das Intranet wurde unter dem Namen „Kam.IN“ eingeführt. Ein kreatives Wortspiel aus „Kammer-Intranet“, „Come in“ und „Kamin“, das über einen internen Namenswettbewerb entwickelt und per Video-Kommunikation vorgestellt wurde.

Ergebnisse: Effizient, einheitlich, zukunftsfähig

Die Handwerkskammer schaltete das Intranet bereits fünf Wochen nach Projektstart live und von den Organisationseinheiten positiv aufgenommen. Im Rahmen von zwei Go-live-Veranstaltungen wurde die Lösung sowohl im Verwaltungsbereich als auch im Berufsbildungszentrum feierlich präsentiert.

   Kam.IN bringt seither spürbare Vorteile:
– Deutlich reduzierte E-Mail-Kommunikation
– Klare, einheitliche Informationsstrukturen
– Hohe Benutzerfreundlichkeit durch Wiedererkennungseffekte
– Selbstverantwortung der Fachbereiche für Inhalte
– Innovationskraft durch Integration von KI-Elementen

Das Intranet ist heute zentrale Informationsquelle, Arbeitsinstrument und für die HWK als auch für uns Ausdruck einer modernen Organisationskultur. Genutzt von der gesamten Belegschaft.

Fazit: Digitalisierung mit Substanz und Haltung

Die HWK Südwestfalen zeigt, wie Digitalisierung in einer traditionsreichen Institution gelingen kann. Mit Kam.IN ist ein modernes Intranet entstanden, das Prozesse vereinfacht und eine neue Kommunikationskultur etabliert. Der Erfolg des Projekts liegt nicht allein in der Technik, sondern vor allem im partizipativen Vorgehen, dem klaren Projektmanagement und dem Engagement der Mitarbeitenden.
noventum durfte diesen Weg begleiten – mit Know-how, Innovationskraft und dem Anspruch, Veränderung nachhaltig zu gestalten auf Augenhöhe.

HWK Südwestfalen – Zahlen & Fakten

Die Handwerkskammer Südwestfalen wurde 1900 gegründet und vertritt heute rund 13.100 Mitgliedsbetriebe mit insgesamt etwa 78.000 Beschäftigten. Jährlich betreut sie rund 5.800 Auszubildende und beschäftigt selbst rund 170 Mitarbeitende, von denen etwa 80 im Bereich Aus- und Weiterbildung tätig sind. Die Mitgliedsbetriebe der Kammer erwirtschaften gemeinsam eine Wirtschaftskraft von rund 10 Milliarden Euro jährlich.

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts ist die HWK Südwestfalen in Vollversammlung, Vorstand und Geschäftsführung organisiert. Sie vertritt die Interessen des regionalen Handwerks, berät Betriebe in Betriebswirtschaft, Recht und Technik, fördert Aus- und Weiterbildung im eigenen Berufsbildungszentrum und unterstützt die Unternehmen bei Digitalisierung und Innovation. Der Kammerbezirk umfasst den Hochsauerlandkreis, den Märkischen Kreis, den Kreis Olpe sowie den Kreis Siegen-Wittgenstein.