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Inventur neu gedacht: Präzision auf Knopfdruck

Statt mit Klemmbrett und Stift mühsam Packungen zu zählen, setzen immer mehr Apotheken auf mobile Datenerfassung. Mit COSYS Inventursoftware genügt ein Griff zum MDE-Gerät oder sogar zum Smartphone: Barcode scannen, Menge bestätigen – fertig.

Die erfassten Daten fließen direkt in das COSYS Backend, wo sie übersichtlich im COSYS WebDesk aufbereitet werden. Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Beständen werden sofort sichtbar, Nachzählungen lassen sich gezielt durchführen. So entsteht in Echtzeit ein vollständiges, revisionssicheres Inventurprotokoll.

Stichtags- oder permanente Inventur – Sie entscheiden

In Apotheken gibt es zwei Hauptszenarien:

• Stichtagsinventur, die zum Jahresende oder zu festgelegten Terminen durchgeführt wird.
• Permanente Inventur, bei der Bestände fortlaufend gezählt werden, ohne den Betrieb zu stören.

COSYS unterstützt beide Verfahren gleichermaßen. So können Apotheker frei entscheiden, welche Methode besser zum eigenen Arbeitsalltag passt.

Praxisbeispiel aus dem Apothekenalltag

Ein Team von fünf Mitarbeitenden startet an einem Sonntagmorgen mit der Inventur. Statt Papierlisten verteilt der Inhaber moderne MDE-Geräte im Smartphone-Look. Jeder scannt systematisch die Barcodes seiner Regalreihen. Innerhalb weniger Stunden ist der Großteil des Warenlagers erfasst.

Zwischendurch zeigt der Marktleiter im COSYS Dashboard live den Fortschritt: 70 % der Sichtwahl sind bereits gezählt, beim Nachtdienstsortiment fehlen noch 30 Positionen. Eine Packung Antibiotika wurde versehentlich doppelt gescannt – sofort erkennt das System die Abweichung und meldet sie zur Korrektur. Am Ende des Tages liegt eine fertige Inventurauswertung vor, die automatisch ins ERP-System exportiert wird.

Das Ergebnis: Die Inventur war nicht nur deutlich schneller, sondern auch stressfreier – ganz ohne Übertragungsfehler und Nacharbeiten.

Hardware flexibel mieten oder kaufen

COSYS macht Apotheken unabhängig in der Wahl ihrer Hardware:

• Mieten: Ideal, wenn Inventur nur einmal jährlich durchgeführt wird. COSYS liefert geprüfte Geräte pünktlich und einsatzbereit an die Apotheke.
• Kaufen: Für Apotheken, die mobile Datenerfassung auch im Alltag (z. B. bei Wareneingang oder Retouren) nutzen wollen.
• Reparatur & Ersatzservice: Vorhandene Geräte können geprüft und instand gesetzt werden. Bei Ausfall während der Inventur sorgt COSYS mit Ersatzgeräten für Ausfallsicherheit.

Sicherheit und Transparenz im Fokus

Gerade in Apotheken spielt Sicherheit eine große Rolle. Haltbarkeitsdaten von Medikamenten, Chargennummern oder Rückrufaktionen lassen sich mit der COSYS Software problemlos erfassen und dokumentieren. Damit gehen Inventur und Arzneimittelsicherheit Hand in Hand.

Dank nahtloser ERP-Schnittstellen werden die Daten direkt ins Apotheken- oder Warenwirtschaftssystem übertragen. Systeme wie ADG, Awinta oder Pharmasoft lassen sich unkompliziert anbinden – für lückenlose Transparenz.

Fazit: Inventur ohne Stress – mit COSYS

Die digitale Inventur in Apotheken bedeutet weniger Aufwand, weniger Fehler und deutlich mehr Effizienz. COSYS kombiniert jahrzehntelange Erfahrung in mobiler Datenerfassung mit moderner Software und flexibler Hardwarebereitstellung. Das Ergebnis: Eine Inventur, die Apotheker entlastet, Mitarbeitende motiviert und rechtliche Vorgaben zuverlässig erfüllt.

Wer den nächsten Inventurtermin entspannt angehen möchte, sollte den Schritt in die Digitalisierung wagen – und COSYS als starken Partner an der Seite haben.

Extra-Tipp: Die Inventur-App von COSYS gibt es kostenlos zum Testen im Google Play Store und im Apple App Store. Einfach herunterladen und selbst erleben, wie unkompliziert digitale Inventur heute funktioniert.