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Die wachsende Herausforderung der Inhouse Logistik

Die Logistik innerhalb von Großunternehmen und Bürokomplexen steht vor einer wachsenden Herausforderung: Neben dem stetig steigenden Volumen externer Pakete muss auch der tägliche Fluss interner Sendungen, von der Hauspost zwischen Abteilungen bis hin zu vertraulichen Dokumenten für einzelne Mitarbeiter, sicher und effizient bewältigt werden. Veraltete Prozesse, die auf Papierlisten oder einfachen Tabellenkalkulationen basieren, sind dafür ineffizient und unsicher. Fehlende Transparenz, lange Zustellzeiten und hoher Personalaufwand sind die Folge, Ressourcen, die im strategischen Facility Management fehlen.

Vom Cost Center zum Werttreiber

Um diese Prozesse nachhaltig zu optimieren, ist eine durchgängige Digitalisierung der internen Sendungslogistik unumgänglich. Eine integrierte Plattform verwandelt die Poststelle von einem reaktiven Cost Center zu einem proaktiven Dienstleister, der messbar zur operativen Exzellenz beiträgt.

Digitale Prozesskette für lückenlose Transparenz

Die COSYS Ident GmbH bietet mit ihrer Softwarelösung für das Paketmanagement eine spezialisierte End-to-End-Lösung für das interne Sendungsmanagement in Unternehmen. Die Plattform besteht aus mehreren integrierten Modulen:

• Annahme und Erfassung: Jede externe Sendung wird mit der mobilen COSYS App auf einem MDE-Gerät (z. B. Zebra TC21/TC26, Honeywell EDA51) oder Smartphone erfasst. Gleichzeitig können interne Sendungen wie Dokumente oder Hauspost direkt im System erstellt und mit einem Tracking-Barcode versehen werden. Über Druckerstationen wird das Etikett sofort ausgedruckt. Alle Daten werden zentral im COSYS WebDesk gespeichert.
• Nachverfolgbarkeit: Jeder Schritt wird durch einen Scan dokumentiert. Die COSYS Track and Trace Funktionalität schafft eine digitale „Chain of Custody“, die besonders bei vertraulichen Dokumenten entscheidend ist und jederzeit Auskunft über Status und Standort gibt.
• Task Management: Zustellaufgaben werden im COSYS WebDesk intelligent gebündelt und über das COSYS Task Management Modul automatisch auf die mobilen Geräte der Zusteller verteilt. Diese können Zustellungen mit Unterschrift oder per Fotodokumentation bestätigen und die Aufgabe direkt mobil abschließen.

Smart Locker als Effizienz-Booster

Eine wesentliche Weiterentwicklung ist die Integration von Smart Lockern. Anstatt persönliche Übergaben zu koordinieren, deponiert das Facility Management Pakete sowie interne Dokumente sicher in einer Schließfachanlage. Empfänger werden automatisch benachrichtigt und können ihre Sendungen flexibel abholen. So wird die finale Zustellung automatisiert, während die Vertraulichkeit gewahrt bleibt und die Effizienz erheblich gesteigert wird.

Strategische Vorteile für Unternehmen

• Prozessqualität und Effizienz: Automatisierung reduziert Verwaltungsaufwand, Zustellzeiten sinken, Personalressourcen werden frei.
• Lückenlose Transparenz: Jede externe und interne Sendung wird per Scan erfasst und digital nachverfolgt. Status und Standort sind jederzeit einsehbar, Verluste werden minimiert.
• Erhöhte Sicherheit: Digitale Quittierungen oder Übergaben an Smart Locker schaffen eine auditierbare Dokumentation, die bei der Zustellung sensibler interner Dokumente unerlässlich ist.
• Datengestützte Optimierung: Der COSYS WebDesk, erweiterbar um Business Intelligence (BI) Dashboards, liefert KPIs zu Volumen, Durchlaufzeiten und Auslastung für eine fundierte Prozesssteuerung.

Mehrwert für Entscheider

Für Entscheider im Facility Management bietet ein digitales Paketmanagement klare Vorteile: Kosten werden gesenkt, Servicequalität und Mitarbeiterzufriedenheit steigen, und die Sicherheit sensibler Sendungen ist gewährleistet. Gleichzeitig entsteht eine belastbare Datenbasis für strategische Entscheidungen.

Fazit: Facility Management neu gedacht

Die Digitalisierung der internen Sendungsverteilung ist ein strategischer Schritt zur Steigerung von Effizienz und Servicequalität. Mit einer integrierten Lösung wie der COSYS Paketmanagement Software, die mobile Datenerfassung (Track and Trace, Task Management) und Smart Locker verbindet, transformieren Unternehmen ihr Facility Management zu einem Werttreiber mit messbarem Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit.

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