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Regelkonformität ist für Unternehmen heute unerlässlich

Die fortlaufende Weiterentwicklung der Gesetzgebung führt zu immer neuen Compliance-Lücken, die selbst von Technologiegiganten oft unbemerkt bleiben. Die Missachtung dieser Regeln oder das Übersehen entsprechender Lücken hat bereits schwerwiegende Konsequenzen nach sich gezogen: Laut dem GDPR Enforcement Tracker Report stieg die Anzahl der verhängten Bußgelder von über 500 im Januar 2021 auf über 2.000 im Januar 2024, wobei einzelne Strafen die Marke von 200 Millionen Euro überschritten haben. Dieser Artikel beleuchtet eine dieser Compliance-Lücken und zeigt, wie diese geschlossen werden können. Dokumentenmigration birgt Haftungsrisiken – Truth Enforcer bietet die Lösung zur Risikominimierung.

DSGVO und Artikel 5: Struktur und Konsequenzen

Die exponentiell wachsende Datenmenge wird branchen- und länderübergreifend als wertvolle Ressource genutzt. Damit gehen weltweit jedoch zunehmende Bedenken hinsichtlich des Schutzes und der Sicherheit personenbezogener Daten einher. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat die Europäische Union die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingeführt.

Ziel der DSGVO ist der Schutz personenbezogener Daten. Dabei werden auch Geschäftsprozesse berücksichtigt, die häufig vernachlässigt werden, wie etwa die System- und Dokumentenmigration. Ein genauer Blick auf Artikel 5 der DSGVO wirft dabei entscheidende Compliance-Fragen auf: Wie lässt sich die Integrität der Daten nachweisen? Wie kann belegt werden, dass Dokumenteninhalte während der Migration nicht manipuliert wurden?

Genau hier setzt Truth Enforcer an.

Auch wenn hier nur ein konkreter Anwendungsfall und ein spezifischer Artikel betrachtet werden, sind die daraus ableitbaren Konsequenzen nicht weniger bedeutend. Die DSGVO sieht in Artikel 83 klare Bußgeldrahmen vor:

"(…) Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder im Fall eines Unternehmens bis zu 4 % seines gesamten weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher Betrag höher ist. (…) Bei weniger schwerwiegenden Verstößen (…) Geldbußen von bis zu 10 Millionen Euro oder im Fall eines Unternehmens bis zu 2 % seines gesamten weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher Betrag höher ist."

Dokumentenmigration: Datenintegrität und Risikominimierung

Bei der Migration von Dokumenten gefährden Risiken beim System- oder Formatwechsel nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern bedrohen auch operative Abläufe, Geschäftsprozesse und das Unternehmensimage. Unabhängig vom Komplexitätsgrad des Migrationsprozesses bleibt stets die Gefahr von Datenveränderungen oder -beschädigungen und damit klaren Verstößen gegen die DSGVO.

Die Risikominimierung beginnt mit einer Betrachtung der beiden Ursachenbereiche: Mensch und Maschine. Menschliche Fehler bei Dateneingaben oder Anpassungen sowie technische Fehler durch Software-Bugs oder Systemabstürze können die Übertragung gefährden. Sicherheitsprotokolle, Aufbewahrungsrichtlinien und Zugriffskontrollen sind entscheidende Planungsaspekte, dürfen jedoch nicht alleiniger Garant für Datenintegrität sein.

Echte Integritätssicherung erfordert das Erkennen von potenziellen Fehlerquellen und die Implementierung eines verlässlichen Prüfverfahrens. Bereits bei der Migrationsplanung sollten Datenvalidierungen sowohl vor als auch nach der Übertragung eingeplant werden. Wie? Durch die Absicherung des Dokumenteninhalts mittels eines individuellen Hash-Werts, der in einem unveränderbaren Ledger gespeichert wird. Nach der Migration wird überprüft, ob der Hash-Wert weiterhin übereinstimmt. Dieses Verfahren der Hash-Erstellung und -Verifizierung liefert einen belastbaren Nachweis der Authentizität – und schützt sowohl Unternehmen als auch Verantwortliche vor Compliance-Risiken.

Unabhängig von Format oder Kategorisierung der Dokumente ist das Ziel stets die Bestätigung ihrer Authentizität und die Minimierung von Haftungsrisiken. Selbst wenn keine unmittelbare rechtliche Haftung droht, sollten potenzielle Reputationsschäden und betriebliche Störungen bedacht werden. Falsche Daten können zu fehlerhaften Kundeninformationen führen, Kommunikationsprobleme verursachen und sich letztlich negativ auf Kundenzufriedenheit und -bindung auswirken. Verzögerungen in betrieblichen Abläufen gefährden nicht nur die Service-, sondern auch die Produktqualität sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Dieses Kettenreaktionsrisiko muss bei der Migrationsplanung von Anfang an berücksichtigt werden. Etablieren Sie daher Verfahren, die Genauigkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit in jeder Phase sicherstellen.

Schließen Sie Compliance-Lücken bei der Dokumentenmigration

Faktoren wie das Datenbankschema, die Systemintegration, Zugriffskontrollstrukturen und weitere Komponenten beeinflussen die Planung und Durchführung der Migration, doch bleibt die Integritätsprüfung auch nach der Übertragung möglich und erforderlich.

Erstellen Sie einen umfassenden Plan, der Truth Enforcer als Hashing-Mechanismus integriert. Damit wird für jedes Dokument bereits vor der Migration ein eindeutiger Identifikator erzeugt. Über das unveränderliche Prüfprotokoll dieser Hash-Werte kann nach Abschluss der Migration jederzeit belegt werden, dass die Dokumente unverändert und unbeschädigt übertragen wurden – ein eindeutiger Nachweis für Compliance und Datenintegrität.

Wir empfehlen, dieses Verfahren auch über die Migration hinaus dauerhaft zu implementieren, da Datenintegrität ein zentraler Bestandteil jedes datenverarbeitenden Unternehmensprozesses bleibt. Regelmäßige Audits und kontinuierliches Monitoring sollten zum Standard von datenverarbeitenden Unternehmen gehören. Und welcher Betrieb kommt heutzutage noch ohne Datenverarbeitung aus?

Wichtiger Hinweis: Beschränken Sie diese Lösung nicht nur auf Migrationen. Die Notwendigkeit eines Verifizierungsprozesses für Dokumente ist dauerhaft und unternehmensübergreifend essenziell. Auch außerhalb der EU existieren relevante Regularien (z. B. CCPA&CPRA, HIPAA, GLBA und FISMA). Unsere Experten beraten Sie gerne individuell, um die für Ihre Anforderungen passende Lösung zu erarbeiten. Kontaktieren Sie uns jederzeit über unsere Kanäle, um mehr über Truth Enforcer und weitere Lösungen zu erfahren.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen Software zu connecten!