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Warum der SharePoint-Speicher voll ist

Die Überlastung des SharePoint-Speichers hat oft mehrere Ursachen, die mit der Verwaltung, Speicherung und Pflege von Daten nach einer Migration zusammenhängen. Dies sind die häufigsten Gründe der Überlastung des Speichers:

1. Große Datenmengen nach der Migration
   Bei der Übertragung großer Datenbestände von herkömmlichen File-Shares wird oft auf Optimierungen verzichtet. Dadurch gelangen viele redundante oder veraltete Dateien in die SharePoint-Bibliotheken und belegen wertvollen Speicherplatz. Ohne eine gründliche Bereinigung vor oder nach der Migration werden solche unnötigen Daten schnell zu einem Problem. Außerdem können unzureichende Versionierungseinstellungen dazu führen, dass mehrere Versionen derselben Datei gespeichert werden, was die Speicherauslastung zusätzlich erhöht.
2. Fehlende Routinen für das Löschen ungenutzter Dateien
   Viele Unternehmen verfügen nicht über klare Richtlinien für die regelmäßige Löschung von Alt- und ungenutzten Dateien. SharePoint entwickelt sich dann oft zu einer Sammelstelle für Datenmüll. Ohne regelmäßige Bereinigungen und klare Aufbewahrungsrichtlinien häufen sich irrelevante Dateien an und belasten den Speicher erheblich.
3. Doppelte Dateien
   Während einer File-Share-Migration werden Dokumente häufig mehrfach in verschiedene Ordner oder Bibliotheken kopiert. Diese Duplikate verbrauchen unnötig Speicherplatz, was die Verwaltung der Speicherkapazität erschwert.
4. Große Mediendateien
   Hochauflösende Bilder, Videos oder Audiodateien können erhebliche Mengen an Speicherplatz beanspruchen. Wenn diese Dateien unkomprimiert oder ohne Archivierung gespeichert werden, schwindet der verfügbare Speicherplatz schnell.
5. Fehlende Archivierung oder Auslagerung von Daten
   Viele Unternehmen speichern alles in SharePoint, ohne alternative Speicherlösungen in Betracht zu ziehen. Das Fehlen von Archivierungsstrategien oder die Auslagerung in externe Speicherdienste kann die Speicherauslastung enorm erhöhen. Zudem können hohe Datenmengen die Leistung von SharePoint beeinträchtigen und die Kosten in die Höhe treiben.

Was Sie tun können, wenn Ihr SharePoint-Speicher voll ist

Bei einer Überlastung Ihres SharePoint-Speichers ist schnelles Handeln gefragt, um Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu vermeiden. Folgende Schritte können helfen:

1. Analyse der Speichernutzung
   Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Bibliotheken und Ordner den meisten Speicherplatz belegen. Die integrierten Speichermetriken von SharePoint helfen dabei, datenintensive Websites oder Verzeichnisse zu identifizieren. So können Sie gezielt Bereiche optimieren.
2. Datenaufbewahrungsrichtlinien einführen
   Falls noch nicht vorhanden, sollten Datenaufbewahrungsrichtlinien eingeführt werden. Legen Sie fest, dass alte und nicht verwendete Dateien regelmäßig gelöscht oder archiviert werden. Beispielsweise könnten Dateien, auf die seit zwei Jahren nicht mehr zugegriffen wurde, in eine sekundäre Speicherlösung verschoben werden. So bleibt die SharePoint-Umgebung aufgeräumt, und unnötige Kosten für die Speicherung inaktiver Daten werden vermieden.
3. Doppelte Dateien entfernen
   Nutzen Sie Tools oder Skripte, um Duplikate zu identifizieren und zu entfernen. Dadurch kann schnell und ohne Beeinträchtigung der Anwender:innen eine erhebliche Menge Speicherplatz freigegeben werden.
4. Große Dateien auslagern
   Verschieben Sie große Dateien wie Videos oder Mediendateien auf externe Speicherplattformen oder nutzen Sie OneDrive für den persönlichen Speicher der Benutzer:innen. Das entlastet die SharePoint-Umgebung und verhindert künftige Speicherprobleme.

Praktische Schritte zur Freigabe von SharePoint-Speicherplatz

Nachdem die Ursachen einer Speicherüberlastung identifiziert wurden, können Sie folgende Maßnahmen zur Freigabe von Speicherplatz ergreifen:

1. Löschen unnötiger Dateien
   Der schnellste Weg, Speicherplatz freizugeben, ist das Entfernen nicht mehr benötigter Dateien, Duplikate oder veralteter Daten. Überprüfen Sie Ihre SharePoint-Bibliotheken und identifizieren Sie Dateien, die sicher gelöscht werden können.
2. Archivierung inaktiver Daten
   Daten, die nicht mehr aktiv genutzt, aber möglicherweise später benötigt werden, sollten Sie archivieren. Archivierungs-Tools wie ShArc können Ihnen dabei helfen, Dateien effizient auszulagern und gleichzeitig den Zugriff für sich und andere sicherzustellen.
3. Komprimieren großer Dateien
   Für große Dateien wie Videos, Bilder oder Datenbanken empfiehlt sich die Komprimierung, um ihre Speichergröße zu reduzieren. Automatisierungstools können Ihnen diesen Prozess erleichtern, ohne die Dateiqualität zu beeinträchtigen.
4. Externe Cloud-Speicher nutzen
   Verschieben Sie große Datenmengen in externe Cloud-Speicherlösungen. Microsoft ermöglicht beispielsweise die Integration von SharePoint mit OneDrive oder Azure Blob Storage, wodurch nahezu unbegrenzter Speicherplatz verfügbar wird.