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Dies gilt auch für interne Postverteilsysteme. Häufig wird unterschätzt, wie wichtig auch hier reibungslose Abläufe sind. Angesichts dessen greifen immer mehr Unternehmen auf eine softwaregestützte Alternative zurück, wie COSYS interne Postverteilung.

Was sind die internen Aufgaben eines internen Postverteilsystems?

Ein internes Postverteilsystem empfängt Sendungen wie Pakete und Briefe in einem Unternehmen und ordnet diese den entsprechenden Mitarbeitern und Abteilungen zu. Diese werden dann entweder durch interne Mitarbeiter zugestellt oder durch die Zielempfänger an der internen Poststelle abgeholt. Viele Unternehmen nutzen zudem Paketschränke, die die Abholzeiten noch flexibler gestalten. Eine weitere wichtige Aufgabe eines internen Postverteilsystems ist, die Rückverfolgbarkeit der Sendungen zu gewährleisten. Dies geschieht in Unternehmen, die keine passende Software nutzen, meist über Papierformulare oder Excel-Tabellen. Doch das Fehlerpotenzial sowie der Zeitaufwand sind enorm. Die Nachteile an dieser Form der Sendungsrückverfolgung sind:

• Fehlende Einträge
• Falsche Einträge durch zum Beispiel Zahlendreher.
• Lange Suchzeiten nach Sendungsinformationen.
• Zeitaufwand beim Erfassen der Daten.
• Auswertungen verschiedener Kennzahlen sind aufgrund fehlender Daten nicht möglich.
• Lange Einarbeitungszeiten.
• Keine einheitliche Arbeitsweise.

Welche Vorteile bringt ein softwaregestütztes internes Postverteilsystem?

Bereits bei der Annahme der Sendungen bietet die digitale Variante des Postverteilsystems viele Vorteile, vor allem, wenn Sie COSYS Software nutzen. Die Sendungen, die im Unternehmen eintreffen, werden per Barcodescanner erfasst und mit wenigen manuellen Eingaben über ein praktisches Dropdown-Menü vervollständigt. Alle Daten werden gespeichert und sind nun jederzeit abrufbar, wurde die Sendung im Posteingang erfasst, wird eine automatische E-Mail an den Empfänger gesendet. Diese kann je nach Wunsch verschiedene Informationen enthalten. Dazu zählen zum Beispiel die Öffnungszeiten der internen Poststelle oder Abholcodes für einen Paketschrank.

Beschädigte oder abgestellte Sendungen können problemlos mit der integrierten Fotofunktion erfasst werden. Alle Informationen, die innerhalb der verschiedenen Arbeitsschritte erfasst wurden, lassen sich über den COSYS WebDesk abrufen.

Was ist der COSYS WebDesk?

Der WebDesk ist browserbasiert und der administrative Bereich der COSYS Software für interne Postverteilsysteme. Hier können Stammdaten eingetragen, Nutzerrechte verteilt und Sendungsinformationen abgerufen werden.

Dank verschiedener, gut durchdachter Filterfunktionen lassen sich Sendungen schnell und unkompliziert finden. Enthalten sind alle bisher erfasste Informationen wie zum Beispiel:

• Empfänger Name
• Verschiedene Status, die die Sendung bereits durchlaufen hat.
• Fotos von Beschädigungen
• Digitale Unterschriften
• Abstellgenehmigungen

Ebenfalls über den WebDesk lassen sich sogenannte Kennzahlen abrufen, COSYS Prozessdatenanalyse (PDA).

Was kann die Prozessdatenanalyse?

Mit PDA haben Nutzer der COSYS Software die Möglichkeit alle Prozesse jederzeit zu überwachen. Die Auswertungen werden in Diagramm oder Tabellenform übersichtlich dargestellt und bieten frei einstellbare Abfragezeiträume. So können saisonale Unterschiede schnell erkannt und in die zukünftige Prozessplanung einbezogen werden. Neben den einzelnen Auswertungen steht PDA-Nutzern auch das Dashboard zur Verfügung. Hier werden aktuelle Daten angezeigt, die Störungen innerhalb der Prozesse sofort aufdecken. Dadurch werden langwierige Recherchen vermieden und unnötige Kosten durch Verzögerungen gespart.

Alles, was Sie für Ihr internes Postverteilsystem benötigen, von einem Anbieter

Bei der COSYS Ident GmbH erhalten Sie neben der Software für Ihr internes Postverteilsystem alles, was Sie benötigen. Dazu zählt die passende Hardware wie mobile Datenerfassungsgeräte (MDE-Geräte), Smartphones oder Tablets. Auch Paketschränke können direkt über und bezogen werden. Gerne beraten wir Sie persönlich und besprechen mit Ihnen gemeinsam, wie wir die COSYS Lösung für Ihr internes Postverteilsystem integrieren.

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Um unsere Software auszuprobieren brauchen Sie nichts weiter machen als im Google Playstore oder dem Apple App-Store eine Kostenlose und unverbindliche Demoversion herunterzuladen. Für eine umfangreichere Version sprechen Sie uns gerne persönlich an.

Der innerbetriebliche Transport in nur einer Softwarelösung abgebildet

Viele Unternehmen setzten auf mehrere Softwareanwendungen, um Ihren innerbetrieblichen Transport zu digitalisieren, doch das geht auch einfacher. Statt Einzelanwendungen erhalten Sie bei uns alles innerhalb einer Software und profitieren von einer lückenlosen Sendungsverfolgung.

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