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Die Ausgangslage und Anforderung an Panvision

Bislang waren die Abläufe der Aufgabenverteilung und der Fehlererfassung bei Scerox noch papierbasiert, „Dokumente wurden im Haus von Abteilung zu Abteilung weitergegeben und anschließend digitalisiert“, berichtet Christoph Essler, Leiter der Qualitätssicherung bei Scerox, und erklärt: „So kam es schlussendlich zu der Entscheidung, dass ein Workflow Management System eingesetzt werden sollte, um den Prozess insgesamt nachvollziehbarer zu machen und mit den gewonnenen Daten und Erkenntnissen über die Zeit unsere eigene Wissensdatenbank aufzubauen.“

Die Workflows im Detail

Aufgabenverteilung

Um die Bearbeitung verschiedener To Dos im Unternehmen so transparent, zuverlässig und zeiteffektiv wie möglich zu steuern, wurde der Ablauf der Aufgabenverteilung mit dem Workflow Management System PANFLOW digitalisiert.

Sobald ein Aufgabensteller einem Aufgabenempfänger eine Aufgabe zuweisen möchte, startet der Workflow. Hierfür wählt der Antragsteller zunächst den gewünschten Empfänger aus und macht genauere Angaben zur Art der Aufgabe (Kunden- und Produktionsauftrag, Aufgabenbeschreibung etc.). Bei Bedarf können dem Formular noch externe Dokumente anfügt werden. Der Workflow geht dann weiter an den Aufgabenempfänger, der aufgefordert wird, den Eingang der Aufgabe zu bestätigen und mitzuteilen, ob die Aufgabe von ihm erledigt, abgelehnt oder an eine andere Person weitergeleitet wird. Ist die Aufgabe unklar oder gibt es sonstigen Klärungsbedarf, kann eine Rückfrage an den Aufgabensteller gesendet werden. Sollte eine Aufgabe länger als 30 Tage unbearbeitet bleiben, wird diese automatisch zur Info an die Geschäftsführung weitergeleitet, die im Bedarfsfall das weitere Vorgehen koordiniert und so einer Stagnation der Prozesse entgegensteuern kann. Alle Workflowschritte und Aufgabenempfänger-Reaktionen werden weiter unten im Formular als Historie chronologisch angezeigt.

Fehlererfassung

Auch die bislang papierbasierte Fehlererfassung wurde mit der Einführung von PANFLOW digitalisiert. Der Workflow dient zur Erfassung verschiedener im Unternehmen entstehender Fehler und somit zur qualitativen Verbesserung der Prozesse. Jeder Mitarbeiter der einen Fehler verursacht, erkennt oder entdeckt, kann den Workflow starten. Über das Workflow-Formular werden alle wichtigen Infos zur Beschreibung und Lokalisierung des Fehlers eingesammelt (Bilder, Fehlerort, Fehlerart, Fehlerursachenanalyse) sowie Angaben zum Verursacher und Entdecker des Fehlers gemacht. Zudem wird der Antragsteller aufgefordert, die fehlerhafte Stückzahl anzugeben und die Fehlerkosten zu schätzen. Die fehlerhaften Teile werden unterdessen aus der Produktion genommen, bis entschieden wurde, wie damit weiter verfahren wird. Dann geht der Workflow weiter zum Abteilungsleiter. Dieser entscheidet nach Rücksprache mit dem Antragsteller über das weitere Vorgehen und kann bei Bedarf eine Aufgabe an einen anderen zuständigen Mitarbeiter stellen, Korrekturmaßnahmen einleiten oder die angegebenen Fehlerkosten korrigieren.
Nach Abschluss des Workflows werden alle Daten zur Fehlererfassung in einer Datenbank abgespeichert, protokolliert und an die Geschäftsführung weitergeleitet. Die Protokolle können nach verschiedenen Kriterien gefiltert und als Excel-Tabelle exportiert werden. Die Ergebnisse können dann in der täglich stattfindenden Meisterrunde analysiert werden.

Fazit

Nach einiger Zeit, die die Workflows bereits livegeschaltet sind und von den Mitarbeitenden ausgiebig genutzt und getestet werden konnten, zieht Christoph Essler ein positives Fazit: „Die Prozesse sind mit PANFLOW viel transparenter geworden und wir können gerade in kritischen Bereichen wie der Medizintechnik viel schneller auf Fehler reagieren und diese beheben, als wir es vorher konnten. Hinzu kommt natürlich, dass wir Kosten und auch wertvolle Zeit einsparen, die wir nun in andere wichtige Dinge investieren können. Zu Beginn war die Arbeit mit den Workflows natürlich neu und ungewohnt, da viele unserer Mitarbeitenden zwar tagtäglich komplexe Maschinen bedienen, dafür aber nur selten an und mit dem PC arbeiten. Aber auch hier konnten die Vorteile, die das Workflow Management System PANFLOW mit sich bringt, überzeugen, sodass die Workflows tatsächlich leben – und gelebt werden.“