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Warum braucht man eine Inventur?

Hat unsere Firma wirklich 1200 Metallbolzen und 400 Holzbalken im Bestand? Diese Frage wird mit Hilfe der Inventur beantwortet. Es kommt zu einem Abgleich des Bestands in den Büchern der Firma mit dem tatsächlichen Bestand in den Lagern. Im Inventurprozess gilt es, den Bestand nach etwaigem Bereich und Lagerort zu separieren. Hierzu zählen beispielsweise die Produktion, das Lager selbst, aber auch Verkaufsräume. Nach § 240 HGB sind Waren, Betriebs- und Hilfsstoffe, fertige und unfertige Erzeugnisse, alle beweglichen Gegenstände des betrieblichen Anlagevermögens, Forderungen und Schulden sowie alle übrigen Vermögensgegenstände aufzuführen. Kommt es in diesem Schritt zu Abweichungen, müssen wert- oder mengenbasierte Korrekturen vorgenommen werden. Alle Buchungen wirken sich auf das Ergebnis einer Unternehmung aus. Verringert sich beispielsweise der Warenbestand, führt dies zu einem erhöhten Wareneinsatz, was unterm Strich zu einer Gewinnminderung des Unternehmens führt. Genau umgekehrt verhält sich dieser Prozess bei einer etwaigen Erhöhung des Warenbestands. Führt das Unternehmen also eine Inventur nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung durch, führt dies zu einer ausführlichen Abbildung der Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens.

Grundlegende RichtlinienFolgende Richtlinien sollten bei einer Inventur grundsätzlich beachtet werden:

• Durchführung der Bestandsaufnahme von geschultem Personal
• Keine Veränderung der Lagerbestände während der Erfassung
• Inventareinträge müssen vollständig, eindeutig und datiert sein
• Schätzungen werden in der Inventarliste vermerkt
• Nicht zählbare Unternehmenswerte werden durch Buchinventur erfasst
• Aufnahmeleiter müssen fünf Prozent der aufgenommenen Positionen stichprobenartig kontrollieren

Welche Verfahren zur Bestandsaufnahme gibt es?

Grundsätzlich wird bei der Inventur zwischen den folgenden drei Verfahren unterschieden:

• Körperliche Inventur: Hierbei handelt es sich um die klassische Aufnahme der physischen vorhandenen Vermögensgegenstände durch messen, wiegen oder zählen.
• Buchinventur: Sie ist das Gegenstück zur körperlichen Inventur. Hier gilt, es alle nicht greifbaren Werte zu ermitteln. Dazu zählen beispielsweise das Guthaben auf der Bank, Schulden und Forderungen oder immaterielle Vermögensgegenstände.
• Anlageninventur: Hierbei handelt es sich um eine Bestandsaufnahme aller beweglichen Gegenstände des Anlagevermögens. Hierzu zählen Maschinen, der Fuhrpark, sowie Geschäftsausstattung. Jeder Gegenstand wird mit seiner Bezeichnung, aktuellem Wert, Anschaffungstag, Nutzungsdauer und Jahresabschreibungen erfasst.

Zeitliche Optionen bei Inventuren

§ 240 HGB gibt vor, dass eine Inventur zu Beginn der Unternehmung sowie zum Ende bzw. bei Auflösung der Unternehmung durchzuführen ist. Hinzu kommt die jährliche Inventur. Wann und auch wie diese Inventur durchgeführt wird, kann ein Unternehmen selbst entscheiden. Hier gibt es verschiedene zulässige Inventurmethoden:

• Stichtagsinventur: Wenn eine Stichtagsinventur durchgeführt wird, wird das Inventar an einem bestimmten Tag – meist zum Bilanzstichtag – erfasst. Die Inventur muss zeitnah, aber nicht genau am Bilanzstichtag durchgeführt werden. Hier gilt eine Frist von zehn Tagen davor oder danach. Erfolgt die Inventur allerdings nicht exakt am Stichtag, sondern innerhalb der Zehn-Tages-Frist, müssen entstandene Bestandsänderungen bis zum Stichtag fortgeführt bzw. nach dem Stichtag zurückgerechnet werden. Diese Methode bietet Unternehmen ein geringes Maß an Flexibilität. Zu beachten ist hier, dass dies die einzige Inventurmethode ist, die für Güter, die leicht verderben, einen hohen Schwund aufweisen oder besonders wertvoll sind, angewendet werden darf.
• Permanente Inventur: Bei dieser Inventurart wird an einem beliebigen Tag eine körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt und diese dann fortgeschrieben. Als Datum wird der Bilanzstichtag angenommen. Außerdem muss ein Lagerbuch vorhanden sein, aus dem alle Zu- und Abgänge am Lager hervorgehen. Diese Anforderung lässt sich mit Hilfe einer elektronischen Lagerhaltung, wie sie beispielsweise die TOPIX Materialwirtschaft bietet, einfach erfüllen. Ebenfalls muss mindestens einmal im Jahr eine körperliche Inventur durchgeführt werden, bei der Soll- und Ist-Bestand miteinander verglichen werden. Der Vorteil dieser Inventurmethode ist, dass nicht alle Waren auf einmal in kurzer Zeit aufgenommen werden müssen, sondern Zu- und Abgänge permanent dokumentiert werden.
• Stichprobeninventur: Die Stichprobeninventur ermittelt den Bestand auf Basis von Stichproben mit Hilfe anerkannter mathematisch–statistischer Methoden. Vor allem für Unternehmen mit einem sehr hohen oder besonders unübersichtlichem Warenbestand bietet sich diese Inventurart an. Um diese Methode nutzen zu können, muss im Vorfeld eine Genehmigung des Finanzamts eingeholt werden. Vorausgesetzt wird außerdem eine elektronische Lagerbuchhaltung.
• Verlegte Inventur: Diese Methode ähnelt der Stichtagsinventur, jedoch mit dem Unterschied, dass eine Vorverlegung von drei Monaten oder eine Nachverlegung von zwei Monaten zu dem Stichtag möglich ist. Eine wichtige Voraussetzung, damit diese Methode angewendet werden darf ist, dass keine der sonstigen Methoden praktikabel angewendet werden kann. Wie auch bei der Stichtagsinventur, müssen Veränderungen per Rückrechnung oder Fortführung bedacht werden. Diese Methode macht besonders für Unternehmen mit saisonbedingten Stoßzeiten Sinn, da die zeitintensive Inventur außerhalb der Stoßzeiten keine wertvollen Kapazitäten bindet oder die internen Abläufe stört.

Fun Fact: Es muss nicht für alle Wirtschaftsgüter die gleiche Inventurmethode gewählt werden. Soweit alle Bedingungen beachtet werden, können in Unternehmen auch alle vier Methoden angewendet werden. Dies dürfte in der Praxis jedoch nicht so häufig vorkommen.

Ist die Inventur für alle verpflichtend?

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann nach § 1 HGB dazu verpflichtet, sowohl bei Geschäftseröffnung als auch bei -schließung eine Inventur durchzuführen. Die jährliche Inventur muss nur dann durchgeführt werden, wenn sein Jahresumsatz an zwei aufeinanderfolgenden Abschluss-Stichtagen über 600.000 € und sein Gewinn über 60.000 € liegt.

Freiberufler müssen prinzipiell erstmal keine Inventur durchführen, sind allerdings den Vorgaben des Steuerrechts unterworfen. Das bedeutet, dass diejenigen von der Inventurpflicht betroffen sind, die eine der folgenden Grenzen überschreiten:

• Alle Umsätze, einschließlich der steuerfreien Umsätze – ausgenommen Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes – liegen über 600.000 € im Kalenderjahr.
• Der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb liegt über 60.000 € im Wirtschaftsjahr.

Interessant dabei ist: Wird eine der genannten Grenzen überschritten, muss der Freiberufler nicht von sich aus mit der Bilanzierung und der daraus folgenden Inventur beginnen. Erst wenn die Finanzverwaltung den Gewerbetreibenden dazu auffordert oder eine Bilanzierungspflicht durch andere Gesetze folgt, muss dieser tätig werden. Eine gesetzliche Grundlage dazu sind beispielsweise die allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften des Handels-, Gesellschafts- und Genossenschaftsrechts.

Wie kann Software bei der Inventur helfen?

Besonders mit Hilfe geeigneter Software können Unternehmen bei der Inventur enorm viel Zeit sparen. So liegen beispielsweise in einem ERP-System wie TOPIX die Inventurdaten an einer zentralen Stelle vor und müssen nicht erst noch aufwendig aus mehreren Quellen zusammengetragen werden. Für die tatsächliche Durchführung der physischen Inventur können sogenannte Zähllisten erstellt und ausgedruckt werden. Mit ihrer Hilfe können Zählungen erfasst und bewertet werden. Warenein- und -ausgänge werden mit jeder Buchung automatisch erfasst und machen damit klassische Lagerbücher obsolet. Mit nur wenigen Klicks lässt sich der tatsächliche Warenbestand im Lager ermitteln. Nach der Inventur lassen sich in TOPIX schnell und einfach die wichtigsten Kennzahlen anzeigen und auswerten.

Fazit

Abschließend lässt sich festhalten, dass die Inventurpflicht die meisten Unternehmungen betrifft, sich durch die verschiedenen Arten der Inventur aber gewisse Spielräume ergeben. Zudem sollten sich Unternehmen durch ERP- und Warenwirtschaftssysteme bei der Durchführung der Inventur unterstützen lassen.