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Die Corona Pandemie hat Arbeitnehmer vor eine große Herausforderung gestellt. Von einem Tag auf den anderen mussten Millionen von Deutschen von zu Hause aus arbeiten. Der Küchentisch wurde zum Schreibtisch, das Wohnzimmer zum einstweiligen Arbeitsplatz. Doch diese Umstellung verursacht auch Kosten. Die Anschaffung von Möbeln, Druckern oder Laptops für das Homeoffice kann kostspielig sein. Um diese Mehrbelastungen durch das Arbeiten von zu Hause auszugleichen, können Arbeitnehmer bis zu fünf Euro pro Tag von der Steuer absetzen, maximal 600 Euro pro Jahr. Dies gilt laut der deutschen Regierung für das Jahr 2020 und 2021.

Doch nicht nur Arbeitnehmer, auch Unternehmen müssen sich an die neue Situation anpassen. So bietet der Software-Anbieter Expensya in seiner neuen Version eine 360°-Komplettlösung an, die Geschäftsausgaben aller Art erfasst. Darunter fallen auch die neu entstandenen Ausgaben-Kategorien wie etwa Aufwendungen aus dem Homeoffice. Nutzer von Expensya können sich so schnell und flexibel an die neuen sozio-ökonomischen Herausforderungen anpassen.

Trend: Traditionelle Spesen gehen zurück – Ausgaben fürs Homeoffice im Vormarsch

Expensya verzeichnete im Geschäftsjahr 2020 einen starken Rückgang an „traditionellen“ Ausgaben, die seinen Kunden im Zusammenhang mit Geschäftsreisen entstehen. Dies ist vor allem bei den „traditionellen Spesen“ wie Übernachtungen (-49%) und Transportkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn („öffentliche“ Fahrtkosten -65%) zu spüren, hier war der Anteil erfasster Ausgaben 2020 im Vergleich zu 2019 relativ gering. Übernachtungskosten, die sonst nach Ausgaben für Taxifahrten an oberster Stelle standen, belegten 2020 den letzten Platz in der Kategorie der Hauptausgaben. Auch die erfassten Ausgaben für die Verpflegung gingen um gut ein Drittel zurück (-34%).

Expensya kann bei seinen Kunden vor allem eine Veränderung bei der Ausgabenkategorie beobachten. Es sind neue Arten von Spesen entstanden, wie etwa Ausgaben für das Homeoffice. Sie verzeichnen einen Anstieg um 22% und finden sich somit 2020 das erste Mal in der Top-Ausgabenkategorie bei deutschen Unternehmen. Der Zuwachs ist vor allem durch Ausgaben für IT-Ausstattung wie Laptops, Drucker, Monitore oder beispielsweise Abonnements für Internet-Anbieter zu erklären. Auch Online-Käufe sind exponentiell angestiegen und machen im Jahr 2020 einen Großteil der angefallenen Spesen in Unternehmen aus. Gleiches gilt für die Kraftstoffkosten („private“ Fahrtkosten), die 2020 zu den populären Ausgabenkategorien gehören, da Dienstfahrten mit Privatfahrzeugen, um öffentliche Verkehrsmittel zu vermeiden, deutlich zugenommen haben. Private Transportmittel nahmen als Teil der Fahrtkosten um mehr als das Doppelte zu (+133%), so auch Tagespauschalen.

Expensya bestätigt, dass sich dieser Trend auch 2021 fortsetzen wird, da eine Rückkehr zum normalen Geschäftsreise-Aufkommen noch nicht in Sicht ist. Viele Meetings werden nach wie vor über Plattformen wie Zoom oder Slack stattfinden. Der Trend „Bleisure“, die Kombination von Geschäfts- und Urlaubsreisen, wird mittelfristig neben dem Homeoffice auch neue Ausgaben entstehen lassen.

Expensya: Komplette Verwaltung aller Ausgaben in einer Software-Lösung

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, bietet die Softwarelösung von Expensya Unternehmen jeder Größe eine webbasierte und mobile Anwendung, mit der Unternehmen all ihre geschäftlichen Ausgaben automatisiert und papierlos verwalten können: Online-Zahlungen, Betriebskosten, Homeoffice-Ausgaben und viele mehr. Mit der Software von Expensya können all diese neuen Arten von Aufwendungen, die beispielsweise das Homeoffice betreffen, erfasst werden. Auch Tages- oder Kilometerpauschalen können einfach integriert werden. Expensya ist zudem mehrsprachig, währungs- und unternehmensübergreifend. Die rechtlichen Rahmenbedingungen der jeweiligen Länder werden automatisch angepasst. Dies erleichtert vor allem multinationalen Konzernen, die mit mehreren Tochterunternehmen agieren, das Management. Somit steht den Nutzern auch in Krisenzeiten eine optimale und flexible Lösung für ihr Enterprise Expense Management zur Verfügung.