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„Ankommen und sich wohlfühlen“ ist dabei das zeitlose Motto. Das gilt für Familien wie für Schulklassen, für Firmen wie für Wander- und Freizeitgruppen. In den 44 Jugendherbergen sind 960 Mitarbeiter beschäftigt. In der Saison 2017/2018 erzielte man gemeinsam einen Jahresumsatz von 40 Mio. Euro. Den Impuls zur Einführung der ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung lieferte im Jahr 2015 das Mindestlohngesetz, das für Hotel- und Gastgewerbe eine exakte Dokumentation der Arbeitszeiten gesetzlich vorschreibt. Der Roll-out erfolgte von Dezember 2015 bis März 2016 in enger Zusammenarbeit mit der ISGUS Niederlassung in Frankfurt.

Nicht nur in der Ferienzeit gibt es in den Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland eine große Vielfalt an Attraktionen, Begegnungen und Events zu entdecken und zu erleben. Die Angebotspalette reicht von Teambuildingprogrammen über Familien- und Klassenfahrtsprogramme bis zu Aufenthalten für Seminargruppen und Fortbildungen. Die Gemeinschaft in der Gruppe ist in der Regel das, was Gäste in der Jugendherberge suchen und finden.

Schnittstelle zum Lohnprogramm Addison

„Anfang 2015 wurde uns die ZEUS® Zeiterfassung von Addison Mitarbeitern empfohlen. Der Bedarf dafür war durch das Mindestlohngesetz gegeben. Besonders attraktiv war für uns die ZEUS® Schnittstelle zu unserem Addison Lohnprogramm, die einen digitalen Stammdatentransfer ermöglicht, ohne dass jemand Daten händisch erfassen muss“, schildert Detlef Schmand, der Kaufmännische Leiter der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland, den Auftakt der Zusammenarbeit mit der ISGUS Unternehmensgruppe.

Individuelle Schichtmodelle in 44 Häusern

Die Aufgabe war es 44 Häuser mit der ZEUS® Zeiterfassung auszustatten. Das heißt 44 Häuser mit unterschiedlichen Dienstplänen und individuellen Schichtmodellen. Dementsprechend mussten zu Beginn ca. 100 Mitarbeiter im Umgang mit ZEUS® geschult werden. In fünf Jugendherbergen kümmerte sich ISGUS um den Roll-out, in den übrigen übernahm das Christian Stelzel, ZEUS® Beauftragter und Controller der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland.

Forecast: die schnelle Personalkosten-Prognose

Personalkosten sind im Gastgewerbe ein wichtiger Faktor. „Wir wollen am 30. des laufenden Monats wissen, welche Kosten uns im Lohnbereich erwarten, zum Beispiel im Bereich Lohnnebenkosten“, weiß der Kaufmännische Leiter weiter zu berichten.

So brauche der jeweilige Betriebsleiter nur eine Datei in ein spezielles Excel-Sheet zu kopieren, um die exakte Personalkostenvorhersage für den Folgemonat zu erhalten. Damit ist der Forecast mittlerweile ein unverzichtbares Planungstool, weil die Auslastung von Jugendherbergen starken saisonalen Schwankungen unterworfen ist.

Fingerprint-Terminals

In den Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland stehen den Mitarbeitern Fingerprint-Terminals zur Verfügung, an denen sie sowohl ihre Kommt-/Geht-Buchungen durchführen, als auch ihren aktuellen Stundensaldo einsehen können. Missbräuche, wie beispielsweise Gefälligkeitsbuchungen für abwesende Kollegen, sind damit unmöglich. Mitarbeiter können ihre Buchungen natürlich optional via PIN-Code durchführen. Für einige Mitarbeiter der Jugendherbergen war die Information wichtig, dass der Fingerprint, der zur Buchung am Terminal benötigt wird, nichts zu tun hat mit dem polizeilichen Fingerabdruck, den man häufig in TV-Krimis vorgeführt bekommt.

Punktgenauer Personaleinsatz

Dank der ZEUS® PEP lässt sich der Personaleinsatz in den Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland punktgenau planen, und zwar von der Rezeption und Reinigung über Küche und Bistro bis zur Haustechnik. Alle diese Bereiche werden von der jeweiligen Betriebsleitung gesteuert.

In kleineren Jugendherbergen können sich die einzelnen Bereiche auch überlappen, so dass Mitarbeiter oft in mehreren Abteilungen ihren Dienst versehen. Die drei Jugendherbergen Prüm, Diez und Altleiningen unterhalten außerdem öffentliche Restaurants, Prüm zusätzlich ein Kongresszentrum.

Mehr Transparenz und Effizienz

„ZEUS® hat unsere gesamte Arbeit nachvollziehbarer und schneller gemacht, vor allem, was die Auswertungen betrifft und die Zeit, die es braucht, um auftretende Probleme zu beheben. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter Fragen hat zu seinen Arbeitszeiten, dann lässt sich mit ZEUS® ganz schnell nachweisen, wann er wie lange gearbeitet hat“, berichtet Christian Stelzel als ZEUS® Beauftragter der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland von der nützlichen Transparenz der Software.

„Auch die Lohnabrechnung selbst ist einfacher und schneller geworden durch ZEUS®. Man muss sich vorstellen, dass man noch vor ein paar Jahren Listen hatte, die man händisch verarbeitet hat. Da gingen zwei, drei Tage drauf, um die Lohnabrechnung zu machen. Nachdem die Betriebsleiter die nötige Routine im Umgang mit der neuen Zeiterfassung entwickelt hatten, ist das heute eine Angelegenheit von maximal einer Stunde mit ZEUS®“, bilanziert Detlef Schmand zufrieden.