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Die gute Nachricht: die „bürokratischen Hürden“, die im direkten Zusammenhang mit dem klassischen Zeitwertkonto stehen, sind niedriger als oft befürchtet. Und dennoch ist es selbstverständlich nicht möglich, Überstunden und Co. lediglich von Hand aufzuzeichnen, um diese dann zu gegebener Zeit im Rahmen einer längeren Auszeit „abzufeiern“.

Doch welche Regeln müssen mit Hinblick auf das ZWK in administrativer Hinsicht eigentlich beachtet werden? Die folgenden Infos geben Klarheit!

Frage Nr. 1: Wer kümmert sich um die Administration?

Grundsätzlich ist es im ersten Schritt wichtig, sich zu fragen, wer mit der Administration rund um das Zeitwertkonto beauftragt werden soll. Wie so oft stehen hier die interne und die externe Variante zur Verfügung. Unternehmen können sich wahlweise für das eigene Lohnabrechnungssystem oder das Outsourcen an ein Unternehmen aus dem Bereich EDV entscheiden.

Bitte beachten Sie hierbei auch, dass es – falls Sie sich für die externe Variante entscheiden – eine Schnittstelle braucht, über die die entsprechenden Daten ausgetauscht werden können.

Frage Nr. 2: Welches Modell soll zur Abrechnung genutzt werden?

Damit im Zusammenhang mit dem Zeitwertkonto auch wirklich alle gesetzlichen Regelungen befolgt werden, ist es wichtig, die entsprechenden Aufzeichnungspflichten zu erfüllen. Hier stehen das sogenannte Summenfelder- und das Optionsmodell zur Auswahl. Mit Hinblick auf das erstgenannte Summenfelder-Modell gilt, dass das Einkommen der Arbeitnehmer einmal im Jahr gemeldet werden muss. Wer sich für das Optionsmodell entscheidet, kann überlegen, ob er jährlich oder monatlich melden möchte.

Ein Fachmann mit einer entsprechenden Expertise berät Sie gern darüber, welches Modell in Ihrem Fall die passendere Lösung darstellt.

Das Anlegen von Administrationskonten

Jedes Wertguthaben, für das gesammelt wird, braucht auch ein dazugehöriges Administrationskonto. Dieses muss unbedingt alle Anforderungen erfüllen, die mit Hinblick auf die entsprechenden sozialversicherungstechnischen Aspekte gestellt werden. Damit ein solches Konto angelegt werden kann, müssen unter anderem Ein- und Auszahlungen und das beitragspflichtige Arbeitsentgelt hinterlegt werden.

Die Wahl des Anlageinstituts – unabhängig von einem externen Dienstleister

Wer sich als Arbeitgeber dazu entschließt, die Administration rund um seine Zeitwertkonten in die Hände eines externen Dienstleisters zu geben, bindet sich oft langfristig an das betreffende Unternehmen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass auch eine entsprechend lange Bindung an ein Anlageinstitut erfolgen sollte. Hier kann es sich lohnen, auf den Faktor „Flexibilität“ zu setzen.

Gern zeigen wir Ihnen auf, weshalb es hier weniger sinnvoll ist, auf klassische Einheitsverträge zu setzen und beraten Sie gleichzeitig umfassend mit Hinblick auf die jeweiligen Alternativen.